Una comunicación clara y eficaz es vital para un regreso seguro a la oficina
En abril de 2020, las cifras publicadas por la Oficina de Estadísticas Nacionales del Reino Unido mostraban que el 49,2% de los adultos con empleo trabajaban desde casa, como consecuencia de las medidas de distanciamiento social introducidas en respuesta a la pandemia de coronavirus.
Estos estadísticas refuerzan lo que todos sabemos, que vivimos tiempos sin precedentes y hemos tenido que adaptarnos a nuevas formas de trabajar. Aunque desde hace unos años trabajo principalmente desde casa, aún me resulta extraño no haber ido a la oficina en durante tres meses y que todos mis compañeros están también en casa (¡aunque he disfrutado viendo la decoración de sus hogares en llamadas a distancia!)
Sé, por lo que he hablado con algunos miembros de mi equipo, que ha sido difícil adaptarse a trabajar en casa y asegurarse de conseguir el equilibrio adecuado entre "vida laboral" y "vida familiar". A algunos les ha resultado más fácil que a otros adaptarse a desplazarse a su oficina en casa en lugar de a su lugar de trabajo habitual. Aunque nos hemos acostumbrado a esta nueva forma de trabajar, es importante que las organizaciones no se conformen.
La comunicación continua es esencial
Algo que todos con los que he hablado tienen en común es que todos hemos encontrado comunicación continua la clave para mantenerse informado y al tanto de las políticas de la empresa mientras estamos encerrados y más allá. A algunas organizaciones les ha resultado difícil asegurarse de que sus empleados están al día de las políticas que establecen cuándo es aceptable visitar la oficina.
¿Quizá ha descubierto que los empleados han estado entrando en la oficina sin el conocimiento de la empresa y que es necesario redactar y distribuir una política para concienciar a los empleados de que esto no debería estar ocurriendo? Además, si hay una necesidad real de entrar en la oficina, ¿quién lo aprueba y se asegura de que el empleado tiene el acceso adecuado y sigue los procedimientos correctos? No cabe duda de que implantar un proceso automatizado para gestionar estas solicitudes.
Las organizaciones están revisando continuamente sus "políticas de trabajo desde casa" a medida que cambian los criterios de bloqueo, pero por las conversaciones que he mantenido, hay sin prisas locas para que los empleados vuelvan a la oficina. Por eso es aún más importante una comunicación clara y continua. ¿Mantiene informados a sus empleados de sus últimas decisiones?
No puedo insistir lo suficiente lo importante que es que los empleados sepan lo que piensa la empresa y cuáles son los planes. Sé que las actualizaciones periódicas que recibo me ayudan a sentirme informado y que la empresa piensa en mí. Soy consciente de que estos planes pueden cambiar y cambiarán, pero mientras se mantenga abierto ese canal de comunicación, todo el mundo sentirá que sabe lo que está pasando.
¿Qué pasará cuando volvamos a entrar?
Hablemos de ese día en el que do empezar a aventurarse a volver a la oficina. Quizá quieras pensar en realizar una encuesta a los empleados para ver cómo se siente su personal con respecto a su regreso y darles la oportunidad de plantear cualquier preocupación COVID-19. De este modo se asegura de que puede abordar cualquier pregunta con antelación y que las respuestas se comunican claramente a todos. En realidad, este es un punto en el que me gustaría hacer hincapié - no es momento para ambigüedades. Debe asegurarse de que todos sus empleados reciben el mismo mensaje al mismo tiempo.
Las organizaciones van a tener que poner en marcha medidas de distanciamiento socialcomo los sistemas unidireccionales y las distancias adecuadas entre escritorios. Antes de que tus empleados empiecen a volver a la oficina, tienes que asegurarte de que tus políticas de distanciamiento social se comunican con claridad y de que cada uno de ellos las ha leído y comprendido.
Puede que esté pensando en un enfoque gradual o escalonado - Una vez más, esto debe quedar claro para cada empleado, de modo que sepa cuándo puede ir a la oficina (y cuándo no). Además de las medidas de distanciamiento social, hay que pensar en Equipos de protección individual (EPI) y cómo entienden los empleados qué EPI se espera que lleven y utilicen.
Una comunicación clara y eficaz infunde en sus empleados la confianza de que se les mantiene al corriente de los últimos planes de la organización y de que saben todo lo que necesitan mientras trabajan en estos tiempos extraordinarios. Además, pedir opiniones a los empleados les hace sentirse parte del proceso de toma de decisiones.
Implantación de un sistema sólido tecnología de gestión de políticas permite a las organizaciones comunicarse fácilmente con sus empleadosde manera coherente, y se asegura de que disponen de la información más actualizada.
Junto a la tecnología de gestión de políticas, la implantación de un sistema sencillo pero muy eficaz solución de automatización del flujo de trabajo permite a una organización recabar la opinión y los comentarios de sus empleados.
