Los reguladores destacan los retos que plantea la reestructuración de una empresa en materia de datos

La gestión de datos, en el punto de mira de la normativa

Los reguladores también lo reconocen. Gestión de datos del cliente en una situación empresarial cambiante fue destacado recientemente como un problema por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) del Reino Unido. Si a esto se añaden los retos del GDPR en la UE, la CCPA y la NYPA en Estados Unidos, queda claro que la gestión del cambio de datos será una cuestión importante para 2021.

Que la Oficina del Interventor de la Moneda de EE.UU. (OCC) recientemente multó a una institución estadounidense con $60m sobre las deficiencias en la gestión de datos también centrarán las mentes.

Los problemas con la gestión de datos durante un proyecto de transformación de procesos empresariales a cualquier escala suelen deberse a proceso más que tecnología. Algunos puntos concretos pueden ser que los equipos no conozcan bien las políticas de gestión de datos o no tengan acceso a las versiones más actualizadas. Otra posibilidad es que las políticas aplicadas en toda la empresa sean incoherentes.

Otro problema común es que los datos esenciales de los clientes no siempre se conservan en los sistemas informáticos corporativos y pueden ser almacenados por el personal en hojas de cálculo. Es posible que no sean plenamente conscientes de las implicaciones de la normativa sobre datos que deben cumplir, lo que expone a su organización a los siguientes riesgos riesgos adicionales.

La clave de un proyecto de migración de datos eficaz -y conforme a la normativa- es gestionar todos los datos afectados, utilizar procesos alineados con las políticas y normativas clave, y demostrar ese cumplimiento.

¿Qué medidas puede tomar para resolver estos problemas?

Obtener el control de las EUC

Las aplicaciones informáticas para usuarios finales (EUC) -aplicaciones gestionadas por los propios usuarios de la empresa, normalmente hojas de cálculo- se utilizan mucho, sobre todo cuando el personal quiere la flexibilidad y rapidez que les dan las hojas de cálculo y sus proveedores terceros. Es fácil olvidarse de ellas durante un proyecto de migración de datos, ya que muy a menudo, hay sin inventario centralizado de estas aplicaciones.

Tomar el control de los datos basados en EUC en un proyecto de cambio empresarial requiere encontrar estas hojas de cálculo, identificar su riesgo e importancia para la empresa y supervisar de forma proactiva las aplicaciones más críticas.

Gestión de la política de datos también es esencial. Aunque la gran mayoría de las empresas cuentan con una política de gestión de datos, el reto consiste en garantizar que sea actual, precisa y coherente en toda la empresa y que esté plenamente alineada con las normas y reglamentos fundamentales. El personal también necesita acceder a ella fácilmente para consultarla y demostrar que conoce y aplica la política en su trabajo diario.

Un sistema eficaz solución de gestión de políticas contará con una biblioteca de políticas de fácil navegación, funciones de comprobación del personal, funciones integradas de flujo de trabajo, así como herramientas de auditoría para demostrar el control de los cambios y el cumplimiento de las normas.

Centralización del almacenamiento de datos

Un almacén de datos centralizado también puede contribuir a una gestión eficaz de los datos si éstos están muy distribuidos en la empresa. Esto puede ser especialmente problemático cuando los recursos de TI son escasos en comparación con organizaciones que invierten mucho en capacidades de "Big Data". Utilice un gestión automatizada de contenidos empresariales (ECM) para recopilar, cotejar, proteger, analizar y eliminar en el momento de su caducidad el ingente número de archivos de una empresa moderna.

Otro elemento a tener en cuenta es la forma en que su proveedores terceros y cuartos en su gestión de datos. La innovación y la captación multicanal de clientes están haciendo que gran parte de la captación y el cumplimiento de las obligaciones de los clientes recaiga en terceros. Al tiempo que ofrecen rapidez y flexibilidad, la gestión de datos de estos terceros y cuartos debe conjugarse plenamente con la suya, especialmente durante los cambios empresariales.

Es esencial que tenga la capacidad de asegurarse de que entienden y siguen sus políticas de datos. También es valioso contar con alerta rápida en caso de que surjan problemas con sus propias empresas. Los informes automatizados también ayudan a gestionar los resultados de estos esfuerzos.