Desde los códigos laborales y las normas de seguridad en el lugar de trabajo hasta los requisitos de notificación en materia de ciberseguridad, consulte las últimas actualizaciones que pueden afectar a su estrategia de gestión de políticas.
En el panorama siempre cambiante del lugar de trabajo moderno, donde los equipos remotos se extienden por todo el mundo, las empresas se enfrentan a nuevos retos a la hora de garantizar que se mantienen al día con las normativas cambiantes. El hecho es que las empresas deben cumplir con las leyes estatales del lugar donde tienen su sede, la legislación federal y también de todos los estados en los que tienen empleados remotos.
Esto implica navegar por una compleja red de leyes, cada una con sus propios matices, requisitos e interpretaciones. Por ejemplo, a raíz del movimiento #MeToo, muchos estados introdujeron cambios significativos, como exigir a las empresas que incluyeran contenidos específicos en sus políticas contra el acoso sexual. No solo hay 11 estados con requisitos muy específicos en materia de políticas contra el acoso sexual, sino que algunas ciudades han realizado actualizaciones que también deben ser reconocidas por las empresas. Y más allá del mundo del cumplimiento normativo relacionado con los empleados, los profesionales del riesgo realizan un seguimiento de cambios como las actualizaciones de julio de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) sobre la divulgación de incidentes de ciberseguridad, gestión de riesgos y gobernanza para las empresas públicas (incluidos los emisores privados extranjeros), que obligaron a muchas organizaciones a replantearse su enfoque de la notificación y la reparación de incidentes.
Las empresas deben investigar, interpretar y comprender con diligencia las diversas leyes que rigen las relaciones laborales y el cumplimiento normativo de las organizaciones, desde la privacidad de los datos y los criterios ESG hasta cuestiones como las leyes sobre acoso sexual, los códigos laborales, las leyes sobre salarios y horarios, los estatutos sobre discriminación, las normas de seguridad en el lugar de trabajo y mucho más. El incumplimiento de cualquiera de estas normativas puede acarrear consecuencias legales, multas, daños a la reputación... y la lista continúa.
Ahora bien, una vez que haya comprendido la maraña de regulaciones, aún no está libre de problemas. El verdadero desafío radica en mantener el cumplimiento. Las leyes cambian con frecuencia y, con un número cada vez mayor de empleados repartidos por diferentes lugares, además de los requisitos federales cambiantes, las probabilidades de necesitar actualizaciones de las políticas son más altas que nunca. Ahí es donde la tarea continua de supervisar, actualizar y comunicar los cambios en las políticas se vuelve crucial. Es un juego sin fin, pero que debe jugar para mantener su negocio dentro de la legalidad.
Hoy en día, la gestión de políticas significa ser flexible y utilizar la tecnología para adaptarse a los cambios. Las normativas cambian, las condiciones de trabajo varían, por lo que su estrategia, y su tecnología, deben ser dinámicas.
¿Qué actualizaciones de las normativas locales, estatales y federales debería tener en cuenta?
A la hora de auditar el grado actual de cumplimiento de las políticas de su empresa, una breve lista de verificación puede ayudarle a asegurarse de que todo está bien organizado:
Lo siguiente varía según el país, el estado e incluso, en ocasiones, la ciudad.
Si está al tanto de las actualizaciones de las normativas que afectan a los empleados y los recursos humanos de la empresa, debe mantenerse al día con normativas como:
- Políticas sobre acoso sexual y igualdad de oportunidades en el empleo
- Características protegidas
- Alojamientos
- Leyes sobre la marihuana
- Notificación de incidentes
- Salario y horas de trabajo
- ¿Horas extras, comidas y descansos?
- Leyes sobre permisos como:
- Permiso familiar, permiso médico y FMLA pagado por el estado.
- Vacaciones y bajas por enfermedad (que se gestionan principalmente a nivel estatal)
- Permiso oficial para votar y participar en las elecciones
- Permiso por violencia doméstica
- Permiso por deberes como víctima o testigo de un delito
- Permiso por servicio como jurado
- Permiso por duelo (las nuevas leyes de Illinois y Washington contemplan los abortos espontáneos y la muerte infantil)
- Permiso parental
- Permiso para donantes de órganos, médula ósea y sangre
- Permiso para actividades escolares
- Permiso militar
- Permiso para voluntarios del servicio civil y personal de respuesta a emergencias
Mantenerse al día con estas políticas cambiantes, especialmente en un mundo en el que los empleados están dispersos por todo el mundo, requiere algo más que un conocimiento básico de los cambios normativos. También implica un proceso de incorporación de los nuevos empleados determinado geográficamente, para que comprendan sus derechos y responsabilidades desde el primer día.
Obtenga más información sobre cómo mantener sus políticas de RR. HH. en conformidad con la normativa en nuestro último libro electrónico.
Si usted es un profesional del cumplimiento normativo, los requisitos reglamentarios que debe tener en cuenta pueden incluir:
- ISO 27001
- SOC 2
- SS1/22 y SS2/22
- COBIT
- NIST
- CCAR
- sr 11-7
- DFAST
- SOX
- TRIM y más
Hay mucho que controlar y, sin la tecnología adecuada para supervisar, gestionar y mitigar los riesgos, las empresas corren el riesgo de quedarse atrás en lo que respecta a la normativa vigente. Sin embargo, con una sólida plataforma de gestión de políticas, los profesionales de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento pueden automatizar sus procesos de tal manera que los cambios en la normativa nunca sean una sorpresa y las políticas adecuadas se envíen a las personas adecuadas desde el primer día de contratación.
Uso de la tecnología para supervisar, gestionar y mitigar los riesgos.
Al mantener su cumplimiento automatizado y centralizado electrónicamente, las plataformas de gestión de políticas crean un registro auditable tanto de las actualizaciones de las políticas como de las certificaciones, lo que se convierte en información crucial en caso de que surja un litigio. Sin una ubicación centralizada que demuestre su cumplimiento desde el primer día, puede resultar difícil validar el cumplimiento ante los tribunales; con una ubicación centralizada, el equipo de riesgos de su empresa tiene una visión global y la automatización necesaria para garantizar que siempre se apliquen las políticas adecuadas, actualizadas tanto anualmente como cuando cambian o se introducen las normativas pertinentes.
En última instancia, la gestión de políticas no es solo una estrategia ni solo una tecnología: combina ambas para cubrir las lagunas y crear un enfoque coherente ante los cambios en el panorama normativo.
