Para los contratistas federales, cosas tan simples como no publicar las vacantes en los departamentos de trabajo estatales locales o no ampliar la «red» de empleo pueden dar lugar a incumplimientos. La OFCCP del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos está buscando estas infracciones para incluirlas en sus evaluaciones anuales. Las infracciones, especialmente las financieras, son la única forma en que una agencia federal puede justificar su existencia. La OFCCP no es una excepción; el presidente Obama aumentó el presupuesto de la OFCCP en un impresionante 30 % en el año fiscal 2012. Para cualquier industria, este es un aumento sustancial, pero para la OFCCP, un sector gubernamental, fue enorme. Desde entonces, el presupuesto ha seguido aumentando cada año, aunque no en un porcentaje tan significativo.
En general, el aumento del presupuesto se traduce en más responsables de cumplimiento normativo, más control, más investigaciones y más formas de detectar problemas. En algunas áreas, el aumento del presupuesto ha permitido a la agencia contratar hasta un 100 % más de responsables de cumplimiento normativo.
Para que la OFCCP pueda racionalizar su presupuesto, es necesario descubrir cualquier tipo de discriminación. Los directores de distrito, los subdirectores de distrito e incluso los responsables de cumplimiento reciben una bonificación al final del año que depende directamente de la detección de infracciones financieras.
Dado que el 95 % de las infracciones financieras provienen de los empleados contratados, este debería ser el principal motivo de preocupación para las organizaciones. Es necesario prestar especial atención al sistema de seguimiento de candidatos y a cómo debería funcionar en su nombre, siguiendo las políticas y procedimientos de contratación que describen y dan lugar a un registro de flujo de candidatos (AFL) que cumpla con la normativa.
El único regalo que el Departamento de Trabajo de EE. UU. ha hecho a la industria privada es la definición de solicitante por Internet. Esto le da a la empresa control sobre quién es realmente un solicitante. Esto ayudará a reducir un gran número de solicitantes que podría tener un impacto negativo.
El candidato cumple con la definición de solicitante por Internet si se cumplen los siguientes criterios:
- La persona presenta una manifestación de interés en el empleo a través de Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas.
Este criterio es sencillo y también permite la recopilación de solicitudes físicas y currículos para el puesto vacante.
- El contratista considera al individuo para un puesto concreto.
Esto le da al empleador control sobre quién permanece en el Registro de solicitantes. Elimine a cualquier persona que haya presentado su solicitud después de la fecha límite, no haya completado la solicitud en su totalidad o tenga cualquier otro factor que lo descalifique.
- La expresión de interés del individuo indica que este posee las cualificaciones objetivas básicas para el puesto.
El solicitante cumple al menos los requisitos mínimos para el puesto. Una persona con un GED no sería considerada para un puesto como director médico, por lógico que parezca, y es comprensible que no permanezca en la AFL. Sin embargo, antes de esta definición, cualquier solicitante habría tenido que ser incluido.
- La persona, en ningún momento del proceso de selección del contratista previo a la recepción de una oferta de empleo, se retira del proceso de selección ni indica de otro modo que ya no está interesada en el puesto.
Si un solicitante no se presenta a una entrevista ni llama para cambiar la fecha, o llama para decir que ya no está interesado o que tiene otro puesto, este solicitante no debe permanecer en la AFL.
Una advertencia: incluso si se elimina a un solicitante, todas las solicitudes deben conservarse durante dos años, según la normativa. Nuestra recomendación es aceptar únicamente solicitudes a través de Internet. Si una persona con discapacidad (IWD) desea presentar una solicitud y no puede hacerlo a través del sitio web de la empresa, el sitio web de la empresa debe incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico que SOLO puedan utilizar aquellas personas que necesiten asistencia especial. Debe incluirse una advertencia indicando que cualquier otra llamada o correo electrónico será ignorado, ya que el número de teléfono y la dirección de correo electrónico se proporcionan únicamente para las personas con discapacidad que deseen presentar su solicitud.
A continuación se incluyen más consejos útiles para prepararse para una evaluación de cumplimiento:
Las DIEZ COSAS QUE HAY QUE HACER
1 – Estar preparado
Asegúrese de tener un AAP actualizado.
- Antes de la visita in situ, el responsable de cumplimiento (CO) informará al contratista, verbalmente o por escrito, de los elementos que serán necesarios para la inspección.
- Recupera los documentos solicitados y asegúrate de poder hablar con conocimiento de causa sobre cualquier tema relacionado con el impacto negativo, cuestiones salariales, etc.
- Tenga copias de todos los documentos solicitados para la revisión in situ.
- Tenga una oficina disponible para que el CO la utilice mientras se encuentre en las instalaciones.
2 – Considerar la evaluación del cumplimiento como una experiencia de aprendizaje.
Los CO son expertos en su campo. Aprovecha esta oportunidad para aprender de ellos.
- La asistencia técnica está siempre disponible durante una evaluación de cumplimiento.
- Aprende todo lo que puedas de esta experiencia y aplica estos conocimientos para mejorar tu programa.
