El 25 de febrero de 2016, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó su propuesta de norma para implementar la Orden Ejecutiva 13706, que establece la licencia por enfermedad remunerada para los contratistas federales. El presidente Obama emitió la Orden Ejecutiva el Día del Trabajo de 2015, y el Departamento de Trabajo debe publicar las normas definitivas antes del 30 de septiembre de 2016. Las personas tienen 30 días, o hasta el 28 de marzo de 2016, para presentar comentarios sobre esta propuesta.
Las cargas administrativas que esta norma impondría a los contratistas afectados son considerables. Aunque no puedo abordar todos los detalles de la propuesta en este artículo, esta descripción general revela en parte lo complicado y difícil que será cumplirla.
¿Qué contratistas están cubiertos?
Los mismos contratistas que están cubiertos por las regulaciones que implementan la Orden Ejecutiva que establece un salario mínimo para los contratistas estarían cubiertos por estos nuevos requisitos. Específicamente, los empleadores con los siguientes contratos estarían obligados a proporcionar licencia por enfermedad remunerada a sus empleados cubiertos:
- Contratos de adquisición para obras de construcción cubiertos por la Ley Davis-Bacon (DBA)
- Contratos de servicio cubiertos por la Ley de Contratos de Servicio (SCA)
- Contratos de concesión, incluidos los contratos de concesión excluidos de la SCA.
- Contratos relacionados con propiedades o terrenos federales y relacionados con la prestación de servicios a empleados federales, sus dependientes o el público en general.
Los contratos no estarían cubiertos si solo están sujetos a las Leyes relacionadas con la DBA, son subvenciones, se han celebrado con tribus indígenas o están sujetos a la Ley de Contratos Públicos Walsh-Healy, es decir, contratos para la fabricación o el suministro de materiales, suministros, artículos o equipos al gobierno. Además, los requisitos solo se aplicarían a aquellos contratos, o partes de contratos, que se ejecuten en los Estados Unidos.
Los umbrales en dólares establecidos en la DBA y la SCA deben cumplirse antes de que un contratista principal pueda estar cubierto (2500 dólares para la DBA y 2000 dólares para la SCA). Para otros contratos de adquisición, el umbral de cobertura es de 3000 dólares. Sin embargo, no existe un umbral monetario de cobertura para los contratos no relacionados con adquisiciones para concesiones o para subcontratos de contratos cubiertos.
¿Cuándo estarían cubiertos los contratistas?
La obligación de proporcionar baja remunerada por enfermedad a los empleados cubiertos se aplicaría a los nuevos contratos y a las sustituciones de contratos que expiran como resultado de licitaciones emitidas a partir del 1 de enero de 2017. Además, la norma se aplicaría a los contratos vigentes antes del 1 de enero de 2017 si se renuevan, prorrogan o modifican a partir del 1 de enero de 2017.
¿Qué empleados tienen derecho a baja remunerada por enfermedad?
Los empleados que «realicen trabajos relacionados con» un contrato cubierto tendrán derecho a acumular y utilizar bajas por enfermedad remuneradas en determinadas circunstancias. Para estar cubiertos, los salarios de los empleados deben regirse por la DBA, la SCA o la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), incluidos aquellos empleados que estén exentos de los requisitos de horas extras de la FLSA.
Los empleados realizan trabajos «en relación con» un contrato cubierto si su trabajo implica los servicios específicos descritos en el contrato. Los empleados realizan un trabajo «en relación con» un contrato cubierto si sus actividades laborales son necesarias para el cumplimiento de dicho contrato, pero no participan directamente en los servicios específicos descritos en el contrato. Los ejemplos proporcionados por el Departamento de Trabajo (DOL) de empleados que realizan un trabajo «en relación con» un contrato son un guardia de seguridad que patrulla un sitio cubierto por la DBA y un empleado de nóminas que procesa los salarios de los empleados de la SCA.
La norma propuesta establece una excepción para los empleados que realizan trabajos «relacionados con» un contrato cubierto si dedican menos del 20 % de sus horas trabajadas en una semana laboral concreta a realizar trabajos relacionados con contratos cubiertos. Dichos empleados no tienen derecho a la prestación por baja remunerada por enfermedad. Sin embargo, esta exclusión no se aplica a los empleados que realizan trabajos «en» un contrato cubierto en cualquier momento durante una semana laboral.
¿Cuántos días de baja remunerada por enfermedad deben recibir los empleados cubiertos?
