Predecir lo que le depara el futuro a su empresa es imposible, pero planificarlo no lo es. Por eso, invertir en un plan de continuidad empresarial sólido y en la gestión de la continuidad empresarial es esencial para mantener la salud de su empresa y garantizar su resiliencia.
Aunque puede parecer evidente quela continuidad del negocio es fundamentalpara proteger sus intereses, puede resultar difícil saber por dónde empezar. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de la continuidad del negocio (BCM).
El software BCM es una excelente manera de asegurarse de que está aprovechando al máximo su análisis de impacto empresarial (BIA). Ayuda a mantener todo organizado, preciso y eficiente.
¿No sabes por dónde empezar? Sigue leyendo para obtener más información sobre el software de continuidad del negocio y cómo puede ayudarte a mantenerte al día con tu planificación de continuidad del negocio.
¿Cómo ayuda Continuity Software en la planificación de la continuidad del negocio?
La gestión de la continuidad del negocio depende de los detalles de muchos escenarios diferentes, pero realizar un seguimiento manual de ellos puede ser una tarea difícil. Por eso, invertir en software de BCM es una buena práctica en el sector.
En lugar de obligarle a crear un sistema desde cero o a recordar todo por su cuenta, el software de continuidad le guía a lo largo del ciclo de vida del BCM y le ayuda a garantizar que su plan de respuesta empresarial cumpla con la normativa vigente.
¿Qué es el ciclo de vida del BCM?
En general, el sector coincide en que el ciclo de vida de la BCM consta de seis partes. Estas son:
- Comprender la empresa/organización
- Crear una política/estructura para la gestión del programa.
- Desarrollar un plan de respuesta para posibles escenarios.
- Prueba ese plan.
- Mantener el plan y revisarlo según sea necesario para garantizar su cumplimiento.
- Crear una cultura de BCM dentro de la empresa/organización.
Se trata de una tarea considerable, incluso con un solo escenario. Pero cuando empiezas a analizar los distintos planes de respuesta que necesitarás tener preparados, las ventajas de contar con un sistema que te permita acceder a documentos y registros y registrar tus planes fácilmente se hacen cada vez más evidentes.
Uso de software de gestión para la continuidad del negocio
Ver las ventajas de utilizar software empresarial para orientar sus esfuerzos de planificación de respuesta es una cosa, pero saber cómo implementar y utilizar esta tecnología es otra muy distinta. Si aún no dispone de un sistema, es posible que se pregunte por dónde empezar. A continuación, desglosaremos cómo utilizar este software en cada paso del ciclo de vida de la gestión de la continuidad del negocio (BCM).
Comprender la empresa/organización
En esta parte del ciclo de vida del BCM, deberá profundizar en los procedimientos operativos estándar (SOP) de la empresa para comprender cómo funciona y cuáles son los riesgos de cada escenario previsto. Realizar un BIA es una excelente manera de comprender todos estos detalles.
Una vez que haya revisado los procedimientos operativos estándar y tenga una idea del impacto de cada escenario que planea (incendios, terremotos, epidemias, etc.), deberá registrar sus conclusiones. Puede hacerlo fácilmente utilizando una herramienta comoPreparis, que le permite guardar todos sus documentos e informes esenciales en un solo lugar.
Crear una política/estructura para la gestión del programa.
Ahora que ya ha realizado la investigación y comprende mejor el funcionamiento interno de su empresa, es el momento de utilizar la información obtenida del análisis del impacto empresarial para elaborar un plan. Para ello, necesitará un programa de software completo como RecoveryPlanner.
Estos programas le permiten mantenerse dentro del presupuesto al eliminar los costes de consultores y mano de obra de un amplio equipo de BCM. Le permiten centrarse en redactar su plan y obtener comentarios y la aceptación de los demás departamentos con los que tendrá que coordinarse.
Al iniciar su plan de continuidad del negocio, puede utilizar el software BCM para configurar los procedimientos operativos estándar (SOP) para el proyecto en general y para cada departamento del que necesite recibir comentarios. Una vez que tenga la estructura general establecida, el software BCM le ayudará a optimizar el resto del proceso.
Desarrollar un plan de respuesta para situaciones específicas.
Esta etapa del ciclo de vida es lo que la mayoría de la gente piensa cuando oye hablar de «continuidad del negocio». Se trata de desarrollar planes de respuesta específicos para todos los escenarios que hay que prever.
