Flujo de trabajo de la semana: 3 formas de impulsar el crecimiento empresarial con el análisis de flujos de trabajo
Flujo de trabajo de la semana: 3 formas de impulsar el crecimiento empresarial con el análisis de flujos de trabajo

Flujo de trabajo de la semana: 3 formas de impulsar el crecimiento empresarial con el análisis de flujos de trabajo

Emily Bogin |

Formas en las que puede empezar a aprovechar el análisis de flujos de trabajo hoy mismo para eliminar cuellos de botella, encontrar y supervisar nuevas tendencias e informar sobre sus resultados. 

Cuando un proceso manual y repetitivo se convierte en un proceso automatizado, la empresa no sólo se beneficia de la nueva eficiencia, sino también de los nuevos tipos de datos que de repente están disponibles. Estos datos se obtienen de dos lugares: desde dentro de la empresa y desde fuera. flujo de trabajo y de los metadatos vinculados al flujo de trabajo. Ambos son fundamentales para la inteligencia empresarial. 

Hay tres formas clave en las que puede empezar a aprovechar el análisis de flujos de trabajo hoy mismo para agilizar la colaboración y mejorar los resultados, pero primero hay que saber cómo la automatización de flujos de trabajo genera análisis en el proceso en primer lugar. 

¿Cómo recopila la inteligencia empresarial la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo captura dos categorías importantes de datos: 

1. Análisis basados en el usuario: Con cada opción desplegable, casilla de verificación, cada "campo de solicitud de información adicional", se aprende exactamente lo que funciona para los usuarios en su flujo de trabajo. Por ejemplo, si genera muchos contratos, puede ser útil saber qué cláusulas se utilizan más que otras y con qué frecuencia se negocia. Con esta información almacenada en su herramienta de automatización, puede iterar el flujo de trabajo para mejorar sus plantillas predeterminadas y reducir la redacción. O, en términos más generales, puedes averiguar qué acciones realizan tus usuarios con más frecuencia para eliminar obstáculos y aumentar la eficacia.

2. Análisis basados en procesos: Independientemente de cómo alguien complete una tarea en su proceso de flujo de trabajo, usted recopila información sobre la cantidad de tiempo que se tarda en completar cada paso. Cuando tenga todos estos datos en un solo lugar, el análisis le mostrará que uno de sus pasos en un proceso de aprobación tarda 40% más que los otros tres pasos. Con esta información a mano, se puede averiguar lo que está pasando y ajustar en consecuencia.

3 formas de aprovechar el análisis del flujo de trabajo

En primer lugar, es importante considerar si su plataforma de automatización del flujo de trabajo es realmente sin código. En las mejores plataformas de flujo de trabajo no requieren codificación para ofrecer inteligencia empresarial de alta calidad a su departamento, sino más bien capacitar a los usuarios de todos los niveles de la empresa para arrastrar y soltar herramientas, visualizar cualquier proceso y realizar un seguimiento de los resultados e informar sobre ellos. 

Aquí tiene tres formas de empezar a aprovechar los análisis de flujos de trabajo hoy mismo:

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1. Utiliza visualizaciones de datos para controlar y demostrar tu éxito

Con una sólida herramienta de generación de informes en su plataforma de flujo de trabajo, puede conecte y analice los datos del flujo de trabajo, visualice los datos y el rendimiento del flujo de trabajo mediante paneles interactivos y obtenga información casi en tiempo real sobre las operaciones empresariales. Cree y personalice fácilmente gráficos circulares, gráficos de barras y otros elementos visuales en los que se puede hacer clic para ver lo que funciona (y lo que se podría mejorar) y compártalo de forma eficaz con las principales partes interesadas. Los datos accesibles facilitan la demostración del ROI y del valor de su plataforma de automatización de flujos de trabajo. En lugar de enviar a las partes interesadas una hoja de Excel cargada de datos, incluya gráficos de flujos de trabajo directos y procesables en las presentaciones a los compañeros de equipo y a los directivos para impulsar la adopción y el entusiasmo.

2. Eliminar los cuellos de botella

Los análisis de flujos de trabajo le ofrecen una vista de pájaro de sus procesos, para que pueda ver qué tipos de solicitudes se acumulan y cuáles no, y dónde. Si hay un punto concreto del flujo de trabajo que tarda unos días más de media de lo que cabría esperar, puede profundizar en los detalles: ¿se trata de un paso de triaje en el que no hay suficiente personal disponible? Si es así, ¿podría automatizar la selección? ¿O hay alguna forma de eliminar el lenguaje que hace que una cláusula se atasque en el proceso de redacción que su equipo jurídico pueda ayudar a suavizar? Este tipo de información ayuda a tomar mejores decisiones sobre la distribución de la carga de trabajo, las necesidades de personal, los pasos innecesarios, etc.

3. Buscar y seguir nuevas tendencias

A veces, la mejor información procede de los datos que no se buscan, pero se descubren cuando los datos se visualizan. Con gráficos y cifras visuales que identifican cuánto tiempo lleva cada proceso y, con un clic, profundizan en cada paso del proceso, las partes interesadas detectan fácilmente tendencias y oportunidades de mejora. Por ejemplo, es posible que no se dé cuenta de que, en 6 semanas, el tiempo de revisión ha aumentado en 30% en su flujo de trabajo NDA, pero desde un panel visual, un gráfico hace que sea fácil detectar un tiempo de ciclo creciente, lo que le permite sumergirse en la causa raíz y abordar el problema antes de que afecte al negocio. En otras palabras, la visualización de datos le ofrece la oportunidad de detectar tendencias -de un vistazo- que eran invisibles antes de empezar a supervisar las enormes cantidades de datos que cada proceso recopila automáticamente.

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