Los contratistas deben proporcionar al menos 1 hora de baja remunerada por enfermedad por cada 30 horas trabajadas «en o en relación con» un contrato cubierto, hasta un máximo de 56 horas al año (siete días de 8 horas), y se les exigiría calcular la acumulación de bajas remuneradas por enfermedad de cada empleado «como mínimo al final de cada semana laboral». La baja remunerada por enfermedad se transferiría de un año de acumulación a otro, pero los contratistas no estarían obligados a permitir una acumulación total de más de 56 horas a la vez. Además, cualquier baja transferida no se contabiliza para las 56 horas del siguiente año de acumulación.
Los empleados que sean recontratados por el contratista o por un contratista sucesor en el plazo de un año tendrán derecho a que se les restituya el saldo de sus días de baja por enfermedad remunerados en el momento de la separación. Los contratistas no estarán obligados a pagar a los empleados que se marchen por los días de baja por enfermedad no disfrutados; sin embargo, si lo hacen, deberán restituir el saldo de días de baja del empleado al recontratarlo en el plazo de un año.
Aspectos destacados sobre la acumulación de bajas remuneradas por enfermedad
- Los empleados solo acumularían vacaciones pagadas por enfermedad cuando realizaran trabajos «en» o «en relación con» un contrato cubierto. Por lo tanto, el tiempo dedicado a proyectos no cubiertos no daría lugar a la acumulación de vacaciones pagadas por enfermedad. Por supuesto, los contratistas estarían obligados a mantener registros adecuados para diferenciar dónde trabajaba cada empleado.
- Las «horas trabajadas» abarcarían todo el tiempo por el que se paga o se debería pagar a un empleado, lo que incluiría el tiempo que un empleado utiliza la baja por enfermedad remunerada o cualquier otro permiso remunerado proporcionado por el empleador.
- Si los contratistas no llevan un registro de las horas trabajadas por los empleados exentos, pueden permitir que los empleados acumulen vacaciones pagadas como si trabajaran 40 horas semanales en un contrato cubierto.
- Los contratistas podrían optar por proporcionar a los empleados cubiertos 56 horas de baja remunerada por enfermedad al comienzo del año de acumulación.
- Los contratistas estarán obligados a informar por escrito a cada empleado cubierto sobre la cantidad de licencia por enfermedad remunerada acumulada y no utilizada, de la siguiente manera: (1) al menos una vez al mes; (2) siempre que un empleado solicite la información (pero no más de una vez a la semana); (3) siempre que un empleado solicite utilizar la licencia por enfermedad remunerada; (4) al momento de la separación del empleado; y (5) si el empleado es reincorporado en el plazo de un año.
- Un contratista no estaría obligado a «permitir que los empleados acumulen licencia por enfermedad remunerada en incrementos inferiores a 1 hora por completar cualquier fracción de 30 horas trabajadas. Cualquier fracción de horas trabajadas se añadirá a las horas trabajadas para el mismo contratista en las semanas laborales posteriores hasta alcanzar las siguientes 30 horas trabajadas, siempre que la siguiente semana laboral en la que el empleado trabaje en o en relación con un contrato cubierto se produzca dentro del mismo año de acumulación».
- Un contratista podría permitir a los empleados utilizar las bajas por enfermedad remuneradas en incrementos de menos de una hora, pero no podría exigirles que las utilizaran en incrementos de más de una hora.
- Un contratista no puede reducir las vacaciones por enfermedad acumuladas de un empleado en más del tiempo que el empleado haya estado realmente ausente, ni puede obligar a un empleado a tomarse más vacaciones de las necesarias para la necesidad específica, siempre que las vacaciones se asignen en incrementos de no más de 1 hora.
- La cantidad de baja por enfermedad utilizada no puede exceder las horas que el empleado habría trabajado realmente si no estuviera de baja en ese momento.
¿Cuándo se puede utilizar la baja remunerada por enfermedad?
Un empleado tendría derecho a utilizar la baja remunerada por enfermedad durante el tiempo que trabaje en un contrato cubierto o en relación con él si la ausencia está relacionada con:
- Una enfermedad física o mental, una lesión o una afección médica.
- Obtener diagnóstico, atención o cuidados preventivos de un proveedor de atención médica.
- Cuidar a un hijo, padre, cónyuge, pareja de hecho o cualquier otra persona con la que exista un vínculo sanguíneo o de afinidad y cuya estrecha relación con el empleado sea equivalente a una relación familiar, que padezca alguna de las afecciones o necesite alguno de los cuidados o tratamientos preventivos mencionados anteriormente, o que, por cualquier otro motivo, necesite cuidados.
- Violencia doméstica, agresión sexual o acoso, si la ausencia se debe a cualquiera de las condiciones o necesidades mencionadas en los dos primeros puntos, o para obtener asesoramiento o asistencia de una organización de servicios a las víctimas, buscar reubicación, emprender acciones legales o ayudar a una persona relacionada con el empleado, tal y como se ha descrito anteriormente, a tomar cualquiera de estas medidas.
