Al integrar prácticas de gestión de riesgos en el proceso de incorporación de proveedores, puede asegurarse de que los nuevos proveedores se ajusten a las expectativas de su empresa en materia de ciberseguridad, salud financiera y reputacional, normas ESG y cumplimiento de los requisitos gubernamentales y normativos.
En este artículo, exploramos algunas de las mejores prácticas para establecer un proceso de incorporación de proveedores consciente de los riesgos. Tenga en cuenta que estas directrices utilizan el término «proveedor» para referirse principalmente a terceros que proporcionan bienes y servicios físicos (es decir, no relacionados con las tecnologías de la información).
¿Qué es la incorporación de proveedores?
La incorporación de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa añade un nuevo proveedor a su sistema de compras y cadena de suministro. Abarca todos los pasos, desde la realización de la diligencia debida previa al contrato y la recopilación y centralización de la información clave sobre el perfil del proveedor, hasta la revisión y aprobación del contrato. Uno de los principales objetivos de la incorporación de proveedores es garantizar que los nuevos proveedores cuenten con los controles de seguridad, operativos y de cumplimiento necesarios para mitigar los riesgos, garantizando así la eficiencia y fiabilidad generales de la cadena de suministro.
Tener en cuenta el riesgo de los proveedores durante la incorporación puede ser clave para evitar de forma proactiva interrupciones en el negocio y reducir el impacto de las violaciones de datos de los proveedores, los problemas de ESG, los problemas financieros y otros incidentes en su organización.
¿Por qué es importante un proceso estructurado de incorporación de proveedores?
Un proceso estructurado de incorporación de proveedores garantiza que los nuevos proveedores puedan cumplir los requisitos de seguridad, operativos y de cumplimiento normativo, remediar y mitigar eficazmente los riesgos y proteger la eficiencia general de la cadena de suministro. Los objetivos clave de los procesos de incorporación de proveedores incluyen:
- Garantizar la estabilidad empresarial mediante el seguimiento de datos financieros, como calificaciones crediticias, historial de quiebras, registros de facturación, estados de pérdidas y ganancias y actividad inversora.
- Reducir el riesgo de violaciones de datos que podrían afectar a sus sistemas mediante la identificación de vulnerabilidades de ciberseguridad y la evaluación de los controles de TI.
- Proteger su reputación mediante la detección de infracciones medioambientales, prácticas laborales poco éticas y otros problemas relacionados con los criterios ESG.
- Identificar los riesgos operativos y de cumplimiento derivados de sanciones gubernamentales, cobertura mediática adversa, noticias negativas y cambios en el liderazgo.
- Anticiparse a las interrupciones en la cadena de suministro descendente mediante la identificación de las relaciones con terceros ycuartosy las tecnologías utilizadas.
Mejores prácticas para la incorporación de proveedores conscientes de los riesgos
La incorporación eficaz y la mitigación del riesgo de los proveedores es un aspecto clave de la gestión de riesgos corporativos. Antes de que un proveedor pueda incorporarse plenamente, es importante evaluar y clasificar los riesgos que supone para su organización. A continuación se presentan siete prácticas recomendadas que se deben seguir:
Evaluar el riesgo de los proveedores en una fase temprana del proceso de selección
Valorar el riesgo como factor a tener en cuenta durante la búsqueda y selección de proveedores puede ayudar a garantizar un proceso de incorporación fluido. Considere candidatos que no solo se ajusten a los requisitos de su empresa, sino que también cumplan los estándares mínimos de seguridad, cumplimiento normativo, controles operativos y reputación. En esta fase inicial, realizar una rápida comprobación de la cobertura mediática, las bases de datos legales y los registros públicos puede señalar a los proveedores de alto riesgo y ahorrarle tiempo y recursos más adelante en el proceso de incorporación.
Compare los proveedores preseleccionados con procesos RFx conscientes del riesgo.
Adopte un programa de gestión de RFx consciente de los riesgos que automatice y estandarice sus procesos de RFI y RFP para evaluar a los proveedores. El proceso RFx es una oportunidad para recopilar información inicial de los posibles proveedores sobre sus controles de seguridad internos, programas ESG, procesos de respuesta a incidentes y otras capacidades de gestión de riesgos. Para mayor seguridad, combine los datos de respuesta a RFx con una instantánea de perfiles de riesgo externos, que puede revelar información sobre las tecnologías de terceros que se utilizan, las puntuaciones ESG, el historial de violaciones de datos y el rendimiento empresarial, reputacional y financiero.
