Cuando la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos inicia una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa, envía a la organización sujeta a la revisión una carta en la que solicita diversos tipos de información. Esta carta se denomina «carta de programación». La carta de programación incluye una lista detallada de la información específica que la OFCCP espera que se incluya cuando se envíe la información a la agencia. La carta de programación utilizada para los contratistas y subcontratistas federales que proporcionan suministros o servicios al gobierno da a estas organizaciones 30 días para enviar la información a la OFCCP.
El 1 de octubre de 2014, la OFCCP publicó una nueva versión de la carta de programación y la lista detallada. Si bien las revisiones de la carta de programación no fueron particularmente sustantivas, se realizaron amplias revisiones a la lista detallada. La versión anterior de la lista detallada solicitaba 11 elementos; la versión revisada solicita 22 elementos. Los 11 nuevos elementos se refieren a los requisitos que figuran en la normativa revisada de la OFCCP relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad. También se introdujeron cambios sustanciales en varias de las disposiciones que figuraban anteriormente en la lista detallada.
Los cambios en la lista detallada han causado gran consternación entre los contratistas y subcontratistas federales. Algunos de los cambios en la lista detallada parecen ser muy onerosos; otros parecen ser problemáticos porque las organizaciones no necesariamente han recopilado la información que parece exigir la OFCCP.
No hay duda de que la ampliación del número y la naturaleza de los elementos que figuran en la lista detallada puede resultar onerosa para los contratistas y subcontratistas federales. Sin embargo, las organizaciones que se someten a una revisión del cumplimiento de la acción afirmativa deben leer atentamente la lista detallada y, a continuación, comparar las solicitudes que figuran en ella con las normativas federales que autorizan la recopilación de esta información. La lista detallada no presenta una imagen totalmente clara de lo que la OFCCP solicita o está autorizada a solicitar.
En este artículo y en otro artículo complementario que se publicará en el próximo número de The OFCCP Digest, vamos a ofrecer algunos consejos sobre cómo responder a la nueva carta de programación y al listado detallado. Este artículo se centrará en las nuevas solicitudes de datos sobre remuneración que figuran en el listado detallado revisado; en el próximo artículo, nos centraremos en las solicitudes revisadas de datos sobre la actividad del personal y en las nuevas solicitudes de información derivadas de la revisión de la normativa sobre veteranos y discapacidad.
Antecedentes sobre el artículo Solicitud de información sobre indemnizaciones
Uno de los cambios más importantes en la lista detallada es la solicitud de datos sobre remuneración por parte de la OFCCP. En la versión anterior de la lista detallada, el punto 11 solicitaba datos resumidos sobre la remuneración de las instalaciones sometidas a una revisión de cumplimiento. La solicitud actual de datos sobre remuneración, que se encuentra en el punto 19, incluye las siguientes disposiciones:
- La OFCCP solicita datos individualizados sobre la remuneración de todos los empleados que figuran en el análisis de la plantilla para el plan de acción afirmativa (AAP) correspondiente. Se pide a las empresas que presenten la siguiente información sobre cada empleado: salario base o tasa salarial, sexo, raza/etnia, fecha de contratación, cargo, categoría EEO-1, grupo profesional y «horas trabajadas en una semana laboral típica». La OFCCP no proporciona una definición de «horas trabajadas en una semana laboral típica», ni indica cómo deben mostrarse las horas trabajadas para los empleados exentos.
- La OFCCP solicita datos sobre la remuneración de todos los empleados que forman parte del AAP pertinente, incluidos los empleados «a tiempo completo, a tiempo parcial, por contrato, por días o jornaleros [y] temporales». La OFCCP no ofrece ninguna definición de estos términos.
- El punto 19(a) indica que «los ajustes salariales, tales como bonificaciones, incentivos, comisiones, aumentos por méritos, complementos por lugar de trabajo [y] horas extras, deben identificarse por separado para cada empleado».
- El punto 19(b) indica que las empresas pueden proporcionar datos adicionales sobre los factores utilizados para determinar la remuneración de los empleados.
- El punto 19(c) indica que las empresas deben proporcionar documentación y políticas relacionadas con la remuneración.
- Los datos sobre remuneraciones deben proporcionarse a la OFCCP en formato electrónico.
