Los cinco hábitos principales de los equipos jurídicos de éxito (y cómo convertirlos en algo natural)
Vea cómo los mejores equipos jurídicos de hoy en día aprovechan la tecnología para crear hábitos que impulsen el cumplimiento, la innovación y la eficiencia.
Los expertos coinciden en que los hábitos diarios son la base del éxito. La sabiduría del dicho "una manzana al día mantiene alejado al médico" sugiere dos cosas:
- Las manzanas son buenas para nosotros
- Para obtener sus beneficios, el consumo de manzanas debe repetirse de forma constante a lo largo del tiempo.
En el panorama jurídico, lo que buscamos son operaciones eficientes, y los hábitos productivos (diarios) son la forma de conseguirlo. Sin embargo, a diferencia del proceso de comer manzanas, estos hábitos pueden mejorarse con la tecnología.
El éxito puede escribirse en tareas repetitivas y mundanas mediante la incorporación de tecnologías que hacen el trabajo pesado, por lo que es más fácil de formar y ejecutar los hábitos que mantienen a su equipo legal en cumplimiento, eficiente y rentable. Aquí tienes cinco ejemplos de buenas prácticas (y cómo puedes aplicar la tecnología para agilizarlas).
Cumplir la normativa
El cumplimiento es un objetivo y un hábito; aunque sólo se pone a prueba de vez en cuando, los equipos jurídicos deben practicarlo a diario para garantizar el éxito.
95% de las violaciones de la ciberseguridad se producen como resultado de un error humanoPor eso, una de las mejores formas de mitigar el riesgo para los empleados es automatizar el cumplimiento de las normas. Las prácticas que impulsan el cumplimiento se convierten en algo natural cuando se consolida la infraestructura tecnológica en la que trabajan los empleados. Por ejemplo, al mantener todos sus asuntos en un único sistema de gestión de asuntos que se integra con Salesforce y otras aplicaciones de terceros, se reduce la posibilidad de errores en los datos.
Al implantar plataformas tecnológicas para alojar y mantener sus datos en una ubicación centralizada, también es probable que disponga de registros de auditoría automatizados para sus flujos de trabajo, lo que significa que todos los documentos necesarios para una auditoría interna están a un solo clic.
Mantenga la capacidad de respuesta de su equipo jurídico
333.200 millones correos electrónicos al día, y un artículo reciente revelaron que, mientras que ~58% de los trabajadores esperan obtener una respuesta, 23% exigen una inmediato respuesta. Pero quienes recibimos cientos de correos diarios o semanales sabemos que esto no siempre es factible.
La tecnología puede venir al rescate ante esta avalancha de correos electrónicos, haciendo posible incorporar respuestas rápidas a las propias solicitudes. Por ejemplo, aprovechando automatización del flujo de trabajo para responder automáticamente a las preguntas y solicitudes más frecuentes, los equipos jurídicos de éxito pueden crear ventanillas únicas para los acuerdos de confidencialidad y las solicitudes de firma electrónica que extraen los datos correctos del solicitante y automatizan el flujo hasta la firma. Mientras tanto, todo lo que no pueda responderse automáticamente puede introducirse en un flujo en el que se incorporen escalaciones según sea necesario (con retrasos) para que todo siga avanzando.
Trabaje en equipo
Un mosaico de soluciones tecnológicas anticuadas o múltiples proveedores obliga a los empleados a trabajar en silos, aislados de las oportunidades de elaborar estrategias con sus compañeros. La colaboración, en cambio, anima a los empleados a sincronizar y sinergizar sus estrategias y productos para sacar el máximo partido a su trabajo.
Una tecnología nueva e integrada puede ayudar a impulsar la colaboración haciendo visibles los proyectos, avances y objetivos entre compañeros de trabajo (y departamentos). Incluso algo tan sencillo como un proceso de redacción mejora con más transparencia. Por ejemplo, la introducción de un Sistema CLM que pone de relieve los obstáculos en un contrato y, a continuación, etiqueta y notifica a las partes correspondientes, la cooperación se integra en el proceso sin quebraderos de cabeza para los implicados. En lugar de enviar una versión de un contrato por correo electrónico y recibir seguimientos que se apilan unos sobre otros -cada uno con un nuevo documento adjunto-, un sistema CLM mantiene las versiones controladas y actualizadas para que la colaboración pueda mejorar el contrato en lugar de presentar nuevas oportunidades de error.
Tomar la iniciativa
Los equipos de operaciones jurídicas de éxito no se limitan a mantener sus sistemas y responder a las solicitudes; también detectan oportunidades de mejora y actúan en consecuencia. Pero con demasiada frecuencia, los equipos jurídicos se ven obstaculizados por su dependencia de los departamentos de TI para implementar las soluciones de software que necesitan. Para que su equipo pueda aprovechar sus ideas para progresar, tenga en cuenta las ventajas de las plataformas sin código que permiten a los miembros abordar grandes proyectos sin TI. Los miembros del equipo jurídico pueden convertirse en "desarrolladores ciudadanos" si tienen acceso a plataformas tecnológicas sin código en las que puedan arrastrar y soltar sus ideas para ponerlas en práctica. Según un informe de Gartner de 2021, "41% de las organizaciones ya utilizan una plataforma de desarrollo ciudadano, mientras que otras 27% esperan utilizarla en los próximos 12 meses.." Al ofrecer plataformas de desarrollo ciudadano a los tecnólogos empresariales y a los especialistas en tecnología jurídica de su equipo, les permite aportar una actitud de bricolaje no solo a sus funciones, sino también a los retos a los que se enfrentan día a día.
Consistencia para su equipo jurídico
Los hábitos nos mantienen constantes, y la constancia crea hábitos. Integrar estas buenas prácticas en tus procesos a través de la tecnología es una forma estupenda de convertir el éxito en algo natural para tu equipo jurídico.
Piense en cómo una única fuente de verdad para su gestión de asuntos se extiende hacia el exterior, no sólo eliminando errores en sus datos y evitando la duplicación, sino también proporcionando plantillas que estandarizan su forma de hacer negocios, tanto interna como externamente. Al invertir en una plataforma que cuenta con un conjunto de soluciones detrás, optimiza su coherencia. Y cuando surja la oportunidad de ampliar su plataforma o su pila tecnológica, podrá conservar las plantillas y los estándares de su primera plataforma.
Pensar en sus soluciones tecnológicas como parte del camino hacia unos hábitos de éxito anima a su equipo jurídico a jugar a largo plazo, garantizando la coherencia, la eficacia y la optimización.
Un vistazo a la plataforma jurídica Mitratech
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