Después de evaluar los controles iniciales y los resúmenes de riesgos, asigne una calificación de riesgo preliminar a cada proveedor, en consonancia con sus prioridades comerciales. Para los proveedores seleccionados, integre los resultados de los riesgos en sus perfiles para una negociación y gestión de contratos más informada.
Optimice y automatice la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Cuando se seleccionen nuevos proveedores, asegúrese de contar con un proceso sólido de gestión del ciclo de vida de los contratos. Un enfoque estructurado y automatizado de la gestión de contratos permite a las organizaciones acelerar el proceso de incorporación y reducir el riesgo de terceros mediante:
- Reconciliar las modificaciones de las partes interesadas internas y los proveedores.
- Actualización de copias con marcas de revisión y gestión del control de versiones
- Coordinación de los equipos de compras, jurídico y financiero para agilizar las revisiones.
- Garantizar que los términos y los acuerdos de nivel de servicio sean coherentes entre proveedores similares.
Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos también pueden ser útiles tras la incorporación, ya que facilitan las revisiones de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y supervisan las condiciones de los contratos para su renovación o rescisión.
Crear una base de datos centralizada de proveedores.
Un objetivo clave de las soluciones de incorporación de proveedores es centralizar los datos de los proveedores, permitiendo que las partes interesadas clave puedan acceder a ellos fácilmente. El proceso suele comenzar con la introducción manual de datos o la carga masiva de datos en una solución de gestión de riesgos de proveedores. Es fundamental integrar los datos de las soluciones de gestión de compras o proveedores existentes a través de conexiones API, hojas de cálculo u otros métodos.
Los programas de incorporación eficaces requieren la participación de varios equipos, incluidos los de cuentas por pagar, compras, finanzas y gestión de proveedores. Es fundamental asegurarse de que su herramienta de gestión de riesgos de proveedores ofrezca acceso basado en roles para actualizar los perfiles de los proveedores.
Planificar estratégicamente las relaciones con terceros
La centralización de los datos de los proveedores también ayuda a identificar las dependencias que podrían suponer un riesgo por parte deterceros más alejados en la cadena de suministro. A la hora de identificar las relaciones con terceros durante el proceso de adquisición y la diligencia debida, es fundamental contar con una estrategia sólida, ya que a menudo no es posible interactuar directamente con ellos. Cuando se participe en un proceso de licitación competitiva con posibles proveedores, asegúrese de incluir preguntas sobre las relaciones con terceros en su solicitud de propuesta (RFP).
Una vez que haya reducido sus opciones a un finalista, deberá solicitar más información durante el proceso de incorporación del proveedor. Además de identificar a los cuartos que utilizará su proveedor, también debe hacer preguntas pertinentes sobre cada uno de ellos. Por ejemplo, ¿sus proveedores principales exigen certificaciones de seguridad de la información a sus proveedores?
Proveedores por niveles según el riesgo
Clasificar a los posibles proveedores en función del riesgo inherente que representan supone una excelente oportunidad para impulsar una asignación eficiente de los recursos. Clasifique en un nivel inferior a los proveedores que desempeñan un papel menos importante en su cadena de suministro y/o que no suministran bienes o servicios esenciales para las operaciones diarias. Este enfoque le permite utilizar menos recursos en sus evaluaciones de riesgo y en el proceso de incorporación.
Por el contrario, identificar a los proveedores con altos grados de riesgo inherente puede permitirle dedicar más tiempo a realizar la debida diligencia. A continuación, se incluyen algunas preguntas clave que puede hacer sobre los posibles proveedores para ayudar a clasificarlos correctamente en función del riesgo:
- ¿Son los bienes o servicios suministrados necesarios para las operaciones comerciales cotidianas?
- Si se produjera una catástrofe financiera repentina o una interrupción en el proveedor, ¿cuánto tiempo tardaría en comenzar a afectar las operaciones comerciales de mi organización?
- ¿Qué tipo de datos recopilará y conservará el proveedor externo?
