5 usos esenciales de la tecnología en las operaciones jurídicas

La realidad de la abogacía corporativa hoy en día es la presión para hacer más con menos. Hoy en día, las herramientas de tecnología jurídica proporcionan a un departamento jurídico la capacidad de escalar y tomar las mejores selecciones y decisiones para su organización y la empresa en general.

Independientemente de si se encuentra en un estado fundacional o avanzado, tiene sentido comprender lo que un impulso tecnológico puede hacer por su empresa. Estos cinco elementos principales son los que conforman una plataforma ELM sólida y realizada: Gestión de asuntos, gestión de gastos, gestión de contratos, informes y análisis, y Automatización del flujo de trabajo.

Gestión de asuntos

Ante el reto de gestionar miles de nuevos asuntos jurídicos, tanto internos como externos, este proceso simplemente no puede seguir siendo manual. El uso de la tecnología permite mantener la integridad del proceso y eliminar riesgos al abordar varias tareas clave:

• Automatización de modo que se agiliza el proceso y se elimina el error humano de los flujos de trabajo de gestión de asuntos.
• Establecimiento de un depósito central de materias, a fuente única de la verdad para que todos los usuarios tengan acceso a los documentos y activos más actuales, y permitiendo una mejor colaboración.
• Aumentar la visibilidad de la materia para ayudar a la supervisión y la optimización, ya que los gestores pueden conocer el estado y la eficacia de cada asunto en el departamento.

Al implantar soluciones de gestión de asuntos, hemos visto cómo los equipos jurídicos gestionaban mejor las cargas de trabajo de los asuntos y reducían sus recursos y gastos jurídicos.

Cómo ¿Mucho? En el gráfico que se muestra, basado en una empresa con $400 millones de gasto legal anual, "Disminuir el gasto legal" aporta la mayor parte del valor.

Payback es gratificantemente rápido gracias a las mejoras en la eficiencia de la gestión de asuntos y el gasto.

Cuando la gestión de la materia combinado con facturación electrónicaLa inversión adicional en un sistema de facturación electrónica duplicó con creces el ahorro ya significativo de un sistema de gestión de asuntos.

Facturación electrónica y gestión de gastos

Trabajar con asesores externos alivia la carga de trabajo, pero también plantea nuevas necesidades de control de costes, compromiso una vez seleccionada la empresa y creación de visibilidad para garantizar que la relación se optimiza en aras de la eficiencia. ¿Qué ventajas puede aportar la tecnología?

• Automatización de los registros de auditoría, permitir modificaciones de la factura (mediante revisiones, ajustes, aprobaciones y rechazos)
• Aplicación de las directrices de facturación automáticamente, para que la facturación sea precisa y puntual.
• Previsión y seguimiento precisos de los presupuestos y gastos por asunto y globales.
• Agilización de la tramitación y aprobación de facturasque mejora el proceso de revisión, elimina las penalizaciones por demora y mejora la relación de trabajo entre el cliente y el abogado externo.

Al gestionar los gastos externos y la facturación electrónica mediante una solución automatizada con sólidas capacidades de elaboración de informes y análisis, un departamento jurídico puede acreditar una reducción del gasto jurídico anual tan alto como 10%.

Gestión de contratos

Los numerosos contratos que un equipo de operaciones legales debe ayudar a procesar incluyen aquellos con proveedores, clientes, socios y cualquier otra entidad relacionada con la que esté haciendo negocios. Es otra área en la que la plataforma de software adecuada puede aportar una gran variedad de mejoras:

• Ejecución más rápida de los contratos significa mayor rapidez y agilidad en la puesta en marcha del trabajo.
• Seguimiento de los contratos hasta su finalización garantiza que se siguen al pie de la letra.
• Creación de plantillas repetibles de modo que los nuevos contratos para el mismo trabajo o trabajos similares puedan ejecutarse con mayor facilidad y eficacia.
• Cumplimiento de la normativa en la creación y ejecución de contratos mediante procesos automáticos y estandarizados que ayudan a reducir los errores humanos y los riesgos.
• Control de versiones de los contratos, eliminando posibles confusiones y costes.

Al disponer de un eje central dedicado a los contratos, las empresas nunca pierden documentos o plazos importantes y tienen una forma de asignar y recordar a los participantes con correos electrónicos de recordatorio automatizados. Esto reduce las fricciones y los retrasos, y aumenta el ahorro de costes.

Informes y análisis

La capacidad de acceder a los datos de una manera fácil de consumir es cada vez más importante, ya que una mejor visualización de esos datos permite a Legal Ops extraer información práctica basada en el análisis. Cómo puede poner esto en práctica?

• Mejorar la eficacia en todo el departamento y la empresa optimizando los procesos y los resultados.
• Optimizar la selección de asesores externos en función de los costes y los resultados, de modo que se asigne el recurso adecuado al asunto correcto.
• Analizar el presupuesto y la alineación de costes por proveedor, gastos, honorarios y cronometradores.

Al recurrir al análisis de datos, más equipos de operaciones jurídicas están utilizar métricas granulares para orientar su toma de decisiones sobre la contratación de asesores externos y otras áreas operativas.

Esta "gestión activa" impulsada por la toma de decisiones basada en datos ha ido ganando terreno en los últimos años a medida que aumentaban los costes, especialmente en fases como la instrucción del sumario.

He aquí un sencillo cálculo del retorno de la inversión sólo con el uso de la analítica para mejorar la eficiencia operativa.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo jurídicos en un entorno corporativo logra una gran cantidad de eficiencias y ventajas (ya que usuarios como Yahoo y NetApp puede atestiguar) por...

• Acelerar los procesos eliminando el trabajo manual y los retrasos mediante la automatización de tareas repetitivas.
• Eliminación de errores humanos que pueden ser potencialmente costosas.
• Garantizar que se siguen las mejores prácticas haciendo que los procesos sean estandarizados y repetibles.
• Cumplimiento de las normas de protección archivando los flujos de trabajo completados para posteriores auditorías y revisiones de conformidad.
• Impulsar una colaboración más eficaz y oportuna entre los participantes, incluidos los abogados externos y otros miembros del ecosistema jurídico.
• Extender las mejores prácticas jurídicas a toda la organizaciónya que están integrados en los flujos de trabajo de departamentos no jurídicos, como los procesos de recursos humanos y contratación.

Ejemplo: NetApp decidió automatizar sus procesos de operaciones legales. Con sólo aplicar la automatización del flujo de trabajo a los numerosos acuerdos de confidencialidad que el departamento jurídico tenía que procesar cada año, consiguió $3,6 millones anuales de ahorro.