Permiso como adaptación laboral

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Eugene solicita una reunión con el departamento de recursos humanos. Durante la reunión, les explica que necesita someterse a una operación de espalda para aliviar el dolor crónico que le provoca una hernia discal. Solicita una baja laboral para la operación y la rehabilitación, pero no sabe con certeza cuánto tiempo necesitará. ¿Están obligados los empleadores a conceder una baja laboral como medida de adaptación en virtud de la ADA? Y, en caso afirmativo, ¿cuánto tiempo deben conceder?

La baja por discapacidad en virtud de la ADA ha sido un tema candente últimamente. Una adaptación razonable es, en general, «cualquier cambio en el entorno laboral o en la forma habitual de hacer las cosas que permita a una persona con discapacidad disfrutar de igualdad de oportunidades laborales». Una de las cuestiones más confusas en materia de adaptaciones razonables a las que se enfrentan los empleadores en virtud de la ADA es permitir el uso de las vacaciones remuneradas acumuladas, o conceder una baja no remunerada, cuando la discapacidad de un empleado lo requiera. El concepto puede resultar difícil de entender, ya que no se ajusta a la idea de proporcionar una adaptación que permita al empleado permanecer en su puesto de trabajo. Sin embargo, la baja, como adaptación razonable, es coherente con este propósito cuando permite al empleado reincorporarse al trabajo tras el período de baja.

Las solicitudes de permiso relacionadas con una discapacidad suelen estar reguladas por las políticas vigentes de la empresa. En esos casos, la obligación de la empresa es garantizar a los empleados con discapacidad el acceso a dichas políticas en las mismas condiciones que a cualquier otro empleado. Las adaptaciones razonables no obligan a la empresa a conceder permisos remunerados más allá de lo que ya ofrece como parte de su política de permisos remunerados. Sin embargo, ahí no termina la obligación de la empresa en virtud de la ADA.

En un documento informativo de mayo de 2016, la EEOC sugiere que un empresario puede considerar la concesión de una baja no remunerada a un empleado con discapacidad como una adaptación razonable, siempre que ello no suponga una carga excesiva para el empresario.
Por ejemplo, un empresario concede 10 días de vacaciones anuales remuneradas y cuatro días de baja por enfermedad remunerada cada año a los empleados que llevan menos de tres años trabajando en la empresa. Transcurridos tres años, los empleados tienen derecho a 15 días de vacaciones anuales remuneradas y ocho días de baja por enfermedad remunerada.

Un empleado que lleva solo dos años trabajando ha agotado sus 10 días de vacaciones anuales remuneradas. Ahora quiere utilizar sus cuatro días de baja por enfermedad, más dos días adicionales para recibir tratamiento por su discapacidad. Según su programa de permisos, la empresa debe conceder al empleado cuatro días de baja por enfermedad remunerada, pero puede negarse a concederle los dos días adicionales de baja remunerada, ya que el empleado no lleva trabajando el tiempo suficiente para tener derecho a esta prestación. No obstante, la empresa podría concederle dos días adicionales de baja por enfermedad no remunerada como adaptación razonable, a menos que pueda demostrar que conceder esos dos días adicionales le supondría una carga excesiva.

Por regla general, el trabajador con discapacidad debe informar al empresario de que necesita una adaptación. Cuando un trabajador solicita una baja, o una baja adicional, por motivos médicos, el empresario debe considerar dicha solicitud como una petición de adaptación razonable en virtud de la ADA. Si la solicitud de baja puede atenderse mediante el programa de bajas del empresario, la FMLA (o una ley estatal o local similar) o el programa de indemnización por accidentes de trabajo, el empresario podrá conceder la baja en virtud de dichos programas.

Se podrá disfrutar de una baja por discapacidad:

• para acudir a las citas médicas
• para recibir tratamiento médico
• para recuperarse de la operación
• cuando se produce una exacerbación de una enfermedad
• cuando un empleado no cumple los requisitos para disfrutar de una baja en virtud de la Ley de Baja por Motivos Médicos y Familiares (FMLA), pero padece una discapacidad que cumple los requisitos establecidos en la ADA
• cuando un empleado con derecho a la FMLA necesita más tiempo del que cubre dicha ley
• cuando un empleado haya agotado sus vacaciones pagadas y su baja por enfermedad

Políticas sobre la duración máxima de las bajas
La ADA exige que las empresas con 15 o más empleados hagan excepciones a sus políticas, incluidas las relativas a las bajas, con el fin de proporcionar una adaptación razonable. A diferencia de las doce semanas de baja máxima permitidas en virtud de la FMLA, la ADA no establece ningún parámetro legal ni reglamentario que indique la duración de la baja adicional que debe concederse. Aunque los empleadores pueden contar con políticas de bajas que establezcan la duración máxima de la baja que concederán o permitirán, es posible que tengan que conceder una baja superior a dicha duración como adaptación razonable a los empleados que lo necesiten debido a una discapacidad, a menos que el empleador pueda demostrar que hacerlo supondría una carga excesiva.

Si bien la EEOC ha sostenido sistemáticamente que las bajas laborales deben considerarse una forma de adaptación razonable en virtud de la ADA, los tribunales están divididos sobre esta cuestión. En agosto de 2009, la EEOC interpuso una demanda colectiva ante un tribunal de distrito de Illinois (7.º Circuito) contra United Parcel Service (UPS), alegando que la empresa había infringido la ADA con su política, supuestamente inflexible, de despedir a los empleados en lugar de prorrogar su baja cuando estos no podían reincorporarse al trabajo tras un año. UPS llegó a un acuerdo extrajudicial por valor de 2 millones de dólares.

En una sentencia de septiembre de 2017 dictada en el caso el caso Severson contra Hartline Woodcraft, Inc., el Tribunal de Apelación del 7.º Circuito rechazó la postura de la EEOC. El tribunal argumentó que ofrecer una baja limitada de varios meses al amparo de la ADA, que comience al vencimiento de la baja de la FMLA, no constituye una adaptación razonable. Aunque esto pueda considerarse una victoria para los empleadores, es importante señalar que el 7.º Circuito no rechazó todas las bajas como adaptación razonable. Además, esta sentencia solo afecta a los empleadores de Indiana, Illinois y Wisconsin. La EEOC ha presentado recientemente otra demanda relacionada con la baja como adaptación: «La EEOC demanda al Banco de Sangre de Hawái por discriminación por discapacidad». Este caso se tramita en el Noveno Circuito y afectará a los estados de Alaska, Arizona, California, Hawái, Idaho, Montana, Nevada, Oregón y Washington, así como a los territorios de Guam y las Islas Marianas del Norte.

¿Qué deben tener en cuenta los empresarios cuando se solicita una baja prolongada?
Hay varios factores que pueden ayudar a los empresarios a determinar si una solicitud de baja médica prolongada constituye una adaptación razonable:

• Céntrate en el puesto, no en el empleado.
• Si no se cubre el puesto, ¿qué repercusiones tendrá esto en la empresa?
• ¿Cuántos otros empleados están capacitados para desempeñar las funciones del puesto?
• ¿Se necesitará un empleado temporal?
• ¿Hay alguna fecha prevista para la reincorporación al trabajo?
• ¿Supondría esto una carga excesiva?
• recabar información del médico del empleado sobre qué fundamentos médicos objetivos existen para respaldar la creencia de que la baja permitirá al empleado reincorporarse al trabajo.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.