Aspectos destacados sobre el uso de las bajas por enfermedad remuneradas
- Si los empleados realizan tanto trabajos cubiertos como no cubiertos, tendrán derecho a utilizar la baja remunerada por enfermedad solo durante el tiempo que trabajen en el contrato cubierto o en relación con él.
- Una «enfermedad física o mental, lesión o afección médica» se definiría como «cualquier enfermedad, dolencia, trastorno o discapacidad, o cualquier traumatismo, del cuerpo o la mente». No se requiere tratamiento por parte de un profesional sanitario, y algunos ejemplos son «un resfriado común, una infección de oído, malestar estomacal, úlcera, gripe, dolor de cabeza, migraña, esguince de tobillo, fractura de brazo o episodio depresivo».
- Los empleados tendrían una «estrecha afinidad» con cualquier persona con la que tengan un vínculo personal significativo, similar a una relación familiar, y a la que los empleados consideren como un miembro de su familia. «El empleado solo tiene que afirmar que existe una relación familiar o similar».
¿Cómo solicitarían los empleados la baja remunerada por enfermedad?
Los empleados pueden solicitar permisos de forma oral o por escrito, y en persona, por teléfono o por correo electrónico. Las solicitudes de permiso deben realizarse con al menos 7 días naturales de antelación cuando la necesidad del permiso sea previsible. Si no es previsible, se espera que los empleados avisen con la mayor antelación posible, dadas las circunstancias. Aunque la solicitud de permiso debe incluir una estimación del tiempo que necesitará el empleado, «el contratista no puede exigir al empleado que se ajuste a la estimación proporcionada en la solicitud». Los contratistas deben responder a una solicitud de permiso tan pronto como sea posible. El Departamento de Trabajo propone que esto se haga «de inmediato o en unas pocas horas». Si un contratista deniega una solicitud de permiso, la denegación debe hacerse por escrito y con una explicación de los motivos. Si se deniega por falta de información, el contratista estaría obligado a dar al empleado la oportunidad de presentar una solicitud corregida. Si la denegación se basa en una solicitud de permiso remunerado por enfermedad durante un periodo en el que el empleado no está trabajando en un contrato cubierto, la denegación debe estar respaldada por registros que muestren el tiempo que el empleado ha dedicado al trabajo cubierto y al no cubierto.
El contratista puede notificar al empleado, ya sea verbalmente o por escrito, que se concede la solicitud, pero el importe de la baja remunerada por enfermedad disponible debe comunicarse al empleado por escrito cuando se concede la solicitud.
¿Cuándo puede un contratista exigir documentación que justifique la necesidad de una baja remunerada por enfermedad?
El único caso en el que un contratista puede exigir documentación a un proveedor de atención médica (u otra documentación si la baja está relacionada con violencia doméstica, agresión sexual o acoso) es cuando un empleado está ausente durante tres o más días laborables completos consecutivos. Además, dicha documentación solo puede exigirse cuando el empleador informa al empleado de la necesidad de dicha información antes de que este se reincorpore al trabajo. Se puede notificar a los empleados dicho requisito a través de una política general o una disposición del manual.
Aspectos destacados sobre la documentación de la necesidad de baja remunerada por enfermedad
- Un contratista podría exigir que un empleado presente la documentación justificativa en un plazo de 30 días a partir de la fecha de inicio de la baja.
- Un contratista que deniegue la licencia basándose en la documentación deberá tomar dicha decisión en un plazo de 10 días naturales a partir de la recepción de la documentación o de 10 días naturales a partir de la fecha límite de presentación si no se proporciona documentación.
- Un contratista solo podría ponerse en contacto con un proveedor de atención médica para autenticar o aclarar el contenido de la certificación. No podría solicitar información sobre la afección, pedir una segunda opinión ni cuestionar el contenido de la certificación.
- Un contratista no puede exigir a un empleado que acuda realmente a un profesional sanitario como condición para aceptar la certificación.
- Las certificaciones y la documentación proporcionadas por los empleados deben mantenerse confidenciales.
¿Puede un contratista utilizar su política de PTO existente para cumplir con la normativa?
Sí, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos reglamentarios.
¿Existe alguna disposición contra las represalias?
Sí. Se prohibirá a los contratistas interferir en los derechos de los empleados o en el uso de sus permisos. Se considerarán interferencias las siguientes acciones:
- Cálculo erróneo de la cantidad de baja por enfermedad remunerada acumulada por un empleado.
- Denegar o retrasar injustificadamente una respuesta a una solicitud de baja remunerada por enfermedad.
