La creación y emisión de documentos es una parte fundamental de cualquier organización; cada día se elaboran y envían contratos con clientes, propuestas de venta, documentación financiera, contratos de trabajo, informes internos y un sinfín de documentos más. Pero, ¿cómo se garantiza que el contenido de esos documentos sea correcto? ¿Cómo se controla el proceso de creación de documentos?
Para las empresas que desean obtener la certificación ISO 9001, el control de documentos es un requisito fundamental; sin embargo, cualquier organización puede aplicar los principios del control de documentos para lograr una mayor eficiencia.
En la norma ISO 9001, uno de los procesos obligatorios es el «Procedimiento de control de documentos», que especifica los controles necesarios para obtener la certificación. Entre ellos se incluyen la aprobación, la revisión, las modificaciones, el control de versiones, la legibilidad, la calidad y la distribución de los documentos.
El uso de una solución de automatización de documentos como HotDocs cumple muchos de los requisitos de la norma ISO 9001 descritos anteriormente. La creación de borradores iniciales a partir de la entrevista inteligente que ofrece HotDocs aporta mayor precisión, lo que reduce considerablemente el tiempo dedicado a la revisión y aprobación. El uso de plantillas de HotDocs para la elaboración de documentos garantiza que el contenido sea preciso y tenga el formato correcto, además de permitir el control del contenido en cuanto a lenguaje y legibilidad. Se mejora la calidad de los documentos y el control de versiones está integrado en la interfaz de usuario, lo que garantiza que se utilice la plantilla más actualizada para elaborar el documento, al tiempo que se mantiene un registro de las versiones anteriores.
La implementación de una solución de automatización de documentos de HotDocs es muy sencilla. Una vez que dispones del software —ya sea en tus propias instalaciones, en la nube o en un modelo híbrido de ambos—, los expertos en la materia encargados de tus documentos solo tienen que transformar los documentos de uso frecuente en plantillas dinámicas de HotDocs, convirtiendo los elementos de contenido modificables en marcado de HotDocs. A continuación, la plantilla se pone a disposición del personal encargado de crear y emitir los documentos, y en cuestión de segundos se genera un nuevo documento personalizado al completar un cuestionario de HotDocs. Como alternativa, HotDocs puede extraer datos de cualquier otra aplicación empresarial, como un sistema CRM o una base de datos corporativa, para rellenar automáticamente los campos necesarios para el documento final.
Se ofrece control de documentos en cada paso del proceso. Se pueden configurar permisos para que solo un grupo selecto de usuarios pueda acceder a la plantilla; las actualizaciones de los documentos se realizan de forma centralizada y se distribuyen automáticamente a los usuarios; se pueden añadir automáticamente referencias o códigos de barras para la identificación de los documentos; las respuestas de las entrevistas se pueden almacenar y reutilizar para crear documentos adicionales; y HotDocs se puede integrar con un flujo de trabajo de aprobación para garantizar que todas las personas que deban revisar el documento puedan hacerlo fácilmente.
Muchas organizaciones también utilizan el control de documentos que ofrece HotDocs para mejorar el cumplimiento normativo y reducir los riesgos. Los cambios en la legislación o en las políticas internas pueden aplicarse al instante a la plantilla del documento para garantizar el cumplimiento, y las plantillas pueden publicarse con antelación para que aparezcan ante los usuarios en la fecha prevista, lo que elimina el riesgo de publicar una versión antigua o incorrecta del documento.
Tanto si su organización está tramitando la certificación ISO 9001 como si simplemente desea mejorar el proceso de creación de documentos, el uso de HotDocs para elaborar documentación ofrece un control mucho mayor que los métodos tradicionales, al tiempo que agiliza el proceso para ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero.
Para obtener más información sobre cómo el software de automatización de documentos HotDocs puede ayudar a su organización a mejorar la gestión de documentos, reserve una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