3 – Mantener todos los registros relacionados con la actividad laboral: notas de entrevistas, etc.
No basta con realizar un seguimiento de los datos de actividad del personal. Debe mantener los registros para respaldar y documentar su posición.
- Es especialmente importante conservar las notas de las entrevistas junto con las solicitudes de empleo.
- Las notas que los gerentes mantienen sobre las medidas laborales tomadas contra los empleados también son importantes.
4 – Documentar y conservar información específica sobre los esfuerzos de reclutamiento de buena fe.
La documentación de contratación debe incluir datos específicos, no una visión general en el informe de fin de año. Los datos específicos incluyen:
- Registros de conversaciones telefónicas con grupos comunitarios, etc.
- Copias de anuncios de empleo específicos, los nombres de los periódicos en los que se publicaron y las fechas de los anuncios.
- Copias de las cartas enviadas a las organizaciones de contratación, sus respuestas y una lista de las referencias recibidas.
5 – Proporcionar datos correctos y completos sobre el AAP y el apoyo para la auditoría documental.
En las primeras etapas de la evaluación del cumplimiento (auditoría documental), el CO comienza a formarse una idea general de su empresa y sus prácticas.
- El CO debe comprender con precisión sus políticas y procedimientos en las primeras fases del proceso de evaluación.
- Esto incluye información sobre cualquier convenio colectivo y los puestos a los que se aplican, políticas de permisos, procedimientos de selección, etc.
6 – Disponga de personas clave y de políticas y procedimientos clave durante la visita in situ para explicar las políticas de su empresa en materia de remuneración, contratación, etc.
Proporcione al CO información específica y precisa. Esta solo puede proceder de las personas que participan realmente en el proceso.
- Cuando facilite a la CO los nombres de las personas que serán entrevistadas en relación con las políticas de su empresa, asegúrese de que se trate de las personas que toman las decisiones reales sobre aumentos salariales, ascensos, despidos, etc.
- Asegúrese de que el personal de recursos humanos que participe en la visita in situ comprenda lo suficiente sobre el proceso como para poder formular preguntas inteligentes sobre los aspectos que no entienda.
- Un representante de la empresa debe estar disponible para asistir a las entrevistas con los gerentes, pero no a las entrevistas confidenciales con los empleados.
- Asegúrese de que la agenda del responsable de recursos humanos esté libre mientras la OFCCP se encuentre en las instalaciones.
7 – Asegúrese de que exista un compromiso firme con la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa por parte de los altos cargos.
El tono del compromiso de la empresa con la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa viene de arriba.
- Los gerentes y supervisores necesitan ver algo más que un compromiso sobre el papel, sino un interés personal por parte del director ejecutivo en hacer de la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa una prioridad.
8 – Aplicar de manera coherente las políticas y directrices de personal.
La aplicación inconsistente de políticas y procedimientos abre la puerta a la subjetividad.
- Cuando las personas toman decisiones subjetivas en materia de empleo, se producen desigualdades en el trato y pueden surgir acusaciones de discriminación.
9 – Hacer responsables a los gerentes de la implementación de los requisitos de EEO/AA.
Para que la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa funcionen, los gerentes y supervisores deben rendir cuentas por sus acciones.
- Se debe implementar un sistema formal de rendición de cuentas para que haya consecuencias por las malas decisiones y recompensas por el apoyo activo al programa.
- Es necesario establecer algún tipo de incentivo para garantizar que los gerentes y supervisores sean conscientes de que sus acciones tienen consecuencias, tanto positivas como negativas.
10 – Revisar periódicamente el sistema de remuneración y su impacto en los grupos cubiertos frente a otros.
No espere a que la OFCCP realice una evaluación para descubrir que existen disparidades en su sistema de remuneración que afectan negativamente a los grupos protegidos.
- Cuanto más tiempo se permita que un sistema deficiente continúe, más empleados se verán afectados negativamente.
- Realice al menos una revisión anual de su sistema de remuneración para que los problemas puedan solucionarse antes de que se agraven.
- Utilice la información disponible en el sitio web de la OFCCP como recurso para aprender a realizar una autoauditoría de su propio sistema de remuneración.
Las DIEZ COSAS QUE NO SE DEBEN HACER
1 – No tengas miedo de hacer preguntas si no entiendes los procedimientos o la terminología gubernamentales.
Una evaluación de cumplimiento puede parecer extremadamente complicada y onerosa si no se entiende qué hace el CO y por qué.
- El CO quiere que usted comprenda el proceso que están siguiendo para revisar su programa, de modo que pueda entender perfectamente por qué se han identificado los problemas y cómo corregirlos.
2 – No vea la evaluación de cumplimiento como un proceso contradictorio.
Los esfuerzos de un CO durante una evaluación de cumplimiento tienen como objetivo que usted cumpla con las regulaciones.
- No llegan a la evaluación con ideas preconcebidas sobre su estado de cumplimiento.
- Desarrolla una buena relación de trabajo desde el principio para marcar la pauta de la revisión.
