Guía del formulario I-9
Guía del formulario I-9

Guía útil para sobrevivir a una auditoría I-9

¿Hay una auditoría I-9 en su futuro? No necesariamente, pero si emplea a trabajadores que han emigrado a este país, es importante que sepa cómo gestionar el proceso de auditoría I-9.

¿Qué es una auditoría I-9?

Una auditoría I-9 es cuando los funcionarios federales de inmigración revisan los Formularios I-9 de un empleador para asegurarse de que son precisos, completos y que todos sus empleados tienen la autorización de trabajo adecuada. Una auditoría puede desencadenarse por varias razones, incluidas muestras aleatorias o denuncias de exempleados.

Ciertos sectores empresariales son más susceptibles a las auditorías I-9, como la producción de alimentos. La auditoría puede ser realizada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) o Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI).

Mientras que los funcionarios no necesitan una orden para llevar a cabo una auditoría I-9, emiten un Aviso de Inspección al menos tres días antes de la auditoría. Esto le dará tiempo para presentar los Formularios I-9, especialmente si están almacenados fuera de las instalaciones.Se le puede pedir que envíe los registros para su revisión, o los funcionarios pueden visitar el lugar de trabajo para llevar a cabo la auditoría allí.

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Lista de comprobación de la auditoría I-9

Supongamos que le han informado de que los funcionarios van a realizar una auditoría I-9. ¿Qué necesita? Para estar plenamente preparado, debe tener:

  • Una lista de todos los empleados actuales
  • Una lista de los empleados despedidos en los últimos tres años
  • Copias de todos los formularios I-9 (electrónicos o físicos) de los empleados actuales y de los que fueron despedidos en el plazo de requisitos de conservación
  • Versión actual del formulario I-9
  • Un registro de auditoría

El proceso de auditoría I-9

Recopilar todos los formularios I-9

Los empresarios deben comprobar y asegurarse de que existe un I-9 en el expediente para todos y cada uno de los empleados También debe tener una lista de los empleados actuales para los que no tiene un formulario I-9. Si tiene formularios I-9 de no empleados que trabajan para su organización (por ejemplo, voluntarios o consultores), debe eliminarlos de su archivo. Si tiene algún formulario I-9 de no empleados que trabajan para su organización (por ejemplo, voluntarios o consultores), debe eliminarlos de su archivo.

A continuación, va a priorizar los I-9. La mayor prioridad son los empleados actuales que no tienen el formulario I-9, ya que esto plantea el mayor riesgo y usted necesita verificar su elegibilidad para trabajar en los EE.UU. inmediatamente. La siguiente prioridad es revisar los I-9 de los empleados actuales para asegurarse de que se han cumplimentado completa y correctamente. Por último, debe revisar los I-9 de los empleados despedidos.

Recoger los Formularios I-9 que faltan

Todos los empleados contratados a partir del 6 de noviembre de 1986 deben tener un formulario I-9 en sus archivos. Si no lo tienen, hay que ponerse en contacto con ellos y darles instrucciones para que proporcionen el documentación apropiada.

Como empresario que se dirige a esos empleados, debe disculparse por no haber recogido el formulario al inicio de la relación laboral. Sin embargo, debe explicar que el formulario debe (según la ley federal) y que el hecho de no proporcionar la documentación necesaria puede dar lugar al despido. Comuníquese con cada empleado individualmente - verbalmente o por escrito, asegúrese de guardar una copia de todas las comunicaciones en el archivo de auditoría del Formulario I-9.

Debe establecer una fecha en la que los empleados tengan que presentar los documentos requeridos; por lo general, deberán traerlos el siguiente día que trabajen. Los documentos deben ser originales, y cuando se disponga de los documentos necesarios, el formulario I-9 debe cumplimentarse inmediatamente. Utilice fechas actuales para el formulario, incluso si la fecha de contratación fue hace años. Adjunte una nota al formulario corregido explicando que el I-9 se cumplimentó durante la auditoría; esto es crucial, ya que demuestra que hizo un esfuerzo por cumplir la ley y que no la infringió intencionadamente.

Una vez completado esto y añadido el formulario I-9 al expediente, puede eliminar al empleado de la lista de auditoría.

Si un empleado no puede encontrar la documentación requerida, el USCIS enumera determinados "recibos" que pueden utilizarse como temporal sustitución (generalmente durante 90 días). Si no aportan la documentación necesaria en el plazo establecido, el trabajador debe ser despedido o en excedencia. Es posible que puedan volver a trabajar para usted una vez que se haya acreditado su derecho a trabajar en EE.UU.

