Automatización del flujo de trabajo Es una decisión de vida o muerte para los servicios jurídicos
Automatización del flujo de trabajo Es una decisión de vida o muerte para los servicios jurídicos

¿Qué es la gestión de gastos jurídicos?

Steven O'Donnell |

Si su departamento jurídico subcontrata algún trabajo a empresas de asesoramiento externoentonces gestión de gastos jurídicos es absolutamente imprescindible para controlar los costes, gestionar la selección y contratación de empresas y comprender el verdadero valor que se está aportando mediante la creación de visibilidad sobre las compensaciones entre coste y resultados. Por no hablar de la previsión de los presupuestos y los gastos futuros para mejorar la previsibilidad de los resultados del departamento.

Los departamentos jurídicos de las medianas y grandes empresas pueden procesar miles de facturas de bufetes de abogados cada año. Cuando las empresas gestionan este proceso sin un sistema de facturación especializado (o peor aún, intentan gestionarlo manualmente) lo más probable es que su personal se vea desbordado y los pagos en exceso sean inevitables. Por no mencionar que se necesita personal para procesar las facturas y proporcionar la primera línea de revisión. Incluso para un departamento jurídico pequeño, la inversión de tiempo del personal para revisar realmente las facturas y detectar errores es desalentadora.

A falta de un sistema fiable para hacer cumplir las normas de facturación, los abogados de plantilla dedican un tiempo excesivo a ultimar y aprobar las facturas de todas sus carteras. Aparte de la carga adicional que esto supone para el personal, las empresas suelen acabar sobrepagar a las empresas entre 5% y 10% cada año debido a errores no detectados.

¿Qué es la gestión de gastos jurídicos?

En esencia, la gestión de gastos es una disciplina de gestión que se ocupa de dar a los departamentos jurídicos de las empresas la supervisión de sus gastos en asesoramiento externo y otros costes jurídicos. En la actualidad, varios software de gestión de gastos apoyan esta disciplina. Un elemento esencial de una solución de software de gestión de gastos jurídicos es un portal de facturación electrónica que permita a las empresas transmitir facturas LEDES. Los portales de facturación electrónica deben ser fácilmente accesibles, estar protegidos mediante encriptación y ser compatibles con cualquiera de los diferentes formatos LEDES aprobados.

La gestión del gasto legal es otro componente esencial de cualquier capaz Plataforma de gestión jurídica empresarial diseñado normalmente con funcionalidad en múltiples áreas de la gestión y las operaciones jurídicas de las empresas.

¿Otra forma de verlo? Como la gestión de "datos de gastos", a través de herramientas de software creadas en torno a tecnologías básicas de clasificación y enriquecimiento de datos. Hay muchas formas de cortar y trocear los datos de gastos jurídicos, que se enriquecen aún más con herramientas de análisis de gastos centradas en alertar, medir e informar sobre los gastos jurídicos.

Como Lora Cecere, de AMR Research dice:

"Las ventajas incluyen la capacidad de analizar el impacto de las estrategias de aprovisionamiento en categorías clave, junto con evaluaciones de los resultados empresariales (ahorros), y la medición de los KPI (revisión periódica del cumplimiento de los proveedores y contratos preferentes, ahorros realizados, etc.) junto con el control continuo del gasto para mejorar la rentabilidad."

Aunque su comentario se refiere específicamente a la gestión del gasto desde el punto de vista de las adquisiciones, el núcleo de su mensaje también se aplica directamente al ámbito jurídico. De hecho, muchos profesionales de operaciones legales han ido más allá de la aplicación de directrices de facturación y tarifas de controladores de tiempo, y ahora están utilizando análisis de gastos legales para informar las decisiones de abastecimiento, las negociaciones y la selección de empresas, y ejecutar programas específicos con empresas de alto valor para reducir aún más el gasto legal en general.

