¿Alguna vez se ha preguntado cómo determina la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) qué contratistas recibirán una carta de programación? El proceso consta de dos partes: 1) elaborar la lista y 2) seleccionar a los contratistas de la lista. En este artículo se describe el proceso estándar para programar a los contratistas, las situaciones adicionales que podrían someter a un contratista federal a una revisión de cumplimiento y las excepciones a los procedimientos de programación establecidos.
¿Cómo se elabora la lista?
La Oficina Nacional de la OFCCP utiliza múltiples fuentes de información para elaborar una lista general de contratistas federales, denominada Sistema de Selección de Contratistas Federales (FCSS). Las fuentes incluyen:
- bases de datos federales de adquisiciones y contrataciones;
- Informes de información del empleador EEO-1;
- Datos de Dun & Bradstreet (D&B);
- datos del censo; y
- umbrales estadísticos, como el tipo de industria.
Una vez elaborada la lista, se elimina de ella a una serie de contratistas federales. Por ejemplo, se excluyen las empresas que cuentan con un Plan de Acción Afirmativa Funcional (FAAP), ya que están sujetas a un proceso de selección independiente. Los contratistas que están siendo evaluados actualmente por la OFCCP, que han sido evaluados en los últimos 24 meses o que están sujetos a acuerdos de conciliación o decretos de consentimiento vigentes también se eliminan de la lista. Por último, se excluyen los contratistas que están a la espera de ser programados, pero que aún no han sido programados de la lista anterior.
A continuación, se elabora y envía una lista para cada oficina de distrito. La oficina de distrito puede utilizar su criterio para clasificar la lista utilizando cualquiera de una serie de factores neutrales, entre los que se incluyen, entre otros:
- orden alfabético;
- número de empleados en el establecimiento;
- valor del contrato; o
- fecha de vencimiento del contrato.
En la lista resultante, el primer establecimiento y cada 25º establecimiento se marcan para una revisión de calidad según la Directiva de Ejecución de Casos Activos. Estos son los contratistas federales que reciben una carta de programación.
¿De qué otra forma podría un contratista federal estar sujeto a revisión?
Hay otras situaciones en las que un contratista federal podría estar sujeto a una revisión de cumplimiento. Como se ha señalado anteriormente, los contratistas federales con FAAP se programan a partir de una lista separada. Un contratista también puede ser programado para evaluaciones de cumplimiento previas a la adjudicación, en espera de la adjudicación de un contrato federal de suministro y servicios por valor de 10 millones de dólares o más.
Un contratista federal también puede estar sujeto a una revisión dirigida, que se produce cuando la OFCCP recibe información creíble sobre una presunta infracción de una ley o normativa que aplica la agencia. Esto incluye denuncias de discriminación laboral derivadas de quejas individuales o colectivas presentadas ante la EEOC o ante agencias estatales o locales de prácticas laborales justas (FEPAs).
El último tipo de revisión de cumplimiento es una evaluación de seguimiento del acuerdo de conciliación y/o del decreto de consentimiento. Se trata de una revisión que se programaría durante el período de supervisión de un acuerdo de conciliación o decreto de consentimiento ejecutado. La información recibida en un informe de progreso programado podría dar lugar a dicha revisión, o cuando la OFCCP necesite determinar el cumplimiento de los términos del acuerdo o decreto.
¿Existe algún límite en cuanto al número de auditorías a las que puede estar sujeto un contratista federal?
No existe ningún requisito legal que limite el número de establecimientos por contratista que la OFCCP puede programar para la evaluación del cumplimiento, por lo que la OFCCP tiene plena discreción en esta materia. Por ejemplo, en el año fiscal 2014, la OFCCP limitó el número de evaluaciones de cumplimiento a un total de no más de 35 por cada empresa matriz. Además, a cada oficina de distrito se le asignó como máximo una evaluación de cumplimiento de la gestión corporativa (CMCE) y una evaluación de colegios universitarios/universidades.
La principal restricción en las evaluaciones de cumplimiento de los contratistas federales se denomina «pase de dos años». Esta restricción prohíbe a la OFCCP iniciar una nueva revisión de una ubicación en un plazo de dos años a partir de la fecha de la carta de cierre de una evaluación de cumplimiento anterior, o del fin de las obligaciones de presentación de informes de conformidad con un acuerdo de conciliación o un decreto de consentimiento, lo que sea posterior.
Hay dos excepciones al «pase de dos años». En primer lugar, si la OFCCP considera que el contratista federal no está cumpliendo con el acuerdo de conciliación o el decreto de consentimiento, puede reabrir la revisión. Una segunda excepción es cuando la OFCCP recibe una denuncia individual o colectiva, o cuando la OFCCP determina que existe información creíble sobre una presunta infracción de una ley o normativa aplicada por la OFCCP.
De vez en cuando, la OFCCP enviará una carta de programación a un contratista federal dentro del plazo de dos años tras el cierre de la revisión. Cuando esto ocurre, la OFCCP suele estar dispuesta a rescindir la carta, a menos que una de las excepciones mencionadas anteriormente sea el motivo del inicio de la revisión de cumplimiento.
Notas finales
Tenga en cuenta que estar sujeto a una evaluación de cumplimiento es solo uno de los costes de hacer negocios con el gobierno federal. Cuando reciba la carta de programación, asegúrese de informar a su ejecutivo de más alto nivel. Informe también a la sala de correo de que cualquier correspondencia entrante del Departamento de Trabajo debe dirigirse a un único punto de contacto identificado. Los plazos indicados en la carta de programación son ajustados y bastante inflexibles.
Por último, no dude en solicitar ayuda. Consulte con el asesor jurídico interno y determine si sería aconsejable contratar a un asesor externo. Su asesor jurídico local también debería poder ayudarle a identificar al personal al que se debe informar sobre la auditoría.
Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales tienen derechos de autor © Schuyler Affirmative Action Practice 2017.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