El lenguaje utilizado en el punto 19 parece sugerir que la OFCCP desea obtener datos exhaustivos sobre las remuneraciones y las políticas de remuneración de todo tipo de empleados, incluidos aquellos que tradicionalmente no se incluirían en un plan de acción afirmativa. Sin embargo, una lectura más detallada del punto 19 otorga a los contratistas y subcontratistas federales una mayor discrecionalidad en cuanto a lo que deben presentar a la OFCCP.
Tipos de empleados que deben incluirse en los datos enviados a la OFCCP
El punto 19 establece que las organizaciones deben presentar datos sobre la remuneración de una amplia muestra representativa de empleados. Esto incluye a los empleados «contratados, por días o jornaleros [y] temporales». La inclusión de los empleados contratados y temporales en esta lista ha suscitado preocupación entre las organizaciones que hacen un uso extensivo de trabajadores temporales a los que se les paga a través de una agencia externa. Sin embargo, la palabra clave a tener en cuenta aquí es «empleados». La OFCCP ha definido tradicionalmente como «empleados» a aquellas personas que figuran en la nómina de una organización sometida a una revisión de cumplimiento. La OFCCP no suele solicitar datos sobre contratistas independientes, trabajadores temporales contratados a través de una agencia y otros trabajadores que no figuran en la nómina de la empresa.
- Consejo número 1: Limite los datos sobre los empleados que aparecen en los datos sobre remuneración enviados a la OFCCP a las personas que realmente figuran en la nómina de la empresa.
Emparejamiento de los empleados del análisis de la fuerza laboral con los datos de remuneración
El punto 19 indica que las organizaciones deben proporcionar datos sobre la remuneración «a la fecha del análisis de la plantilla» en el plan de acción afirmativa para minorías y mujeres que se presenta a la OFCCP. En el pasado, las organizaciones proporcionaban datos resumidos sobre los empleados que se encontraban en las instalaciones objeto de revisión a la fecha de presentación del AAP. Del texto de la lista detallada revisada se desprende claramente que la OFCCP espera recibir datos sobre la remuneración de todos los empleados que figuran en el análisis de la plantilla del AAP correspondiente. Estos datos sobre la remuneración deben corresponder a la fecha de inicio del AAP y NO a la fecha en que se presenta la información a la OFCCP o a cualquier otro periodo. Los cambios en la remuneración posteriores a la fecha de elaboración del AAP pueden sesgar los datos sobre remuneración de diversas maneras, lo que complicará los análisis de la OFCCP.
- Consejo número 2: Asegúrese de que los datos sobre remuneración se presenten únicamente para los empleados que figuran en el análisis de la plantilla y que dichos datos correspondan a la fecha en que se elaboró el AAP. Si los cambios posteriores en la remuneración de determinados empleados contribuyen a presentar una imagen más positiva ante la OFCCP, anótelo en el informe destinado a la OFCCP para indicar que se han producido dichos cambios.
Presentación de documentos y políticas sobre compensación
El punto 19(c) establece lo siguiente: «La documentación y las políticas relacionadas con las prácticas de remuneración... también deben incluirse en la presentación...». Tenga en cuenta que el punto 19(c) no dice que esta información DEBA presentarse a la OFCCP. Si bien la OFCCP tiene derecho a solicitar esta información durante el curso de una revisión de cumplimiento, los contratistas y subcontratistas federales no tienen la obligación de presentarla cuando comienza una revisión. Por supuesto, es posible que la documentación y las políticas sobre prácticas o decisiones de remuneración puedan ser útiles para una organización a la hora de explicar ciertos datos sobre remuneración, en cuyo caso la organización podría tomar la decisión estratégica de presentar cierta información.
- Consejo número 3: Envíe la documentación y las políticas relacionadas con la remuneración junto con la presentación inicial a la OFCCP solo cuando esta información sea útil para explicar las decisiones y los datos sobre remuneración.
Determinación de lo que constituye una «semana laboral típica»
El punto 19(a) establece lo siguiente: «Para todos los empleados, la remuneración incluye el salario base y/o la tasa salarial, y las horas trabajadas en una semana laboral típica». Aunque esta frase plantea diversas cuestiones, lo que la OFCCP está diciendo en realidad es que espera que las empresas proporcionen información tanto sobre la remuneración como sobre las horas trabajadas.