Auditar a los empleados actuales

Abróchate el cinturón, porque ésta es la paso más difícil.

El USCIS ha varios recursos para ayudarle a completar este proceso correctamente y estar en conformidad. Téngalos a mano a medida que vaya cumplimentando los Formularios I-9. Como se explica aquíEl empresario sólo puede corregir los errores técnicos de las secciones 2 y 3; los errores de la sección 1 deben ser corregidos por el trabajador.

Separe sus formularios en dos archivos - uno de los I-9 que se cumplimentaron correctamente, y el segundo de los que contienen errores.

Cualquier cambio debe mostrarse claramente como una corrección. Utiliza tinta de otro color, traza una línea sobre la información incorrecta y pon tus iniciales y la fecha en los cambios para asegurarte de que son evidentes.

Los errores importantes, como secciones enteras dejadas en blanco o basadas en documentos inaceptables, pueden requerir que se rellene un nuevo Formulario I-9.

Cada una de las tres secciones contiene algunos errores comunes que hay que tener en cuenta.

Sección 1

  • Nombre incompleto o inexistente, otros nombres utilizados (como el apellido de soltera), dirección o fecha de nacimiento.
  • Falta el número A/USCIS después de seleccionar "Residente legal permanente".
  • Falta el número A/USCIS o el número de admisión del formulario I-94 tras seleccionar "Extranjero autorizado a trabajar hasta".
  • Falta firma o fecha.
  • No identificar la situación de inmigración.
  • No marcar la casilla "No he utilizado preparador ni traductor" (si procede).

Sección 2

  • Documentos listados en la columna equivocada.
  • Información incompleta para cada documento.
  • Falta el título, el nombre o la dirección de la empresa.
  • Falta la fecha de empleo/contratación.
  • El representante de la organización no firma y fecha el formulario.

Sección 3

  • Falta de consignación de la fecha de recontratación.
  • No introducir el nuevo nombre de un empleado.
  • No firmar y fechar su nombre en el formulario.

Revisar los errores y corregir el formulario I-9

Haga una lista de los I-9 que tienen errores - esto será el registro de auditoría. Debe incluir los nombres de los empleados, los errores y las medidas adoptadas para corregirlos.

Estos son algunos de los errores más comunes:

  • Información que falta
    • Si está en la sección 1, el empleado debe rellenar la información que falta y poner sus iniciales y la fecha con la fecha actual
    • Si faltan documentos o firmas en la sección 2, se requiere un nuevo I-9
    • Si falta la fecha de contratación, el empleado debe rellenarla, poner sus iniciales y la fecha actual.
    • Si faltan documentos o firmas en la Sección 3, se requiere un nuevo I-9
  • Los documentos de la sección 2 están en las columnas equivocadas
    • Tache la información incorrecta y escriba la correcta. Escriba sus iniciales y la fecha actual. El texto original debe ser legible.
  • Los documentos no coinciden con los que figuran en el formulario I-9
    • Rellene un nuevo formulario con la fecha actual.
  • La sección 3 está incompleta
    • Estará en blanco para la mayoría de los empleados, ya que sólo se rellena cuando se vuelve a contratar a un empleado o se vuelve a verificar la autorización de trabajo.

A medida que vaya corrigiendo cada formulario del formulario I-9, las correcciones deben añadirse al registro del formulario I-9.

Organizar y corregir los formularios I-9 de los empleados despedidos

Determinar el período de conservación del formulario I-9 una vez que se ha dado de baja a un empleado. Corrija los errores de los empleados despedidos siguiendo el mismo proceso que para los empleados actuales. Si no puede corregir un error (como la falta de la firma de un empleado), anótelo en el registro de auditoría y en una nota en el formulario I-9 correspondiente.

Documentar los pasos y las modificaciones en el registro de auditoría

A medida que revise y corrija los I-9 y añada los que falten, organícelos y documente todos sus pasos. Guarde la documentación de la auditoría con los I-9 o en un archivo aparte, pero asegúrese de que está en un lugar seguro.

Simplificar las auditorías I-9: Servicios y herramientas

Los formularios I-9 pueden ser difíciles de auditar, pero una solución digital eficaz y los servicios de auditoría I-9 pueden ayudarle con el cumplimiento del I-9. Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión continua del I-9, Rastreador I-9 Compliance es una solución fácil de usar creada por expertos en inmigración de primera fila. Hasta la fecha, ha un historial perfecto de más de 20 años de cero multas a clientes.

[bctt tweet="Cumplimentar el formulario I-9 es una tarea compleja, y a menudo las infracciones se producen de forma involuntaria." via="yes"]

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