Cuándo utilizar la automatización del flujo de trabajo: Guía para principiantes

Emily Bogin |

Consejos y estrategias para saber cuándo automatizar (¡y cómo hacerlo!). 

La automatización de los flujos de trabajo ya no es un fenómeno nuevo en el mundo corporativo; se está convirtiendo en un elemento central de la forma en que las empresas -y sus empleados- entienden su trabajo. La tecnología ha estado en auge durante los últimos diez años, con la predicción que para 2025, el mercado de la automatización de flujos de trabajo alcanzará un valor de 18 450 millones. Esto no es ninguna sorpresa: con la automatización del flujo de trabajo, las empresas son capaces de aumentar la eficiencia en sus procesos diarios, automatizar tareas manuales y repetitivas, facultar a los trabajadores para que dediquen su tiempo a proyectos más estratégicos y priorizar el trabajo más significativo.

Pero si se encuentra al principio de su proceso de automatización de flujos de trabajo, o si desea ampliar su alcance, puede resultarle útil saber qué procesos son "fáciles de ganar" para una implementación satisfactoria del flujo de trabajo (y qué debe buscar en su tecnología de automatización).

El actual llamamiento a la automatización del flujo de trabajo sin código

Mientras que la automatización sigue aumentando en el lugar de trabajo, la incertidumbre del mercado y las continuas limitaciones presupuestarias hacen que muchos departamentos reduzcan las nuevas implementaciones. Nadie puede permitirse una revisión a gran escala, interrupciones en el flujo de trabajo o bloqueos en la adopción. automatización sin códigoLa solución que permite a los empleados de todos los niveles de la organización diseñar, crear, publicar y revisar flujos de trabajo para mejorar gradualmente los procesos sin depender de código personalizado ni de desarrolladores.

En tiempos de incertidumbre económica, la automatización de flujos de trabajo sin código ofrece a las empresas y departamentos la oportunidad de elevar sus procesos empresariales mediante la automatización sin necesidad de plataformas pesadas. En lugar de un proceso de implementación de un año de duración que requiere la participación de TI y un presupuesto enorme, las plataformas de automatización de flujos de trabajo permiten "desarrolladores ciudadanos"propietarios de procesos empresariales que resuelven sus propios retos empresariales sin codificación ni participación de TI. El proceso de automatización de flujos de trabajo adecuado tendrá un back-end intuitivo de arrastrar y soltar que permita incluso a los trabajadores no técnicos resolver sus propios retos.

Las mejores plataformas sin código se integran con sus sistemas empresariales básicos actuales y ofrecen asistencia práctica para la implantación. Con una adopción sencilla, una gestión de cambios sin fisuras y funciones escalables aptas para un solo equipo o para toda la empresa, estas plataformas de automatización de flujos de trabajo permiten a las organizaciones "girar el dial" entre trabajar sólo con su departamento y asociarse con un equipo de servicios profesionales que preste su experiencia y apoyo. En consecuencia, esto le permite pivotar sin problemas entre la automatización de una sola tarea (como una Proceso de NDA) a la automatización de iniciativas en toda la empresa (como la creación de un portal que automatiza todos los contratos y cuestiones jurídicas).

Saber qué automatizar: Empiece por aquí

Para muchos que pueden ser nuevos en la transformación digital, la primera pregunta suele ser: ¿cómo empiezo? ¿Cómo puede saber qué tipo de procesos actuales del lugar de trabajo requieren automatización? ¿Qué tipos de clics, correos electrónicos e introducción de datos podrían racionalizarse y automatizarse para poder dedicar más tiempo a actividades de mayor valor?

Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de decidir qué procesos automatizar primero:

  • Procesos de gran volumen y gran contacto (como acuerdos de confidencialidad, acuerdos de evaluación, acuerdos de privacidad, etc.)
    Tareas que requieren una comunicación de ida y vuelta (como las solicitudes legales)
  • Procesos que podrían proporcionarle metadatos sobre sus mejores prácticas y obstáculos (como acuerdos contractuales, incorporación de proveedores y socios, etc.).
  • Tareas que requieren altos niveles de cumplimiento y pistas de auditoría completas (como el proceso de admisión de reclamaciones, los acuerdos de patrocinio de eventos, etc.)
cuándo utilizar la automatización del flujo de trabajo

En nuestro nuevo Guía para principiantesle guiamos a través de los pasos necesarios para decidir si un proceso está maduro para la automatización y cómo abordar la creación de un flujo de trabajo (con casos de éxito prácticos de empresas líderes del sector que ya lo han hecho). Obtenga una lista completa de los mejores procesos para automatizar primero con la automatización del flujo de trabajo y consejos para optimizar su enfoque.