Es útil comprender qué pretende la OFCCP al solicitar las horas trabajadas. La agencia desea regularizar los datos para poder comparar adecuadamente a los empleados dentro de un mismo puesto o nivel salarial. La preocupación de la agencia es que los empleadores presenten datos salariales anuales sin reconocer que los empleados a tiempo parcial ganan menos que los empleados a tiempo completo en puestos comparables. La agencia espera utilizar las horas trabajadas como una forma de crear un salario equivalente a tiempo completo para los empleados a tiempo parcial. De este modo, la agencia intenta comparar cosas comparables examinando los salarios equivalentes a tiempo completo de todos los empleados.
Lo que la OFCCP debería haber hecho en su lista detallada revisada es solicitar los salarios equivalentes a tiempo completo de todos los empleados. En cambio, la agencia solicitó el salario base o la tasa salarial junto con las «horas trabajadas en una semana laboral típica». Hay dos tipos diferentes de problemas con esta idea de «horas trabajadas en una semana laboral típica». En primer lugar, las horas trabajadas en una semana laboral típica son irrelevantes para el salario de un empleado exento a tiempo completo. Dicho empleado recibirá su salario por cualquier semana determinada, independientemente de si trabaja 35, 45 o 65 horas. Mostrar el número medio de horas trabajadas por los empleados exentos a tiempo completo puede ser engañoso si la OFCCP divide este número medio de horas por el salario para obtener la tarifa por hora de estos empleados.
- Consejo número 4: Indique «horas trabajadas en una semana laboral típica» para los empleados exentos a tiempo completo como 40 horas semanales. Varios funcionarios de la OFCCP han reconocido que esta disposición sobre las horas trabajadas tiene poco o ningún valor para los empleados exentos a tiempo completo, y que 40 horas es una sustitución adecuada.
Hay una segunda cuestión relacionada con el concepto de «horas trabajadas en una semana laboral típica». Algunos empleados no exentos no tienen una «semana laboral típica» fácilmente definible. ¿Es una semana laboral típica el número medio de horas que un empleado ha trabajado durante el último año? ¿Es el número típico de horas que un empleado trabajaría si no hubiera oportunidades ni requisitos para hacer horas extras? ¿Cómo se tienen en cuenta los despidos voluntarios o involuntarios? ¿Cuál es una semana laboral típica para un empleado de guardia o un empleado que tiene un horario alternativo de semanas laborales más largas y más cortas? ¿Cuál es una semana laboral típica para un empleado que tiene un horario irregular y nunca tiene una semana laboral fija? En estas situaciones, sigue siendo importante darse cuenta de que la OFCCP está tratando de comprender cómo se paga a los empleados con el mismo puesto y el mismo grado. Por lo tanto, la cuestión fundamental no es qué constituye una semana laboral típica. La cuestión fundamental es cómo debe mostrarse la remuneración. Si la remuneración se muestra como una cantidad por hora para que pueda compararse adecuadamente con la cantidad por hora que se paga a otros empleados, el hecho de que no exista una semana laboral típica pierde mucha importancia. La única pregunta que queda es qué cifra debe utilizarse para mostrar una semana laboral típica para los empleados con horarios inusuales. Las opciones para diversos tipos de situaciones podrían incluir las siguientes:
- Mostrar 40 horas para un empleado regular a tiempo completo, incluso si el empleado suele recibir horas extras adicionales.
- Mostrar el promedio de horas trabajadas por los empleados con horarios irregulares a tiempo parcial, junto con una explicación de dichos horarios.
- Mostrar el horario laboral habitual de los empleados que tienen turnos que incluyen despidos ocasionales (o frecuentes).
- Consejo número 5: Para los empleados con horarios de trabajo inusuales, asegúrese de indicar la remuneración como una cantidad por hora. En lo que respecta a las «horas trabajadas en una semana laboral típica», considere la posibilidad de indicar cómo sería una semana laboral sin horas extras, despidos u otros horarios inusuales. Si los empleados realmente tienen un horario irregular, indique el número medio de horas trabajadas por semana. Considere la posibilidad de proporcionar anotaciones sobre las horas trabajadas si los empleados de un determinado puesto o nivel salarial tienen horarios muy variables.
A la fecha de publicación de este artículo (19/3/2015), la OFCCP rara vez ha solicitado información adicional detallada sobre la remuneración durante las revisiones de cumplimiento relacionadas con la nueva carta de programación y la lista detallada. Proporcionar datos claros y adecuados sobre la remuneración, junto con información explicativa cuando sea necesario, puede limitar las consultas adicionales que la OFCCP podría realizar sobre las prácticas y decisiones en materia de remuneración.
Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2015.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
