5 pasos para la eficacia organizativa
5 pasos para la eficacia organizativa

5 pasos para aumentar la eficacia organizativa

Brian McGovern |

A medida que las organizaciones pasan de un reto a otro -de hacer frente a las repercusiones del COVID-19 a los efectos de los mercados rebote de COVID-19, y otros cambios - hay otro obstáculo importante que superar.

Durante este periodo de cambio, la mayoría de las organizaciones cada vez más centrados en maximizar la eficiencia. Todo el mundo en la empresa tiene que hacer más con menos; nadie tiene suficiente gente, tiempo o dinero.

Pero aún hay margen para una mayor eficiencia, como ya hemos explicado en el pasado. La gente cree que está trabajando duro la mayor parte del tiempo - muy trabajando duro. Pero trabajo duro no siempre equivale a "eficiencia". En el caso de Operaciones Jurídicas, por ejemplo, hemos descubierto que menos del 10% del trabajo realizado en las Operaciones Jurídicas tradicionales. aporta un valor directo al cliente.

Automatización del flujo de trabajo de TAP para las necesidades de su empresa

La solución flexible, intuitiva y sin código para usuarios empresariales.

¿El reto?

El reto es duro y sencillo:  Hay una enorme cantidad de residuos ocultos en todas las organizaciones, normalmente causados por procesos ineficaces. Por muy inteligentes que sean sus empleados, tampoco podrán superarlos. Como dijo W. Edwards Deming Ponlo, "Un mal sistema vencerá siempre a una buena persona".

¿Cómo renovar o eliminar los procesos que generan despilfarro? He aquí cinco pasos clave que una organización puede dar para mejorar la eficacia organizativa y eliminar el despilfarro.

Paso 1: Hacer visibles los residuos

El primer paso para atacar el despilfarro y la ineficacia en toda la organización es hacerlos visibles. Esto tiene dos aspectos:

  • Comprender su estado actual para descubrir exactamente donde El despilfarro se produce mediante el mapeo y la auditoría de sus procesos empresariales. Puede hacerlo en una sola operación, en un departamento o en toda la empresa.
  • Sensibilizar a los demás del hecho de que se está produciendo un despilfarro; esto implica informar a las partes interesadas o a los líderes de la empresa sobre el tipo y el alcance de las ineficiencias, y el costes que generan. Esos costes pueden ser tanto monetarios como en términos de oportunidades perdidas debido a una escasa capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes o a la dinámica del mercado.

Paso 2: Medir el despilfarro y la ineficacia

Véase el primer paso: Para atacar el despilfarro, primero tenemos que ser capaces de establecer mecanismos para medirlo, de modo que sea posible:

  • Conozca el grado de perjuicio que supone para su negocio
  • Juzga los efectos de cualquier esfuerzo que hagas para eliminar esos residuos.

Esto significa que usted y su organización deben acordar, instalar y supervisar significativo métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI), porque esos KPI serán central a sus esfuerzos. ¿Qué reglas hay que seguir para elegir los KPI adecuados?

  • Mida lo que más importa: Si usted importa demasiado muchas cosas, potencialmente no estás midiendo factores que tienen una importancia estratégica real. ¿La mejor práctica? No mida más de 4-5 KPI por proceso. Además, mídalos desde el del usuario punto de vista, basándose en lo que están experimentando: ¿Cuánto tiempo tarda una persona en ejecutar un determinado paso de un proceso, por ejemplo?
  • Elija KPI que midan factores clave para su estrategia: Como parte de su plan de operaciones, habrá establecido objetivos estratégicos. Los KPI que utilice tienen medir los factores más relevantes para alcanzarlos.
  • Asegúrese de que utiliza buenos datos: El sistema de medición que utilice debe ser válido y preciso, de modo que produzca datos oportunos, fiables y significativos para tomar decisiones acertadas.
  • Garantizar que los KPI sean controlables: ¿Puede la persona a cargo de un KPI realizar los ajustes necesarios para impulsar un mejor rendimiento del KPI?

Paso 3: Empezar a hacer cambios rápidos, haciendo hincapié en trystorming

Para erradicar el despilfarro y mejorar las operaciones, hay que adoptar la mejora continua como mantra. Un componente importante es trystorming, el proceso de combinar la lluvia de ideas con la creación rápida de prototipos -en este caso, de procesos operativos- para optimizar iterativamente el rendimiento.

De lo que se trata aquí es de hacer una lluvia de ideas rápida y, a continuación, probar nuevas ideas dentro de un proceso para medir cuáles funcionan mejor. Así que en lugar de mantener largas discusiones sobre varias opciones, aplique esos cambios y pruébelos inmediatamente para ver qué funciona.

¿Cuáles son las claves del éxito?

  • No se limite a stop tras una lluvia de ideas inicialaunque creas que has dado con la idea "perfecta".
  • No temas fracasar - así aprenderás lo que no trabajo. Intento de varios ideas es mejor que sentarse a discutir qué podría ser mejor.
  • Poner en práctica estas ideas rápidamente para medir lo que funciona y lo que no.
  • Flujos de trabajo sin código son la clave para lograrlo con rapidez y flexibilidad en las empresas transaccionales.
  • Soluciones más sencillas, con menos pasos y que no requiera una gran implicación de TI tendrá más éxito.

Flujo de trabajo y automatización de procesos le permite experimentar en la optimización de la eficiencia de un proceso de forma mucho más rápida y eficaz que conservando y revisando un proceso manual basado en papel. Una vez alcanzado el éxito, la automatización también permite mucho más fácil adaptar procesos optimizados o sus mejores prácticas a otros procesos y otros departamentos.

Paso 4: Evaluar los resultados

Para reproducir las mejores prácticas, primero hay que identificar qué es "lo mejor". A medida que aplique nuevas ideas y enfoques, debe medir constantemente su efecto en el proceso que intenta mejorar. Esta etapa se basa en los datos de medición de alta calidad mencionados anteriormente, y los efectos positivos deben verificarse y validarse utilizando los KPI pertinentes que haya establecido.

No se trata sólo de reconocer si ha habido una mejora. Se trata de comprender por qué que se produjo la mejora. Esto es esencial para que ese éxito sea reproducible en otros procesos. 

Nota: Una vez que se ha mejorado un proceso y se han reducido o eliminado los residuos, hay que nunca y olvidarse de él. Deberá supervisarlo y ajustarlo continuamente.

Paso 5: Crear eficacia organizativa en todas partes

El objetivo de Lean, Six Sigma u otras metodologías de mejora de procesos no es simplemente obtener una gran puntuación en un proceso específico. Se trata de mejorar las operaciones en general, de modo que se obtenga un rendimiento excelente en todos los frentes utilizando menos recursos.

Con el tiempo, podrá optimizar los procesos de toda la organización e incluso de sus proveedores. Podrá alcanzar sus ideal y luego estado futurodonde se consiguen las operaciones más eficientes y eficaces posibles.

Explore las mejores soluciones de gestión jurídica

Descubra hoy mismo una solución a la medida de sus necesidades y mañana.