La importancia de auditar una hoja de cálculo

Este artículo le proporcionará la información necesaria para realizar una auditoría eficaz de las hojas de cálculo.

Tanto si se crea un nuevo modelo basado en una hoja de cálculo como si se hereda un complejo archivo Excel de un colega, ser capaz de auditar una hoja de cálculo con eficacia es una habilidad útil para garantizar que los datos necesarios para tomar decisiones son fiables. En este artículo se explica cómo funcionan las hojas de cálculo y cómo llevar a cabo una auditoría eficaz de las mismas, comparando los elementos siguientes herramientas manuales integradas en Excel con un plataforma automatizada de gestión de hojas de cálculo.

Los errores y fallos en las hojas de cálculo son constantes. Auditar las hojas de cálculo más importantes de una empresa puede ayudar a mitigar el riesgo de erroresPara que una empresa pueda tomar las decisiones estratégicas correctas, es fundamental que los procesos de datos sean más sólidos y fiables, y que sepa exactamente de qué recursos dispone. Sin información y datos correctamente expuestos ante los responsables de la toma de decisiones, existe un peligro real de cometer errores basados en cifras erróneas.

¿Qué es la auditoría de hojas de cálculo?

En términos sencillos, las auditorías de hojas de cálculo están diseñadas para garantizar que una hoja de cálculo funciona de la forma para la que fue creada. Esto implica comprobación de todas las celdas están haciendo lo que estaba previsto para ellos, los los datos se procesan según lo previstoy hay sin errores introducido en la hoja.

Existen procesos que facilitan la realización de la auditoría, así como herramientas de auditoría de Excel que pueden ayudar a explorar la forma en que se estructuran los datos en las hojas y los cálculos que se realizan. A continuación se describen los procesos disponibles.

¿Cómo se audita realmente una hoja de cálculo?

Auditoría manual de hojas de cálculo

Auditar manualmente una hoja de cálculo es un proceso que lleva mucho tiempo, ya que implica comprobar si hay filas, columnas u hojas de cálculo ocultas y verificar individualmente las entradas de celdas, hoja por hoja, para comprobar los datos, los cálculos y el formato.

Además, una auditoría típica de una hoja de cálculo profundizaría más, para comprender el orden y el flujo de los datos a medida que se mueven por una hoja de cálculo. Se pueden utilizar varias herramientas de Excel para examinar más de cerca las celdas y hojas individuales:

Si la celda resaltada contiene una fórmula y utiliza esta función, se dibujarán flechas en la hoja, resaltando todas las celdas utilizadas para hacer la fórmula.

Rastrear dependientes

Esta función dibujará flechas desde una celda resaltada a cualquier otra celda que la utilice dentro de una fórmula.

Eliminar flechas

Esto eliminará cualquier flecha que las funciones Trazar Precedentes o Trazar Dependientes hayan añadido a la hoja de cálculo.

Mostrar fórmulas

Esto mostrará todas las fórmulas que se encuentran dentro de la hoja de trabajo actual.

Comprobación de errores

Esta función contiene 3 opciones.

• La primera "Comprobación de errores" se utiliza para resaltar las celdas que contienen errores, como ¡#VALUE!, al tiempo que sugiere correcciones para los mismos.
• La segunda opción es 'Rastrear Errores', si una celda tiene un error dentro de ella, usando esto se añadirán flechas a la hoja, apuntando a todas las celdas de origen.
• Referencias circulares" resalta las celdas con fórmulas que tienen un rango que se incluye a sí mismo.

Evaluar fórmula

Aparece un cuadro de diálogo que ayuda a desentrañar las distintas secciones de las fórmulas complejas, ayudando al usuario a solucionar problemas.

Validación de datos

La validación de datos se encuentra en la cinta Datos y permite establecer reglas para un rango de celdas. Cuando se definen estas reglas, los usuarios sólo pueden introducir valores cualificados. Al utilizar la opción "Circular datos no válidos", se resaltarán todas las celdas que no cumplan las reglas definidas por la Validación de datos. Aunque la Validación de Datos debería evitar que se introduzcan ciertos números, una fórmula puede a veces sobrepasar estas reglas.

Cuando se trabaja en una hoja de cálculo de gran tamaño, no es raro que los datos se repartan entre varios libros de trabajo. De vez en cuando, aparecerá un cuadro de diálogo notificando que el libro de trabajo contiene información de otra fuente. Para encontrar la información que se extrae de otro libro de trabajo, vaya a la cinta de opciones Datos y, a continuación, a la sección "Consultas y conexiones".

Auditoría automatizada de hojas de cálculo

Es comprensible que realizar todas las comprobaciones anteriores lleve un tiempo considerable, que puede ahorrarse utilizando una plataforma de software de gestión de hojas de cálculo. Nuestras soluciones permiten a las organizaciones exponer y comprender el linaje de datos de las hojas de cálculo, identificar cualquier cambio realizado en archivos específicos, cuándo y por quién para evitar el riesgo de incoherencias y errores.

Al implantar una solución de automatización de hojas de cálculo, podrá:

• Compara varias versiones de un archivo para identificar los cambios realizados.
• Aplique un marco de control a sus hojas de cálculo y bases de datos Access, para crear una pista de auditoría de los cambios y ver cómo evolucionan sus archivos con el tiempo.
• Gestionar el proceso de revisión y aprobación de celdas críticas en hojas de cálculo de alto riesgo.
• Automatice la producción de pruebas documentales, por ejemplo, para el cumplimiento de SOX.

El mayor control de gestión que proporciona ClusterSeven le ayudará a gestionar mejor los procesos dependientes de hojas de cálculo y a reducir el riesgo de errores.

El software funciona discretamente en segundo plano, supervisando, registrando y analizando los cambios en los archivos (incluso si cambian de nombre), y alertando de cualquier anomalía para que puedas tomar medidas. Todo ello sin cambiar nada de la agilidad que ofrecen las hojas de cálculo, ni la forma de trabajar con ellas.

Las auditorías de hojas de cálculo no tienen por qué ser un suplicio. Eche un vistazo a nuestro Guía de gestión de riesgos en hojas de cálculo para saber más sobre la gestión de los riesgos de los archivos Excel y otras aplicaciones informáticas para usuarios finales.