¿Cómo permite ECM un trabajo desde casa más eficiente durante la COVID-19?

Jon Dedman |

Desde que comenzó la pandemia del COVID-19, las empresas han tenido que adaptarse a una forma totalmente nueva de gestionar los procesos cotidianos. A medida que el personal se aleja de las oficinas para trabajar desde casa, ¿cómo evolucionan los procesos basados en papel para permitir que el personal remoto acceda a la información que necesita, produzca el contenido requerido y lo ponga a disposición de los demás?

Tomemos el sencillo proceso de enviar un extracto de cuenta a un cliente, un reto común al que se enfrentan innumerables empresas. El extracto se imprime y se envía por correo al cliente. Ahora que muchas empresas tienen personal que trabaja desde casa, sin la impresora o el papel necesarios y sin forma de enviar extractos físicos, hay que encontrar una nueva solución.

Para los usuarios de las principales herramientas de gestión de contenidos empresariales (ECM), como la nuestra DataStorehan podido resolverlo utilizando la solución de capacidades de superposición, crear una versión electrónica del extracto que duplique el producto físico anterior . Sus clientes pueden seguir recibiendo los extractos en el mismo formato, pero ahora mucho más rápidamente porque es electrónico.

Una vez levantado el bloqueo de COVID, esta empresa debería ahorrar dinero y tiempo creando extractos de cuenta digitalmente y mejorando la velocidad de respuesta a las peticiones de los clientes.

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Revisión de los procesos internos en torno a ECM

También es necesario reevaluar los procesos empresariales internos. Muchos usuarios de ECM tienen procesos que se inician en papel y luego se escanean por lotes. Algunos procesos incluso implican imprimir correos electrónicos para su posterior escaneado. De ello se encargan equipos que pueden escanear, indexar y almacenar los documentos mediante potentes escáneres que ayudan a convertir rápidamente el papel en contenido electrónico.

Pero estos escáneres son sólo disponible en el entorno de oficina y actualmente no hay una forma fácil de pasar el papel a estos equipos para su procesamiento, no mientras el bloqueo está en vigor. Un ECM de primera clase dispone de herramientas que pueden ayudar, con complementos de Microsoft Office para Word, Excel y Outlook para capturar documentos como su fuente y almacenarlos desde dentro de la aplicación.

El equipo de escaneado puede todavía aportan un valor añadido significativo a este proceso incluso después de la implantación de ECM. Sus conocimientos sobre comprobación y categorización de documentos pueden adaptarse a la comprobación de calidad de los documentos electrónicos que se vayan añadiendo. De este modo se garantiza el mantenimiento de la calidad y la precisión a pesar de un cambio significativo en la forma de capturar la información.

El desarrollo de procesos para gestionar esto en una solución de gestión de procesos (como DataStore's Document Routing o DataStore Workflow) puede proporcionar una estructura formal a este proceso, creando una cola de contenidos para procesar y generar automáticamente una auditoría completa que sería muy difícil con papel.

ECM puede impulsar la transformación empresarial Continuity

Aunque la incertidumbre empresarial es un impacto obvio de esta pandemia, este es un buen momento para que las organizaciones den un paso atrás y revisen sus procesos. Una vez levantado el bloqueo, el personal puede sentirse más cómodo y confiado en seguir trabajando desde casa.

Una solución ECM puede formar parte de una estrategia de futuro para añadir agilidad, capacidad de respuesta y seguridad a una organización, haciendo realidad la Business Continuity Transformation™.

Mediante la adaptación y el cambio de los procesos, su empresa puede ser más eficiente, más consciente de sus contenidos y comunicaciones, y al mismo tiempo ser más apoyo a sus empleados y poder utilizar mejor el competencias clave que han perfeccionado a lo largo de los años.

Para atender mejor a nuestros propios clientes durante este tiempo, grabamos un seminario web que aborda muchas de estas cuestiones clave, aportando algunas soluciones bastante fáciles de aplicar a los retos que el trabajo desde casa ha planteado a algunas empresas.

Si tiene alguna pregunta, necesita orientación o está desesperado por encontrar una solución como ECM que sea rápida de implantar y tan sólida y segura como necesita, por favor póngase en contacto.

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