El software de BCM le ayuda a reunir todos sus planes de respuesta de BCM en un solo lugar y a garantizar que sus equipos dispongan de toda la información necesaria en caso de que se produzca un evento inesperado. También podrá asignar tareas específicas a diferentes jefes de equipo y departamentos, lo que puede ayudar a fomentar una mayor participación (y apoyo) por parte de losequipos de nivel ejecutivo.
Cuando se produzca un incidente y su equipo tenga que responder, podrá utilizar un programa como Preparis Incident Manager para supervisar el progreso del plan y lo que aún queda por hacer. Nuestros paneles intuitivos facilitan la evaluación de la situación de un vistazo, por lo que no tendrá que perder un tiempo valioso comprobando con cada departamento o equipo que todo va según lo previsto.
Prueba tu plan
No basta con desarrollar un plan de respuesta detallado. También deberá probar periódicamente su plan para asegurarse de que no haya lagunas en su estrategia y de que su equipo pueda seguir el plan y comunicarse de manera eficaz.
Hay varios aspectos importantes que deben tenerse en cuenta al probar su plan de respuesta. Sin embargo, uno de los más importantes es asegurarse de que su equipo reciba las alertas con prontitud.
ConPreparis Alerts, puede asegurarse de que sus empleados reciban las notificaciones lo más rápido posible. Nuestro sistema también tiene la ventaja de la comunicación bidireccional. En caso de un desastre natural, como un terremoto o un incendio, sus empleados podrán responder a su alerta y hacerle saber que se encuentran a salvo.
Puede enviar estas comunicaciones a través de cualquier plataforma de comunicación que utilice su empresa, lo que ayuda a reducir el tiempo que se tarda en informar y mantener al día a sus empleados.
Mantener el plan y renovarlo según sea necesario.
Una vez que haya elaborado su plan y lo haya probado para asegurarse de que ha cubierto toda la información necesaria, aún deberá dedicar tiempo a revisarlo y actualizarlo para garantizar que cumple con las normas de conformidad y las mejores prácticas del sector.
El software de Preparis le avisará de los procedimientos que deben revisarse, lo que elimina la necesidad de realizar comprobaciones manuales. Podrá aprovechar ese tiempo para centrarse en elaborar más políticas y procedimientos o en formar a su personal sobre los planes de respuesta que ya han sido aprobados para su uso.
Aunque la mayor parte de la planificación seguirá recayendo en el departamento de BCM, usted puede ayudar a aumentar la participación de otros empleados asignándoles tareas que les animen a mantenerse al día en su función dentro del plan de respuesta. Puede ser algo tan sencillo como recordarles que actualicen o confirmen cierta información anualmente, o una revisión más profunda de determinadas políticas y procedimientos. También puede delegar tareas específicas a otros departamentos o jefes de equipo.
Creación de una cultura de continuidad empresarial
Una vez que haya puesto en marcha sus planes de BCM, aún debe asegurarse de que su empresa esté preparada para hacer frente a cualquier imprevisto que pueda surgir. Por eso es fundamental implementar una cultura de continuidad del negocio en su empresa.
Aunque esto puede incluir formación sobre los planes de respuesta (por ejemplo, simulacros de incendio y tornado ), estas actividades no deben limitarse a eso. Debe animar a su equipo a interactuar con el plan de BCM tanto como sea posible para garantizar que estén familiarizados con los procedimientos de la empresa y estén preparados para actuar en cualquier momento.
Además de asignar a sus empleados ciertas tareas que los animen a interactuar más con su función específica, puede utilizar la gran cantidad de información que recopila Preparis para compartir datos visuales sobre el riesgo de exposición de la empresa o los logros y mejoras que se han conseguido.
Puedes filtrar esta información por departamento o por miembros del equipo para ver el impacto directo de su trabajo en la protección de la empresa y utilizarla en las actualizaciones trimestrales para celebrar su esfuerzo.
Asegúrese de que su empresa esté protegida
Crear y mantener un plan de continuidad del negocio es un reto, pero no tiene por qué hacerlo solo. Preparis cuenta con numerosos recursos que le ayudarán a garantizar la preparación y protección de su empresa, independientemente de los riesgos a los que se enfrente.
¿Desea obtener más información sobre cómo Preparis puede ayudar a proteger su empresa?¡Póngase en contacto con nosotros hoy mismopara obtener más información sobre nuestra tecnología!
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
