Vea cómo los mejores equipos jurídicos de hoy en día aprovechan la tecnología para crear hábitos que impulsen el cumplimiento, la innovación y la eficiencia.
Los expertos coinciden en que los hábitos diarios son la base del éxito. La sabiduría del dicho "una manzana al día mantiene alejado al médico" sugiere dos cosas:
- Las manzanas son buenas para nosotros
- Para obtener sus beneficios, el consumo de manzanas debe repetirse de forma constante a lo largo del tiempo.
En el panorama jurídico, lo que buscamos son operaciones eficientes, y los hábitos productivos (diarios) son la forma de conseguirlo. Sin embargo, a diferencia del proceso de comer manzanas, estos hábitos pueden mejorarse con la tecnología.
El éxito puede escribirse en tareas repetitivas y mundanas mediante la incorporación de tecnologías que hacen el trabajo pesado, por lo que es más fácil de formar y ejecutar los hábitos que mantienen a su equipo legal en cumplimiento, eficiente y rentable. Aquí tienes cinco ejemplos de buenas prácticas (y cómo puedes aplicar la tecnología para agilizarlas).
Cumplir la normativa
El cumplimiento es a la vez un objetivo y un hábito; aunque sólo se pone a prueba de vez en cuando, los equipos jurídicos deben practicarlo a diario para garantizar el éxito.
El 95% de las brechas de ciberseguridad se producen como resultado de un error humanopor lo que una de las mejores formas de mitigar el riesgo para los empleados es automatizar el cumplimiento. Las prácticas que impulsan el cumplimiento se convierten en algo natural cuando se consolida la infraestructura tecnológica en la que trabajan los empleados. Por ejemplo, al mantener todos los asuntos en un único sistema de gestión de asuntos que se integra con Salesforce y otras aplicaciones de terceros, se reduce la posibilidad de errores en los datos.
Al implantar plataformas tecnológicas para alojar y mantener sus datos en una ubicación centralizada, también es probable que disponga de registros de auditoría automatizados para sus flujos de trabajo, lo que significa que todos los documentos necesarios para una auditoría interna están a un solo clic.
Mantenga la capacidad de respuesta de su equipo jurídico
333.200 millones de correos electrónicos al día, y un artículo reciente reveló que, aunque el 58% de los trabajadores espera recibir una respuesta, el 23% exige una respuesta inmediata. respuesta inmediata inmediata. Pero quienes recibimos cientos de correos diarios o semanales sabemos que esto no siempre es factible.
La tecnología puede venir al rescate ante esta avalancha de correos electrónicos, haciendo posible incorporar respuestas rápidas a las propias solicitudes. Por ejemplo, aprovechando automatización del flujo de trabajo para responder automáticamente a las preguntas y solicitudes más frecuentes, los equipos jurídicos pueden crear ventanillas únicas para los acuerdos de confidencialidad y las solicitudes de firma electrónica que recojan los datos correctos del solicitante y automaticen el flujo hasta la firma. Mientras tanto, todo lo que no pueda responderse automáticamente puede introducirse en un flujo en el que se incorporen escalamientos según sea necesario (con retrasos) para que todo siga avanzando.
Trabaje en equipo
Un mosaico de soluciones tecnológicas anticuadas o múltiples proveedores obliga a los empleados a trabajar en silos, aislados de las oportunidades de elaborar estrategias con sus compañeros. La colaboración, en cambio, anima a los empleados a sincronizar y sinergizar sus estrategias y productos para sacar el máximo partido a su trabajo.
Una tecnología nueva e integrada puede ayudar a impulsar la colaboración haciendo visibles los proyectos, avances y objetivos entre compañeros de trabajo (y departamentos). Incluso algo tan sencillo como un proceso de redacción mejora con más transparencia. Por ejemplo, la introducción de un sistema sistema CLM que resalta los bloqueos en un contrato y luego etiqueta y notifica a las partes apropiadas, la cooperación se integra en el proceso sin quebraderos de cabeza para los implicados. En lugar de enviar una versión de un contrato por correo electrónico y recibir seguimientos que se apilan unos sobre otros -cada uno con un nuevo documento adjunto-, un sistema CLM mantiene las versiones controladas y actualizadas para que la colaboración pueda mejorar el contrato en lugar de presentar nuevas oportunidades de error.
Tomar la iniciativa
Los equipos de operaciones jurídicas de éxito no se limitan a mantener sus sistemas y responder a las solicitudes; también detectan oportunidades de mejora y actúan en consecuencia. Pero con demasiada frecuencia, los equipos jurídicos se ven obstaculizados por su dependencia de los departamentos de TI para implementar las soluciones de software que necesitan. Para que su equipo pueda aprovechar sus ideas para progresar, tenga en cuenta las ventajas de las plataformas sin código que permiten a los miembros abordar grandes proyectos sin TI. Los miembros del equipo jurídico pueden convertirse en "desarrolladores ciudadanos" si tienen acceso a plataformas tecnológicas sin código en las que puedan arrastrar y soltar sus ideas para ponerlas en práctica. Según un informe de Gartner de 2021, "el 41% de las organizaciones ya utiliza una plataforma de desarrollo ciudadano, mientras que otro 27% espera utilizar una en los próximos 12 meses." Al acercar las plataformas de desarrollo ciudadano a los tecnólogos empresariales y especialistas en tecnología jurídica de su equipo, les capacita para aportar una actitud de bricolaje no solo a sus funciones, sino también a los retos a los que se enfrentan día a día.
Consistencia para su equipo jurídico
Los hábitos nos mantienen constantes, y la constancia crea hábitos. Integrar estas buenas prácticas en tus procesos a través de la tecnología es una forma estupenda de convertir el éxito en algo natural para tu equipo jurídico.
Piense en cómo una única fuente de verdad para su gestión de asuntos no sólo elimina errores en los datos y evita la duplicación, sino que también proporciona plantillas que estandarizan la forma de hacer negocios, tanto interna como externamente. Al invertir en una plataforma que cuenta con un conjunto de soluciones detrás, optimiza su coherencia. Y cuando surja la oportunidad de ampliar su plataforma o su pila tecnológica, podrá conservar las plantillas y los estándares de su primera plataforma.
Considerar las soluciones tecnológicas como parte del camino hacia unos hábitos de éxito anima a su equipo jurídico a jugar a largo plazo, garantizando la coherencia, la eficacia y la optimización.
Un vistazo a la plataforma jurídica Mitratech
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