Es posible que su empresa haya pasado de los documentos escritos a mano a los archivos electrónicos basados en la nube, pero sigue dependiendo de documentos críticos como facturas, propuestas, contratos, presentaciones a clientes, presupuestos y declaraciones de políticas internas para gestionar su negocio y comunicarse con clientes, empleados y proveedores.
Si usted trabaja en un sector como el jurídico, los seguros o la banca, sus operaciones diarias dependen aún más de la creación de documentos y tiene que esforzarse por producir y enviar documentos de pólizas, divulgaciones de cuentas, documentos judiciales, cartas, mociones y otras comunicaciones importantes.
Crear documentos constantemente requiere mucho tiempo y energía. Algunos días puede que incluso sienta que lo único que hace es preparar documentos, pero no tiene por qué ser así. La tecnología no puede hacer que la creación de documentos quede obsoleta, pero puede agilizar y facilitar mucho el proceso con la ayuda de un software de creación de documentos.
¿Qué es un software de creación de documentos?
El software de creación de documentos (también conocido como automatización de documentos, generación de documentos, ensamblaje de documentos o preparación de documentos) le permite convertir documentos basados en texto (normalmente, archivos de procesamiento de texto) y formularios PDF en potentes herramientas de productividad denominadas plantillas.
Puede utilizarlo para crear automáticamente documentos de forma individual o en grandes lotes y para automatizar el proceso de revisión y aprobación de documentos.
En otras palabras, el software de creación automática de documentos le ayuda a transformar la preparación y revisión de documentos de un proceso manual repetitivo y propenso a errores a un proceso automatizado rápido y fiable.
¿Cómo funciona el software de creación de documentos?
Todo comienza con la creación de plantillas para los documentos que más utiliza su empresa. Puede configurar plantillas para facturas, contratos, informes legales, divulgaciones de cuentas, documentos de políticas, propuestas, presentaciones, cartas y cualquier otro tipo de documento que cree con frecuencia.
El software de creación automática de documentos le permite rellenar previamente sus documentos con elementos de diseño personalizados y texto estándar, como términos contractuales o avisos legales. Cuando llegue el momento de crear un nuevo documento, solo tendrá que elegir el tipo de documento y la plantilla adecuada, y rellenar cualquier información nueva, como fechas, nombres, direcciones o importes de pago.
Puede crear plantillas basadas en el tipo de documento o incluso en un cliente concreto. Para formularios o comunicaciones complejos, puede utilizar software de creación de documentos para aplicar reglas de negocio y configurar una serie de consultas que garanticen que sus documentos contienen siempre la información correcta.
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¿Cuáles son las ventajas del software de creación de documentos?
El software de creación de documentos ofrece una larga lista de ventajas para su empresa. Eche un vistazo a las siete principales formas en que la preparación de documentos puede ayudarle:
1. Ahorro significativo de tiempo.
Puede crear un contrato individual en cuestión de minutos o producir en masa documentos de pólizas actualizados en una fracción del tiempo que normalmente se requiere. Puede ahorrar aún más tiempo utilizando su software de creación de documentos para automatizar la revisión y la aprobación. Dedicar menos tiempo a la creación de documentos significa disponer de más tiempo para actividades que contribuyen al crecimiento de su negocio.
2. Menos errores
La precisión es importante. Pequeños errores, como errores tipográficos u omisiones accidentales de información legal, pueden acarrear grandes problemas. El uso de plantillas estándar y la creación automática de documentos elimina la necesidad de cortar, pegar, formatear manualmente e intentar recordar qué se debe incluir en cada tipo de comunicación. Como resultado, se producen menos errores y se mejora la coherencia.
3. Fácil integración
Una de las mejores cosas de las soluciones de creación de documentos es lo fácil que se integran con las herramientas que ya usás. Funcionan a la perfección con Microsoft Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones de oficina y fuentes de datos comunes para incorporar los elementos de diseño, el formato y el texto que necesitás para crear plantillas personalizadas y producir documentos de alta calidad.
4. Mejor imagen de marca
El software de creación de documentos facilita la personalización de todos tus documentos con elementos de marca coherentes. Tú y tu equipo podéis crear sin esfuerzo documentos con un aspecto profesional que representen tu marca única.
5. Cumplimiento sin estrés
Las divulgaciones legales son fundamentales en la banca, los seguros, la administración pública y los documentos legales. Olvidar incluir o actualizar la información necesaria para cumplir con la normativa legal puede acarrearle graves problemas. Una buena solución para la creación de documentos incluye controles de cumplimiento que le ayudan a evitar preocupaciones al respecto, ya que garantizan que las divulgaciones legales y otra información importante se incluyan automáticamente cuando sea necesario.
6. Escalabilidad sencilla
Con la creación tradicional de documentos, su capacidad de crecimiento se ve limitada por el número de documentos que puede crear. No puede aceptar nuevos clientes si no tiene la capacidad de crear las propuestas, los contratos, las presentaciones y las facturas que necesita para llevar a cabo negocios adicionales. Las soluciones de creación de documentos son fácilmente escalables y le permiten producir rápidamente tantos documentos como su negocio requiera.
7. Mejora de la experiencia del cliente
Sus clientes estarán encantados con su capacidad para producir y distribuir rápidamente documentos precisos con un formato y una imagen de marca coherentes.
¿Qué software de creación de documentos debería elegir?
Si le entusiasman las ventajas del software de creación de documentos y está listo para implementar la creación automatizada de documentos en su empresa, su próximo reto será encontrar la solución adecuada. Existen múltiples opciones disponibles, y es fácil sentirse abrumado al investigar y evaluar las diferentes soluciones.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