- Desalentar a un empleado a utilizar la licencia por enfermedad remunerada.
- Reducir las vacaciones pagadas acumuladas por enfermedad de un empleado por encima de la cantidad realmente utilizada.
- Trasladar a un empleado para que trabaje en contratos no cubiertos con el fin de evitar el uso o la acumulación de bajas remuneradas por enfermedad.
Además, los contratistas no pueden despedir ni discriminar a un empleado por
- Utilizar o intentar utilizar la baja por enfermedad remunerada.
- Presentar una queja, iniciar cualquier procedimiento o hacer valer de cualquier otra forma los derechos previstos en el Decreto Ejecutivo o en la normativa.
- Cooperar en cualquier investigación o testificar en un procedimiento en virtud del Decreto Ejecutivo o los reglamentos.
- Informar a otra persona de sus derechos en virtud del Decreto Ejecutivo o las regulaciones.
¿Cómo se aplicarían las regulaciones?
Ni la Orden Ejecutiva ni la norma propuesta crean una causa de acción privada. Por lo tanto, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo investigaría el cumplimiento y determinaría si se ha producido una infracción. Dependiendo del tipo de infracción, las posibles soluciones incluyen las siguientes:
- Pago o prestaciones denegados o perdidos
- Pérdida monetaria real sufrida como consecuencia de la infracción.
- Indemnización por daños y perjuicios
- Retención de los pagos adeudados en virtud del contrato
- Reincorporación de un empleado despedido injustamente
¿Cuál es la cláusula que se incluiría en los contratos?
La cláusula contractual completa podría incorporarse por referencia en los contratos y subcontratos federales con el siguiente texto: «La Orden Ejecutiva 13706, por la que se establece la baja remunerada por enfermedad para los contratistas federales, y sus reglamentos de aplicación, incluida la cláusula contractual aplicable, se incorporan por referencia al presente contrato como si se incluyeran íntegramente en el mismo». También debe citarse la página web que incluye la cláusula contractual completa o la disposición aplicable del CFR o del FAR.
¿Qué registros deben mantener los contratistas cubiertos?
Los contratistas deben conservar los siguientes registros de cada empleado durante la vigencia del contrato cubierto y durante los tres años posteriores:
- Nombre, dirección y número de la Seguridad Social
- Ocupación o clasificación
- Tasa(s) de salarios pagados
- Número de horas trabajadas diarias y semanales
- Cualquier deducción del salario
- Total de salarios pagados en cada período de pago
- Notificaciones a los empleados sobre el importe de las bajas por enfermedad remuneradas acumuladas.
- Solicitudes de los empleados para utilizar la baja remunerada por enfermedad
- Fechas y cantidades de baja por enfermedad remunerada utilizadas
- Denegaciones por escrito de solicitudes para utilizar la baja por enfermedad remunerada, incluidas las explicaciones.
- Registros relacionados con la certificación y la documentación requerida y proporcionada.
- Registros que muestran el seguimiento o los cálculos relacionados con la acumulación y/o el uso de las bajas por enfermedad remuneradas de un empleado.
- Lista certificada de bajas por enfermedad remuneradas no disfrutadas facilitada al funcionario contratante por un predecesor.
- Lista certificada de bajas por enfermedad remuneradas no disfrutadas proporcionada por un funcionario contratante a su sucesor.
- Contratos cubiertos
¿Existe algún requisito de notificación a los empleados?
Sí, los contratistas estarían obligados a notificar a todos los empleados que realicen trabajos relacionados con un contrato cubierto los requisitos relativos a las bajas remuneradas por enfermedad. El Departamento de Trabajo proporcionará un cartel que deberá colocarse en un lugar visible del lugar de trabajo. Si el contratista suele publicar avisos de forma electrónica, podrá cumplir el requisito de notificación publicando el aviso en un sitio web que se utilice habitualmente para publicar avisos a los empleados sobre sus condiciones de empleo.
Conclusión
Debido al poco tiempo que transcurre entre la publicación prevista de la Norma definitiva en septiembre de 2016 y la fecha de entrada en vigor en enero de 2017, los contratistas que probablemente se vean afectados por estas disposiciones deben revisarlas detenidamente y comenzar a planificar su implementación y a presupuestar el aumento de los gastos. Aunque es posible que se produzcan algunos cambios, es probable que la Norma definitiva incorpore la mayoría de las disposiciones de la norma propuesta. Y, por supuesto, si un partido político diferente gana las elecciones presidenciales, la propia Orden Ejecutiva podría ser derogada por completo.
Este artículo ha sido elaborado con fines meramente informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a un abogado sobre sus circunstancias particulares para determinar el mejor curso de acción.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
