La innovación comienza con nuestros clientes. Son ellos quienes tienen que lidiar cada día con retos de automatización de flujos de trabajo de tipos muy diferentes. Aprendemos valiosas lecciones al ayudarles a resolver esos retos, y nos complace transmitirlas a otros usuarios de la automatización de flujos de trabajo. Lo haremos a través de publicaciones periódicas de «Preguntas y respuestas sobre la automatización de flujos de trabajo», en las que se detallan problemas y soluciones específicos. Así pues, aquí está la primera de esa serie.
Antecedentes: Este es un reto interesante al que nos enfrentamos al crear un flujo de trabajo para un cliente corporativo muy grande. Su proceso les obliga a revisar cada año las declaraciones de conflicto de intereses para comprobar si siguen siendo relevantes y aplicables.
Si alguno de los detalles del conflicto ha cambiado durante ese año, el usuario deberá volver a ejecutar el flujo de trabajo, actualizar el registro y volver a enviarlo para su revisión y procesamiento. Si no ha habido cambios (o ya no existe ningún conflicto), simplemente lo marcará como tal y el flujo de trabajo «se completará» de nuevo durante otro año hasta la próxima revisión anual. Se trata de un concepto de implementación básico que se puede aplicar a muchos casos de uso diferentes y que puede surgir para otros usuarios de automatización.
Pregunta: ¿Hay alguna forma de repetir infinitamente un registro de flujo de trabajo para que se pueda reiniciar/revisar varias veces?
Respuesta: ¡Por supuesto! Hay un truco que puedes utilizar para crear un flujo de trabajo que, en esencia, nunca termina. En realidad, crear un flujo de trabajo de «bucle infinito» es bastante sencillo. Solo tenemos que tomar la etapa final del flujo de trabajo y vincularla con la etapa inicial (o con una de las etapas posteriores que preceden a la etapa final). La clave es no establecer la etapa final del flujo de trabajo como una etapa «completa», ya que, al hacerlo, evitarás que se cierre el registro del flujo de trabajo.
En su lugar, el registro permanecerá en la etapa final hasta que se vuelva a procesar introduciendo el registro y haciendo clic en el botón «Enviar», lo que no siempre es la solución más elegante ni la más fácil de usar. TAP nos permite configurar un mensaje automático en la etapa final para explicar que, si es necesario revisar, editar o reiniciar el registro, el usuario solo tiene que hacer clic en el botón «Enviar» y se reiniciará el proceso.
La solución alternativa en este caso es utilizar la función de envío automático, que nos permite configurar un envío automático programado en la etapa final, que luego procesará automáticamente el registro a través de la etapa final y volverá al principio.
Un ejemplo de esta implementación sería un registro que debe revisarse anualmente. Una vez completado nuestro registro inicial, permanecerá en espera en la etapa final hasta que se active el envío automático de 365 días. A continuación, el flujo de trabajo puede pasar a la «siguiente» etapa, que podría ser una etapa de revisión, o simplemente volver a la primera etapa del flujo de trabajo.
En relación con esto, debemos recordar configurar el acceso a nuestro formulario de forma ligeramente diferente a como lo hacemos en nuestros flujos de trabajo habituales. Queremos utilizar las opciones «mostrar resultado anterior» y «mostrar y editar resultado anterior», de modo que podamos ver o ver y editar la información enviada anteriormente. La elección de una u otra opción depende de la acción que se realice en esa etapa concreta del flujo de trabajo: si solo se está revisando la información, lo recomendable sería «mostrar resultado anterior». Si es necesario actualizar la información, optaríamos por «mostrar y editar resultado anterior».
La única desventaja evidente de este enfoque es que los registros nunca se cierran, por lo que si ese es un requisito eventual, entonces el enfoque no funcionará. Dicho esto, la implementación es relativamente sencilla y los usuarios de TAP con experiencia moderada pueden configurarla con bastante facilidad.