- ¿El proveedor presenta algún riesgo evidente en materia de ESG, reputación o cumplimiento normativo?
Mitigar los riesgos inaceptables antes de la incorporación definitiva
En esta etapa, usted debería tener un perfil completo del proveedor que incluya la propiedad efectiva, el rendimiento financiero, las puntuaciones del IPC, las declaraciones sobre la esclavitud moderna, información sobre el sector y el negocio, y mapas de cualquier relación con terceros que pueda suponer un riesgo. Ahora debe trabajar con ellos para remediar o mitigar cualquier riesgo que se encuentre fuera del umbral de tolerancia al riesgo de su organización.
Además de las políticas internas sobre riesgos de terceros, es posible que su organización tenga que cumplir con obligaciones normativas o de cumplimiento. Una vez que se ha incorporado con éxito a un proveedor, puede utilizar la información generada en este proceso para iniciar una cadencia regular de evaluaciones internas complementadas con inteligencia de supervisión continua.
Claves para un proceso sólido de incorporación de proveedores
La incorporación eficaz de proveedores es fundamental para minimizar los riesgos, mejorar el rendimiento de la cadena de suministro y lograr una ventaja competitiva. Requiere un enfoque estructurado, con procesos y directrices claros, para garantizar que los nuevos proveedores sean capaces, cumplan con las normas y estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. A continuación se presentan algunas características clave de los programas exitosos de incorporación de proveedores:
- Procesos optimizados: Desarrollar un proceso de incorporación estandarizado y eficiente que sea claro y sencillo tanto para la empresa como para el proveedor.
- Comunicación clara: Mantenga líneas de comunicación abiertas durante todo el proceso de incorporación. Exprese claramente las expectativas, los plazos y los requisitos para evitar malentendidos.
- Utilización de la tecnología: Aprovechar la tecnología y la automatización para agilizar el proceso de incorporación, mejorar la precisión de los datos y mantener un repositorio centralizado de información sobre los proveedores.
- Métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI): Establezca métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros para los nuevos proveedores. Esto ayuda a supervisar su rendimiento y a garantizar que cumplen con los estándares de la empresa.
- Mejora continua: revisar y actualizar periódicamente el proceso de incorporación basándose en los comentarios recibidos y en las necesidades cambiantes de la empresa para garantizar que siga siendo eficaz y eficiente.
- Normas éticas y de cumplimiento: Garantizar que los proveedores cumplan con las normas éticas y de cumplimiento, incluidas las prácticas laborales, las normativas medioambientales y las leyes anticorrupción.
- Colaboración y asociación: Abordar las relaciones con los proveedores como asociaciones. Fomentar la colaboración y el crecimiento mutuo para construir relaciones duraderas y sostenibles.
Optimice la incorporación de proveedores con una plataforma SRM unificada
Para las organizaciones con amplias redes de proveedores y cadenas de suministro complejas, la adopción de un sistema unificado de gestión de riesgos de proveedores (SRM) es esencial para mejorar el control y la supervisión.
La optimización de la incorporación de proveedores con una solución integral de SRM permite a su equipo:
- Utilice la inteligencia para realizar evaluaciones y comparaciones detalladas de los proveedores.
- Integrar la gestión del ciclo de vida de los contratos en los procesos de incorporación de proveedores.
- Cree un perfil centralizado de proveedores, que incluya datos demográficos de las empresas e información sobre riesgos, para que lo utilicen múltiples partes interesadas.
- Amplíe la visibilidad a cuartos y enésimos participantes en el ecosistema más amplio de proveedores.
- Perfil, clasificar y categorizar a los proveedores según la información sobre riesgos.
- Aplicar medidas correctivas e informar sobre los riesgos para ayudar en las evaluaciones continuas de los proveedores.
- Supervisar continuamente a los proveedores para adelantarse a posibles riesgos cibernéticos, comerciales y financieros.
Próximos pasos: Automatizar la incorporación de proveedores
La integración de proveedores no tiene por qué ser difícil. Con una planificación inteligente y un sistema automatizado, podrá ver rápidamente los beneficios que aportan los nuevos proveedores, reducir los riesgos de terceros y establecer relaciones comerciales más sólidas. Obtenga más información sobre la solución de gestión de riesgos de proveedores de Prevalent o solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
