Legal Reimagined- Consejos para el proceso de gestión de contratos
Legal Reimagined- Consejos para el proceso de gestión de contratos

Entender el "por qué" del proceso de gestión de contratos

Vivian Susko |

Cómo impulsar el ROI entendiendo el PORQUÉ de los acuerdos contractuales.

Sabemos que contar con un buen proceso de gestión de contratos es fundamental para obtener ingresos; Comercio y contratación mundiales llegó a la conclusión de que una mala gestión de los contratos puede costar a las empresas 9% de su cuenta de resultados. Pero el valor no reside solo en la rapidez con la que se negocia o ejecuta un contrato, sino en los datos que se obtienen de los clientes cada vez que se llega a un acuerdo (si es que se ha prestado atención). 

En qué centrarse durante el proceso de gestión de contratos

Lo primero que hay que saber sobre la creación de acuerdos es que muchas organizaciones siguen supervisando la mayor parte del proceso manualmente. Esto suele implicar juegos de ping pong por correo electrónico y etiqueta de aprobación, que pueden llevar mucho tiempo, ser frustrantes y exponer a las organizaciones a riesgos. Y lo que es más importante, extraer datos del proceso manualmente suele implicar esperar a que termine la negociación para registrar datos que sólo son relevantes para el resultado. Peter Thomson, responsable de ventas de marketing de productos CLM en Mitratech, cree que se trata de un descuido crítico que puede costar caro a las empresas a largo plazo:

Mirar los datos tomados después de alcanzar un acuerdo es como ver sólo los últimos cinco minutos de la película del partido: se pierde la perspectiva crítica de los movimientos realizados a lo largo del camino.

Para ello, también perderá información sobre el comportamiento de sus clientes y partes interesadas que podría resultar útil más adelante, por ejemplo: 

  • ¿Qué cambió las tornas del acuerdo? 
  • ¿Quién era la persona más indicada para cada fase de aprobación? 
  • ¿Hubo alguna adenda? 
  • ¿Qué secciones de los contratos presentaban obstáculos?
  • ¿En qué parte del proceso de contratación pasó más tiempo su equipo? 

Estos datos serían útiles para tenerlos archivados en caso de que repita un cliente, pero también puede aprovecharlos inmediatamente para informar sobre las mejores prácticas para futuros acuerdos. Además, mantener un registro digital del proceso contractual de principio a fin puede ayudarle a descubrir por qué y cómo se alcanzan los acuerdos, información que podría impulsar la aprobación de las partes y acelerar el proceso de forma significativa. Si sabe que una parte X tendrá un Y respuesta a una cláusula específica 78% de las veces, las acciones relativas a esa cláusula pueden ajustarse, racionalizarse e impulsarse con confianza. Cuando los datos informan de sus esfuerzos a lo largo del proceso contractual, todo el mundo dedica menos tiempo a negociar y más a llegar a un acuerdo.

Aprovechar los datos para obtener información

Un completo solución de gestión de contratos pueden ayudar a automatizar las tareas diarias y acelerar las operaciones, pero la mayoría no recopilan los datos de comportamiento necesarios para ofrecer inteligencia empresarial procesable. Es importante encontrar una plataforma que pueda crear una pista de auditoría digital de los datos de comportamiento. Estos análisis granulares pueden utilizarse para mejorar las decisiones empresariales, acelerar la obtención de acuerdos, optimizar el ahorro e impulsar la eficiencia.

Para rentabilizar al máximo su inversión, busque una plataforma que ofrezca recopilación de datos de comportamiento y análisis inteligentes. Puntos extra si encuentras una solución que se integre con la gestión de asuntos, la automatización de flujos de trabajo y la retención legal para un mejor control integral de tus operaciones legales.