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Flujo de trabajo de la semana: Aplicación de la automatización al proceso de NDA

Emily Bogin |

Redacte y envíe acuerdos de confidencialidad preaprobados en unos pocos clics con la automatización del flujo de trabajo.

A menudo, los responsables jurídicos se ven atrapados en un bucle interminable de idas y venidas con los firmantes, elaborando minuciosamente Acuerdos de confidencialidad (NDA) y hacer un seguimiento a medida que surgen preguntas o aparecen líneas rojas. Esto no sólo es frustrante, sino que puede ralentizar el ciclo de ventas precisamente cuando se quiere acelerarlo: cuando las cosas van bien y el cliente potencial está listo para una demostración o una venta o, con la misma frecuencia, cuando un tercero entra en la propiedad de la empresa. Facilitar el proceso de los acuerdos de confidencialidad es vital para un proceso amistoso y ágil, un signo de hospitalidad corporativa. 

Así que imagina esto: un mundo en el que los gestores jurídicos nunca participen en el proceso de los acuerdos de confidencialidad, ni como creadores de contratos ni como revisores jurídicos. Los representantes de ventas podrían solicitar y ejecutar los acuerdos de confidencialidad estándar por su cuenta sin necesidad de que el departamento jurídico recibiera la solicitud, lo que aliviaría a los responsables jurídicos de este ciclo laborioso y les permitiría recuperar esas horas. Entre en automatización del flujo de trabajo - una solución revolucionaria que agiliza los procesos de NDA al permitir a los directivos enviar sin esfuerzo NDA planificados en papel de empresa con sólo unos clics. 

Un flujo de trabajo NDA de autoservicio puede ser hasta 7 veces más rápido y 15 veces más eficiente que un proceso manual, con un cumplimiento de 100% y un retorno de la inversión de hasta 400%. - pero sólo cuando se aplica correctamente. Sin más preámbulos, he aquí el por qué y el cómo de la automatización de los flujos de trabajo de los acuerdos de confidencialidad. 

¿Por qué automatizar el proceso de los acuerdos de confidencialidad?

Sin automatización, los acuerdos de confidencialidad crean cuellos de botella en los procesos de ventas, ralentizando el tiempo de demostración e incluso el tiempo de cierre, y crean una experiencia frustrante no sólo para su equipo legal, sino también para su cliente potencial. Hay dos retos principales en un proceso de NDA manual: el lenguaje aprobado y las revisiones legales. Pero con la automatización del flujo de trabajo, los dos retos pueden agilizarse y superarse mediante una lógica racionalizada y sólidas bibliotecas de plantillas.

Cuando los vendedores solicitan un acuerdo de confidencialidad, y no existe automatización, los responsables jurídicos tienen que usar un peine de dientes finos para entender la solicitud y luego crear un acuerdo de confidencialidad que cubra sus bases, desde cero. Sin embargo, con una biblioteca de cláusulas, cuando el vendedor hace la solicitud, el backend del proceso de flujo de trabajo puede crear automáticamente un acuerdo de confidencialidad utilizando un lenguaje preaprobado que se almacena en la biblioteca de cláusulas.

La automatización del flujo de trabajo de TAP acelera la eficiencia

Los procesos automatizados son más eficaces, precisos y rentables.

En otras palabras, las plataformas de automatización de flujos de trabajo pueden proporcionar una biblioteca que contenga únicamente cláusulas preaprobadas y, a continuación, generar automáticamente contratos en función de las necesidades particulares de la solicitud. Con esa parte de la generación de documentos funcionando en el backend, los vendedores pueden recibir automáticamente un acuerdo de confidencialidad preaprobado, y los responsables jurídicos no necesitan revisarlo en absoluto.

Plantillas y bibliotecas de cláusulas

Con la automatización del flujo de trabajo, el laborioso proceso se convierte en cosa del pasado. Utilizando plantillas preformateadas o acuerdos de confidencialidad personalizados, los responsables jurídicos pueden enviar sin esfuerzo acuerdos que reflejen la marca y el estilo de su empresa, sin comprometer el cumplimiento. Los sistemas de automatización de flujos de trabajo albergan una amplia colección de plantillas de acuerdos de confidencialidad, y estas plantillas y cláusulas pueden automatizarse, no sólo haciendo que los responsables jurídicos seleccionen las más relevantes, sino también permitiendo que el solicitante identifique lo que necesita. en su solicitud. La mayoría de las veces, el acuerdo de confidencialidad puede generarse automáticamente a partir de una lista de cláusulas validadas, verificadas y aptas para el trabajo, y enviarse inmediatamente para su firma, sin incluir en absoluto a un responsable jurídico en la creación del acuerdo de confidencialidad. Un proceso que antes requería interminables idas y venidas se convierte en un proceso que no requiere ningún tipo de idas y venidas: sólo un formulario sencillo, automatizado e inmediato.

El rendimiento de la inversión es enorme. En un seminario web reciente sobre automatización de flujos de trabajo, Tarryn Puzasar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales de KP Labs, explicó que "los acuerdos de confidencialidad de autoservicio son sin duda uno de los flujos de trabajo que más beneficios pueden aportar, no sólo en términos de rentabilidad de la inversión, sino también internamente. Se trata de un flujo de trabajo de gran volumen, y las métricas que se pueden capturar son fenomenales".

Automatice las aprobaciones y agilice las firmas, incluso en circunstancias inusuales

En el caso muy poco frecuente de que un acuerdo no pueda crearse automáticamente a partir de la biblioteca de cláusulas, la automatización del flujo de trabajo puede desencadenar un proceso de revisión automatizado que incluya a las partes interesadas correctas. Con los acuerdos de confidencialidad de autoservicio, los responsables jurídicos prevén que casi todos los acuerdos de confidencialidad puedan enviarse inmediatamente a la contraparte para su firma, pero ocasionalmente aparecerá una verdadera excepción, y la automatización del flujo de trabajo también puede encargarse de ello. Cuando se marcan determinadas preguntas o cláusulas en la solicitud inicial, la lógica de back-end puede determinar si es necesaria o no una revisión jurídica y, a continuación, incorporar a las partes interesadas adecuadas.

La plataforma de automatización de flujos de trabajo adecuada (y el proceso automatizado de NDA adecuado) se integrará con su plataforma de firma electrónica, de modo que los usuarios no tendrán que iniciar sesión en su proveedor de firma digital (como DocuSign) para dar al NDA su sello de aprobación final. Si actualmente sus acuerdos de confidencialidad se firman en húmedo, la automatización del flujo de trabajo revolucionará su departamento, y si ya dispone de una plataforma de firma electrónica, la automatización del flujo de trabajo le facilitará el envío de documentos para su firma sin tener que depender de "administradores" de firma electrónica que se encarguen de todo caso por caso.

Atrás quedaron los días de ansiedad por saber si las personas adecuadas han firmado un acuerdo de confidencialidad. La automatización del flujo de trabajo integra los requisitos de autoridad de firma en el proceso, lo que permite a los responsables jurídicos configurar herramientas de firma electrónica seguras para una experiencia de firma fluida y conforme a la legislación. A medida que los acuerdos fluyen sin problemas por el sistema, los firmantes pueden revisar, firmar y devolver fácilmente los acuerdos de confidencialidad, todo ello sin necesidad de engorrosos registros en papel o firmas manuales.

Automatización del flujo de trabajo TAP

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