¿Cómo pueden los directores financieros escapar de la espiral de las hojas de cálculo?

Tres años después, los resultados de la investigación del Foro de Finanzas Modernas de FSN, titulada Encuesta sobre el futuro de la información financiera 2017, potencialmente todavía siguen siendo válidas hoy en día.

Los directores financieros están atrapados en un hoja de cálculo en espiral, y parece que son incapaces de encontrar una salida. Esto está repercutiendo enormemente -e incluso agravando- los retos a los que se enfrentan los departamentos financieros a la hora de satisfacer las exigencias de información de las autoridades internas y externas.

La investigación detectó una gran dependencia de las hojas de cálculo, con 71% de organizaciones utilizando la herramienta para recopilar datos en todas las unidades de negocio. Pero, por supuesto, dada la volatilidad del entorno económico y la evolución del panorama normativo, los departamentos financieros a menudo necesitan desarrollar nuevos modelos de negocio o cambiar los existentes.

La mayoría de las empresas despliegan sistemas empresariales sofisticados, pero estas tecnologías no pueden satisfacer las demandas de agilidad de la organización debido a su complejidad.

46% de las organizaciones dependen hoy de la función informática para enmendar sus estructuras de información en estos sistemas empresariales. Esto provoca retrasos y deja a los directores financieros sin otra opción que recurrir a hojas de cálculo para llenar el vacío de funcionalidad y utilizar estas aplicaciones informáticas de usuario final (EUC) para cubrir los procesos de elaboración de informes. Este ciclo continúa sin fin.

El proceso de información financiera mantiene 97% de CFOs despierto por la noche, con 62% de los equipos financieros afectados que no cumplirán sus plazos de presentación de informes. Para contrarrestar el impacto de la reducción de recursos, los directores financieros están recurriendo a los informes de autoservicio, que consideran su segunda prioridad tecnológica después de la producción automatizada de documentos y las firmas electrónicas.

Falta de controles y visibilidad

La razón de ser de los informes de autoservicio es comprensible, pero la noción está plagada de riesgos debido al fenómeno de la "espiral de la hoja de cálculo" que se apodera de los departamentos financieros. Las hojas de cálculo se utilizan para una amplia variedad de procesos financieros, manipulación de datos y agregación, con múltiples fuentes de información que alimentan estas aplicaciones. El problema del uso desestructurado e incontrolado de las hojas de cálculo es que resulta difícil garantizar la exactitud de los datos que residen en estas aplicaciones.

Definitivo políticas y controles en torno al uso de hojas de cálculo faltan en muchas organizaciones; en consecuencia, hay una falta de visibilidad de los linajes de datos y las interconexiones entre las hojas de cálculo y otros archivos EUC. Esto aumenta enormemente el riesgo del uso de estas herramientas para la elaboración de informes financieros precisos, ya que normalmente cualquiera puede crear un nuevo proceso financiero crítico para la empresa, sin controles ni contrapesos que garanticen el uso preciso de los datos en el modelo.

CFOs debe tener confianza en sus datos. Deben conocer las fuentes de datos exactas que alimentan sus informes financieros, y su providencia. La realidad es que muchos departamentos financieros no tienen visibilidad de los flujos de datos en su entorno de hojas de cálculo y EUC. Los vínculos de datos entre las distintas hojas de cálculo de los departamentos, regiones y modelos no suelen estar documentados, por lo que es imposible verlos y descifrarlos con precisión. 40% de los directores financieros no logran ponerse de acuerdo que sus datos estén siempre de confianza; 46% de ellos preocuparse de que se identifique un error inesperado en la hoja de cálculo.

Las repercusiones podrían ser importantes, ya que cuando se trata de información financiera y resultados, responden individualmente. El sitio Marks and Spencer cuando la empresa publicó inadvertidamente resultados financieros inexactos debido a un error en una hoja de cálculo, es sólo un ejemplo de ello. Un solo error en una hoja de cálculo puede crear un efecto dominóEsto crea una anarquía de datos que puede invalidar la exactitud de los modelos e informes financieros y poner a la empresa en una situación de riesgo operativo extremo.

Y sin embargo, Los directores financieros no se libran de la espiral de las hojas de cálculo, debido a lo arraigadas que están en la función financiera. Sin embargo, los directores financieros tienen que poner orden en su casa, y la solución está realmente en adopción de tecnología. Intentar descifrar manualmente los linajes de datos en un vasto entorno EUC es una tarea inútil y, de hecho, imposible.

Por qué la automatización es la respuesta

La automatización puede romper la espiral de las hojas de cálculo que supone un reto para muchos directores financieros y sus departamentos financieros. Al adoptar la tecnología, los departamentos financieros pueden instituir un control integral de las hojas de cálculo a lo largo de su ciclo de vida, transparencia en torno a sus datos y linaje de datos, desde la creación hasta el desmantelamiento. Además, pueden garantizar que los procesos críticos para el negocio que residen en las hojas de cálculo se incorporen adecuadamente a los sistemas empresariales centrales en el momento oportuno, en función de las políticas organizativas y los requisitos normativos. Este enfoque ayuda a mantener "una versión de la verdad en todo momento y en toda la empresa.

La investigación mencionada también destaca cómo 75% de los directores financieros aún no han dado el paso a informes en tiempo real en la sala de juntas. Para ello, la precisión indiscutible de la información y la visibilidad completa del universo de hojas de cálculo y la transparencia de los linajes en todo el panorama de datos es esencial - y la tecnología puede conseguirlo. Los departamentos financieros podrán gestionar todas y cada una de las hojas de cálculo y aplicaciones EUC a lo largo de su ciclo de vida. de forma rutinaria y basándose en las mejores prácticas. También contribuirá a hacer realidad el objetivo de los directores financieros de disponer de informes financieros de autoservicio... y les ayudará a salir de la espiral descendente que amenaza a sus empresas. y tranquilidad.

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