- La hostilidad de un contratista da al CO la impresión de que no solo considera que su trabajo es una pérdida de tiempo, sino que además tiene algo que ocultar.
- No te tomes las cosas como algo personal.
- No se asuste si más de una persona se presenta a la visita in situ.
3 – No realizar las auditorías internas necesarias de forma periódica.
- Revise periódicamente sus políticas, prácticas y procedimientos para asegurarse de que no entren en conflicto con las obligaciones de los contratistas federales.
- Cuando se identifiquen problemas, solucione antes de que la OFCCP venga a realizar una evaluación.
- Realice su propio análisis del índice de impacto sobre los datos de actividad de su personal.
- Revise sus formularios I-9 para asegurarse de que estén archivados y sean correctos. Recuerde que Inmigración impone multas por cada formulario incorrecto.
4 – No ser proactivo en tus esfuerzos de reclutamiento
En primer lugar, hay que reconocer que los esfuerzos de contratación se reflejan claramente en la composición de la plantilla.
- No siempre bastará con publicar un anuncio en una bolsa de empleo online y esperar recibir un grupo diverso de candidatos.
- Establezca contactos con grupos comunitarios.
- Establezca contactos con otras industrias similares a la suya para ver qué están haciendo para encontrar minorías y mujeres.
- Llama a algunas puertas, recorre las calles y haz llamadas telefónicas para establecer contactos en las comunidades minoritarias.
5 – Aplicar procedimientos de solicitud y selección defectuosos.
Asegúrese de contar con un buen sistema para registrar la raza/sexo de los solicitantes.
- Todas las personas involucradas en la distribución de solicitudes de empleo deben recibir una formación completa sobre los procedimientos de la empresa para difundir las solicitudes, realizar un seguimiento de los datos de igualdad de oportunidades en el empleo y remitir las solicitudes a las personas u oficinas adecuadas.
- Los procedimientos defectuosos dan lugar a la pérdida de solicitudes y a información incompleta sobre la raza, el sexo y el puesto de trabajo al que se ha presentado la solicitud. En última instancia, esto puede provocar que se pase por alto a personas cualificadas o que la raza de las personas sea incorrecta; los responsables de la selección pueden tomar decisiones sin disponer de todas las solicitudes.
6 – No desarrollar programas eficaces de prevención del acoso por motivos de raza, sexo o discapacidad.
Enviar un mensaje contundente sobre la intolerancia hacia el acoso racial y sexual.
- A continuación, asegúrese de que los gerentes reciban formación sobre cómo gestionar las quejas de esta naturaleza.
- Haga que los empleados sientan que pueden presentar quejas sin temor a represalias y que sus quejas serán investigadas de manera rápida y justa.
- Los directivos deben ser conscientes de que cualquier infracción de la política sobre acoso racial o sexual acarreará graves consecuencias.
7 – No desarrollar un sistema para resolver conflictos entre los empleados y/o la dirección.
- Desarrolle un sistema de alerta temprana para que las disputas menores no se conviertan en problemas graves que puedan afectar la moral y la productividad de los empleados.
- Haga saber a los empleados que la empresa está dispuesta a escuchar sus problemas y que hará todo lo posible por resolverlos.
8 – No designar a una persona neutral encargada de revisar las decisiones clave en materia de empleo antes de que se tomen.
La responsabilidad de las decisiones finales sobre las medidas relacionadas con el empleo no debe recaer en una sola persona.
- Todas las decisiones deben ser revisadas por una persona encargada de la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) para verificar que cumplan con los requisitos de EEO/AA.
9 – No desconozca su Programa de Acción Afirmativa (AAP)
Conozca los diferentes componentes de un AAP.
- No pagues a un consultor para que elabore tu AAP sin saber qué incluye.
- Un CO va a cuestionar diferentes partes de su AAP y usted debe ser capaz de proporcionar las respuestas con relativa rapidez.
- No incluyas en tu AAP cosas que suenan bien o que exigen las normativas y luego no las cumplas.
10 – No ocultes información.
- Sé sincero con el CO y te ahorrarás mucho tiempo y energía.
- Cuando un CO investiga un área de interés, es necesario proporcionarle toda la información relevante para que pueda llevar a cabo su análisis.
- La información inexacta o incompleta indica al CO que existen fallos en su sistema que pueden contribuir a acciones discriminatorias.
- No retrase el proceso ni impida el acceso a los registros. La OFCCP no desaparecerá.
- Por el contrario, no proporcione demasiada información: es una pérdida de tiempo valioso para un contratista dedicar todo un día a presentaciones. La OFCCP sabe que usted quiere demostrarles que es una buena empresa, pero sea breve.
Cada empresa y cada situación son únicas, pero estas pautas sobre lo que se debe y no se debe hacer son un buen punto de partida para los contratistas federales que desean que la evaluación de cumplimiento sea sencilla y fluida. Cuanto mejor preparado esté para la llegada del CO, más probabilidades tendrá de completar el proceso rápidamente y sin problemas.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
