Para la gestión de políticas, dé a los empleados las herramientas para el éxito

Natalie FitzHugh |

En la segunda parte de esta serie de seis partes, vamos a explorar la importancia de asegurarse de que una herramienta de gestión de políticas es fácil de usar para sus empleados, sobre todo cuando se trata de leer, atestiguar y encontrar políticas.

Todos sabemos lo importante que es que los empleados siguen comprometidos Una forma de conseguirlo es facilitarles el acceso a herramientas que les permitan tener éxito. Esto es muy aplicable cuando se trata de comunicar y distribuir políticas en una organización. ¿Considera que sus empleados no se adhieren a las políticas, y está esto relacionado con la forma en que interactúan con ellas?

Cómo influye la eficiencia del software en el compromiso

Según Oxford Economicsmás de un tercio de todos los empleados (39%) afirman sentirse frustrados con el software y la tecnología de que disponen en el trabajo. En Estados Unidos, solo otros 39% afirman recibir formación suficiente sobre la tecnología de la que disponen en el lugar de trabajo.

En el primer blog de esta seriehablé de cómo una herramienta informática tiene que ser eficiente: ¿cuánto tiempo tarda un empleado en realizar tareas rutinarias? ¿Cuántos clics necesita? Esto se aplica sin duda a la hora de elegir una herramienta de gestión de políticas, ya que es importante que la lectura y la certificación de las políticas causen el mínimo trastorno durante la jornada laboral; de lo contrario, sus empleados podrían ignorar estas tareas de cumplimiento.

Exploremos cinco áreas que debe tener en cuenta en torno a la experiencia del empleado a la hora de elegir una solución de gestión de políticas.

La experiencia del cumplimiento de la política de personal

  • Notificaciones: ¿Cómo avisa la solución a alguien de que tiene una política que leer? La forma más sencilla sería enviar un correo electrónico automático, pero hay que asegurarse de que este correo electrónico sea fácilmente configurable para que tenga la marca y el mensaje adecuados. Piense también en cómo deberían funcionar las notificaciones de recordatorio. Sería muy útil poder tener una redacción diferente dependiendo de lo cerca que esté la fecha límite. Independientemente de cómo se notifique a los empleados, debe ser muy sencillo para que naveguen hasta las políticas que hay que leer, tan sencillo como un solo clic.
  • Políticas de lectura: Una vez que los empleados saben que tienen que leer una o varias políticas, ¿cómo se les muestran? Lo ideal es una interfaz sencilla que enumere las políticas, la fecha límite para leer cada una de ellas y los datos de la persona de contacto en caso de duda. La fecha límite es importante para los empleados, ya que les permite dar prioridad a las políticas en función del tiempo de que disponen, asegurándose de que no se saltan ningún plazo crítico. Cuando un empleado lee una política, ésta debe mostrarse claramente y con un mínimo de distracciones, como verse obligado a ampliar la pantalla para leer un texto demasiado pequeño.

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  • Dar fe de las políticas: Un empleado ha leído una política, ¿y ahora qué? Necesita una forma sencilla de certificar electrónicamente que ha recibido y leído la política. La forma de hacerlo debe ser intuitiva para los empleados: basta con pulsar un botón.
  • Encontrar políticas: ¿Qué ocurre cuando un empleado necesita consultar una política para comprobar su contenido? No queremos que sea una tarea pesada y complicada, de lo contrario corremos el riesgo de que los empleados sigan una versión obsoleta de una política porque no pueden encontrar la última versión. Su solución de gestión de políticas debe permitir a los empleados realizar búsquedas basadas en palabras clave, consultando el contenido de las políticas, para que no tengan que recordar títulos o descripciones.
  • Formación: Por último, hablemos de formación. No querrá tener que formar a todos sus empleados sobre cómo leer, atestiguar y encontrar pólizas. Por lo tanto, debe encontrar una solución que sea fácil de implantar en toda su organización, independientemente del número de empleados o de su ubicación. La gestión de sus políticas no debe requerir ninguna formación del usuario final. El resultado final es que sus empleados pueden empezar a utilizar inmediatamente la solución de gestión de políticas y usted no necesita tener un retraso debido a clases o instrucciones especiales.

Acuérdate, los empleados no utilizarán la solución todos los días.  Por eso es importante elegir una herramienta de gestión de políticas que sea intuitivo y haga no causar frustración cuando los empleados necesiten utilizarla. Cuando se les pide que lean y acepten una política, debería ser tan sencillo como recibir una notificación, navegar hasta la política, leer la política y dar el certificado electrónico. Fíjese en el número de clics que esto llevaría: el cuantos menos, mejor.

Únete a mí de nuevo próxima semana para la tercera parte de esta serie, en la que vamos a examinar de nuevo la facilidad de uso, pero desde el punto de vista de la perspectiva de los propietarios y administradores de las pólizas. Examinaremos la importancia de elegir un sistema de gestión de políticas que sea sencillo de mantener y gestionar.