Modelo de aviso de inspección I-9 (ICE)
¿Se ha preguntado alguna vez qué aspecto tiene una Notificación de Inspección I-9 (NOI) del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE)?
Hemos creado un útil modelo de NOI recopilado a partir de varias notificaciones reales recibidas por clientes de Tracker en los últimos años.
Auditoría ICE: El proceso
Una auditoría ICE se inicia cuando un agente ICE llega a una organización para servir un Aviso de inspección (NOI). La persona que reciba la notificación de la NOI deberá firmar un documento de acuse de recibo. Tracker Corp ha apoyado a las empresas a través de muchas auditorías I-9 y le sugerimos que tome NOI muy en serio.
Si recibe un aviso de auditoría, es imperativo que actúe inmediatamente y adquiera la orientación de un profesional del cumplimiento legal que pueda guiarle a través del proceso de inspección del ICE. Para más información sobre cómo establecer su proceso de respuesta interno, lea 5 pasos para prepararse para una auditoría ICE.
NOTA: Es importante señalar que un NOI puede ser presentado en persona por un representante del ICE o federal o enviado por correo certificado. Por lo tanto, es imprescindible que su equipo disponga de un protocolo claro de respuesta a las NOI anterior a recibir una notificación federal.
A continuación se ofrece una visión general del proceso de inspección I-9 y de lo que su equipo puede tener que hacer en caso de recibir una NOI. Más información sobre el I-9 y el proceso de inspección.
Como referencia educativa, hemos creado la siguiente muestra de NOI a partir de una serie de NOI reales recibidos por clientes de Tracker en los últimos años. Se trata de una representación de lo que una empresa podría recibir de un ICE o de un agente federal.
Ejemplo de aviso de inspección:
Como puede ver, un Aviso de Inspección suele requiere una cantidad significativa de documentación justificativa. Por esta razón, es crucial que cada organización haga del formulario I-9 Compliance una prioridad permanente a lo largo del año. Un equipo bien preparado y documentado puede disminuir de forma proactiva el riesgo de cometer errores graves en caso de auditoría federal.
También observará que el ICE solicita información específica sobre la Sistema de gestión del formulario I-9. Si su empresa utiliza una solución electrónica I-9, ICE requerirá que su equipo divulgue información sobre ese proveedor y plataforma específicos. Un buen proveedor de I-9 electrónica tendrá un "paquete de respuesta estándar" que el proveedor ha utilizado con éxito y probado en una auditoría en vivo.
Asegúrese de las capacidades de su proveedor de soluciones
Es importante que este paquete de respuesta haya demostrado satisfacer completamente los requisitos de auditoría del ICE, ya que recibir un Aviso de Inspección puede ser un acontecimiento aterrador y angustioso. Este no es el momento en que su proveedor de apoyo I-9 debe estar "probando" sus habilidades de respuesta. Su proveedor asociado debe estar bien equipado y tener una amplia experiencia en los procesos de auditoría de ICE.
Del mismo modo que su proveedor de I-9 le ayudará con la comunicación a ICE, un sistema electrónico I-9 ahorrará mucho tiempo extrayendo fácilmente registros, elaborando informes adecuados y exportando registros de auditoría.
Mitratech se enorgullece de ofrecer el sólo Software de cumplimiento I-9 que puede presumir de un historial perfecto de más de 20 años de cero hallazgos de clientes en auditorías federales y del ICE. Nos especializamos en la preparación, el mantenimiento y la defensa del formulario I-9 en caso de auditoría.
