¿Por qué adoptar una plataforma de automatización de flujos de trabajo?
La organización y los procesos empresariales de la vieja escuela se construyeron en torno a soluciones de flujo de trabajo empresariales repetitivas, manuales y basadas en papel. Pero hoy en día, la agilidad, la flexibilidad y la ejecución precisa marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso de casi cualquier empresa.
El tedio, el papeleo y las exigencias de los procesos manuales desgastan a los empleados entusiastas y comprometidos hasta el punto de que bien podrían ser robots, pero más propensos al error y al riesgo que los de tipo mecánico. Una plataforma de automatización de flujos de trabajo como TAP digitaliza y automatiza los procesos repetitivos, de modo que se reduce o elimina el "dolor de lo mundano" (altos costes de administración, errores, retrasos, problemas de cumplimiento, incluso problemas de compromiso de los empleados) a la vez que se acelera la velocidad de los procesos y se aumenta la productividad.
Los servicios de automatización de flujos de trabajo son, en última instancia, una tecnología fundamental para los departamentos interesados en mejorar su rendimiento, capacidad de respuesta y retorno de la inversión, en convertirse en un mejor socio para el resto de la empresa y en conseguir un mejor puesto en la mesa de liderazgo dentro de su organización.
¿Con la automatización?
$3.6MM
ahorrados al año en una sola empresa que emplea TAP.
Ahorrar tiempo y recursos
Al adoptar un plataforma de automatización del flujo de trabajoverá eficiencias importantes que pueden transformar rápidamente sus operaciones. Un Automatización del flujo de trabajo TAP el cliente ahorra $3,6 millones un año después de introducir la automatización de flujos de trabajo como herramienta de gestión de procesos empresariales (BPM).
¿Sin automatización?
7.5%
de todos los documentos de la empresa se pierden por completo.
Eliminar errores y retrasos
La mejor solución de automatización de flujos de trabajo elimina las pérdidas de tiempo ocultas que conllevan los flujos de trabajo manuales: Según IDC, los trabajadores pierden 21% de su tiempo búsqueda de documentos perdidos o gestión de otros errores y problemas relacionados con los documentos. Sin embargo, 7,5% de todos los documentos de la empresa se pierden por completopero la única forma de saberlo es perdiendo tiempo y dinero buscándolos.
¿Cómo aumenta el ROI la automatización del flujo de trabajo?
La implantación de una plataforma de automatización de flujos de trabajo como TAP libera a sus empleados para que sean más productivos, ya que pueden centrarse en el trabajo real y no en lidiar con el papeleo. ¿La recompensa? Casi inmediata, y en muchos frentes:
¿Por qué utilizar herramientas de automatización del flujo de trabajo?
Mejorar la seguridad y la conformidad
Con una plataforma de automatización de flujos de trabajo basada en la nube, riesgos graves son seriamente evitablecomo el análisis de flujos de trabajo, permiten supervisar la seguridad y el cumplimiento de las normativas incluso en una organización lejana. Las acciones de los empleados se registran y se pueden auditar, los datos vitales se salvaguardan y se restringen las funciones, y los propietarios de los proyectos reciben alertas automáticas cuando surgen problemas.
Centralice los documentos y el acceso
No existe la "base de datos centralizada de documentos" con flujos de trabajo basados en papel. Automatización facilita el acceso a documentos y activos de toda la empresa, desde cualquier dispositivo. Con una única base de datos unificada de registro, todos sus documentos, formularios, registros de flujo de trabajo y otros activos están fácilmente disponibles y nunca se pierden.
Adoptar pero no interrumpir
La adopción de TAP como plataforma de automatización del flujo de trabajo permite integración perfecta con las infraestructuras digitales y los sistemas heredados existentes, sin costes de instalación ni interrupciones informáticas. Mejor aún, los flujos de trabajo actúan ahora como centros de datos unificados, eliminando múltiples sistemas de seguimiento, hojas de cálculo y otros inconvenientes.
Impulsar el trabajo en equipo y la moral
Una plataforma de automatización de flujos de trabajo elimina los obstáculos a la colaboración entre equipos y departamentos y hace que los empleados se sientan más realizados mientras se centran en el trabajo de alto valor. Los estudios demuestran cómo directivos y trabajadores desean soluciones de flujo de trabajo sencillas y de autoservicio que eliminen o aceleren las tareas rutinarias y sean fáciles de aprender y utilizar.
Entonces, ¿qué es ¿Automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo, descrita en términos generales, hace referencia a los procesos y herramientas que intervienen en el desarrollo de una serie de acciones automatizadas que componen las etapas de un proceso empresarial. Cuando se completa una acción automatizada, se desencadena otra, y así sucesivamente, hasta que se ha ejecutado un proceso completo.
Aplicado correctamente a procesos repetitivos, un programa de automatización de flujos de trabajo reduce o elimina la necesidad de que los empleados tengan que realizar manualmente muchos pasos de esos procesos, o incluso puede automatizar la totalidad de un proceso determinado. De este modo, se eliminan los errores humanos y se acelera el tiempo de ejecución, al tiempo que se libera a los empleados para que se concentren en actividades de mayor valor en lugar de lidiar con tareas rutinarias.
Pasos sencillos en la automatización del flujo de trabajo de SaaS
La mejor solución de automatización de flujos de trabajo SaaS se diseñará desde cero para una adopción rápida y sencilla. De este modo, podrá empezar a automatizar incluso los procesos más complejos lo antes posible.
Las sencillas herramientas de arrastrar y soltar le permiten diseñar formularios y documentos en línea "inteligentes", o importar y digitalizar sus propios formularios.
Las interfaces intuitivas permiten crear incluso procesos complejos sin tener que recurrir al departamento de TI, ya que apenas se necesita codificación.
En cuestión de horas o días, una buena herramienta SaaS le permite publicar un proceso automatizado, no meses o más.
¿Qué aportan las herramientas de "flujo de trabajo de arrastrar y soltar"?
El coste, el despilfarro y el riesgo asociados a los procesos manuales (e incluso a los inflexibles productos de software de flujo de trabajo de última generación) son significativos. Incluso abrumadores, si se tiene en cuenta la escala de algunas empresas y el número de procesos que se ejecutan en un día, un mes o un año.
Con las herramientas de diseño de flujos de trabajo de arrastrar y soltar, resulta sencillo diseñar y publicar procesos automatizados en sólo horas o días, no en semanas o meses. Pueden ser sencillos, complejos o estar vinculados entre sí para automatizar procesos operativos a gran escala. Y lo que es mejor, pueden revisarse y optimizarse con facilidad, para que pueda adaptarlos a nuevos retos o mejorar continuamente el rendimiento de los flujos de trabajo existentes.
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