¿Qué es la informática de usuario final (EUC)?

End User Computing (EUC) is a system in which individuals can create working applications beyond the divided development process of design, build, test, and release that is generally followed by professional software engineering teams.

Casos de uso y ventajas de EUC

Microsoft Excel® es uno de los ejemplos más comunes de plataformas informáticas para usuarios finales: fácilmente accesible, rápido, flexible y familiar. Con el tiempo, los EUC se han convertido en esenciales para muchas operaciones financieras, permitiendo a los usuarios gestionar y manipular datos de forma rápida y eficaz. Como tal, la informática de usuario final puede ser beneficiosa cuando hay que hacer frente a normativas que cambian con rapidez.

Con el entorno de trabajo en pleno cambio, EUC también se está volviendo particularmente prevalente en organizaciones con oficinas remotas y usuarios BYOD, garantizando la continuidad del negocio incluso cuando las organizaciones tienen que cambiar las operaciones fuera de sus oficinas.

Estas características hacen que la informática de usuario final sea atractiva y fundamental para las estructuras empresariales, pero también la convierten en difícil de gestionar y controlar. Las aplicaciones EUC no están sujetas a la misma supervisión que las aplicaciones tradicionales y, con frecuencia, la dirección carece de visibilidad sobre el grado de integración de las EUC en la empresa. Así pues, las ventajas de las EUC han empezado a presentar riesgos para las empresas que confían en ellas.

Riesgo informático para el usuario final

El riesgo de la informática de usuario final es más frecuente de lo que muchos podrían admitir. Dado que la dirección y otros usuarios finales confían en los datos producidos por los EUC como base para la elaboración de informes y la toma de decisiones empresariales integrales, es esencial que estos activos EUC se supervisen y gestionen de forma eficaz.

A medida que las aplicaciones informáticas de usuario final se hacen más complejas, el potencial de Riesgo EUC también aumenta. Pero a medida que nos hemos ido acostumbrando a utilizar hojas de cálculo para albergar datos confidenciales, también nos hemos vuelto menos conscientes de que estas herramientas de EUC conllevan riesgos.

Cuando las EUC son fundamentales para las operaciones financieras, si una hoja de cálculo o una base de datos tiene miles de líneas de código, recibe datos de otros sistemas, utiliza múltiples macros o no se revisa con regularidad, se está exponiendo al riesgo de las EUC. Es posible que no sepa si se ha producido un cambio o se han alterado datos, independientemente de si ese cambio es auténtico, involuntario o malintencionado.

Retos y costes de la informática de usuario final

Aunque las EUC son aplicaciones bien estructuradas, dentro de una empresa el conocimiento de su existencia o ubicación puede ser a menudo muy limitado. Esto significa que su valor para el resto de la empresa no es fácilmente accesible, lo que conlleva una serie de costes potenciales de tres tipos principales:

  • Costes directos: Los costes y riesgos directos tienen un impacto claro y mensurable en las finanzas de una empresa. Puede tratarse de un error en una hoja de cálculo que provoque una pérdida de ingresos, o de un factor sistémico que contribuya a los costes operativos corrientes.
  • Requisitos reglamentarios: Estos costes son el resultado de dos factores potenciales: los procesos operativos añadidos para cumplir la normativa o el incumplimiento de la normativa, que conlleva multas y auditorías prolongadas o supervisión externa.
  • Costes indirectos: Los costes indirectos incluyen aspectos como la pérdida de reputación y suelen ser el resultado de incidentes operativos o financieros causados por una mala gestión de la EUC. La pérdida de reputación suele afectar a todas las partes interesadas de una empresa, incluidos accionistas, clientes y auditores.

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Gestión de EUC: Evaluación y control del riesgo potencial

El riesgo informático para el usuario final ha sido un problema desde que existen las hojas de cálculo Excel® y la Bases de datos Access  han existido. Cualquier aplicación que deje los procesos basados en el sistema en manos de un usuario medio plantea un riesgo de EUC.

Debido al riesgo de EUC y a su potencial de pérdidas, existe un necesidad real de gestionar la informática de usuario final. Una gestión eficaz del riesgo operativo significa ser consciente del potencial de riesgo antes de incluso se produce. Para ello, es esencial que las organizaciones dispongan de una estructura que les permita hacer lo siguiente:

  • Definir y establecer cuál es el riesgo informático del usuario final para la empresa.
  • Definir lo que constituyen EUC de alto riesgo
  • Definir los controles EUC adicionales necesarios para gestionar el alto riesgo
  • Establecer los procesos de información y seguimiento necesarios para la supervisión
  • Establecer protocolos de actuación en caso de que aumenten los niveles de riesgo o de que el control exponga excepciones
  • Establecer una respuesta adecuada

Este es un marco aproximado para la gestión del riesgo EUC. Todo ello, sin embargo, debe apoyar el marco más amplio de gestión del riesgo operativo. ¿Cuáles son las formas más seguras de gestionar y mitigar los riesgos de las aplicaciones EUC? Adoptar un enfoque basado en sistemas para apoyar el marco de control, ya que un enfoque manual es ineficaz y problemático en términos de coste-beneficio y riesgo-recompensa.

El futuro de las EUC

Sin señales de que vayamos a reducir nuestra dependencia de los EUC, es vital que las empresas comprendan y evalúen su riesgo de EUC. A pesar del potencial de pérdidas financieras y de reputación que presenta el riesgo informático para el usuario final, a menudo no se tiene en cuenta hasta que es demasiado tarde.

Proveedor de investigación Chartis estimó que el valor en riesgo de la informática de usuario final para las 50 mayores instituciones financieras superaba los 1.300 millones de dólares, lo que pone de relieve el grado en que el riesgo de la informática de usuario final puede afectar a una empresa. Más allá de las pérdidas financieras, el riesgo de EUC puede acarrear otras consecuencias: un error en una hoja de cálculo provocó la pérdida de empleo de médicos en formación del Servicio Nacional de Salud británico.

Está claro que hay mucho en juego cuando se trata del riesgo informático del usuario final. Es fundamental que las empresas evalúen, revisen y gestionen el riesgo de los EUC... o de lo contrario.

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