¿Cuáles son exactamente las ventajas de implantar un software de gestión de gastos? He aquí algunos ejemplos:

  • Reduzca sus gastos jurídicos y mejore los resultados mediante el cumplimiento de las directrices de facturación,
  • Reduzca el tiempo dedicado a procesar y aprobar facturas, y aproveche los descuentos por pronto pago.
  • Realice el seguimiento y el informe de los presupuestos de asuntos por periodo de tiempo o fase del asunto y mejore la precisión de las previsiones a lo largo del tiempo. Realice un seguimiento de los importes devengados y reales con respecto a estos presupuestos durante todo el ciclo de vida del asunto.
  • Exija automáticamente a las empresas que envíen los perfiles y tarifas de los cronometradores para su aprobación antes de empezar a trabajar, a fin de garantizar que los asesores internos trabajen siempre con la información más reciente.
  • Mantenga una pista de auditoría automática de todas las modificaciones de las facturas, incluidas las aprobaciones, revisiones, ajustes y rechazos.
  • Optimice la selección de empresas y cronometradores gracias a la visibilidad y los informes que permiten realizar evaluaciones a lo largo del tiempo, lo que permite a su equipo tener en cuenta el valor en lugar del coste.

Y lo que es más importante, muchas empresas con una sólida solución de facturación electrónica se dan cuenta de que una reducción anual de 5-10% en gastos jurídicos.

La lista de ventajas podría ser interminable, pero la resumiremos con esta cita de Brian McGovernantiguo Director Jurídico de Datos y actual Director Ejecutivo de Mitratech, que implantó el sistema TeamConnect de gestión de asuntos y solución de facturación electrónica:

"Hemos notado mejoras espectaculares en la calidad de nuestros datos y en la normalización de los procesos. Sólo la implantación de la facturación electrónica nos ahorró una media de 6,7% en facturas legales. En algunas áreas, el ahorro fue incluso mayor: ..... Es un regalo que sigue dándose".

Por qué los departamentos jurídicos de las empresas necesitan la gestión de gastos

Si el retorno de la inversión no es suficiente para convencerle de por qué muchos equipos jurídicos corporativos están recurriendo a la gestión de gastos, este tipo de solución tecnológica también es fundamental para abordar otros retos en el ámbito jurídico.

"Hasta hoy, la competencia operativa apenas era la norma. Hoy en día, cuando se espera que las empresas rindan al más alto nivel, los departamentos jurídicos deben poner de su parte para prestar un servicio óptimo y ser gestionados como una empresa, desarrollar planes estratégicos, presupuestos meditados, implantar herramientas que mejoren la eficiencia, desarrollar el talento, aprovechar la gestión del conocimiento, gestionar a los proveedores y hacer mucho más." - CLOC

En un estudio realizado por Hobson & Company, se identificaron dos retos empresariales clave que impulsan a Legal hacia una solución de gestión de gastos:

  1. Procesos ineficaces y engorrosos
  2. Directrices de facturación y tarifas negociadas no aplicadas

Acerquémonos un poco más a cada uno de ellos.

1 - Procesos ineficaces y engorrosos

Sin una visión única del gasto jurídico externo, los abogados internos y el personal administrativo pueden dedicar fácilmente un número creciente de horas a responder a consultas sobre pagos individuales y a comunicarse con los bufetes de abogados.

Con la documentación esencial y las facturas repartidas entre varias plataformas y sistemas -correo electrónico, unidades en la nube, servidores individuales y hojas de cálculo, por nombrar algunos-, intentar recopilar todo lo necesario para la revisión de facturas puede resultar ineficaz y pesado, además de consumir incontables horas de costoso tiempo del personal.

Además, estas tareas manuales, que consumen mucho tiempo, también pueden minar la moral del personal. A menudo, los abogados, contratados por sus conocimientos de la práctica jurídica, se ven obligados a dedicar su atención a tareas administrativas, lo que merma su productividad y les distrae de tareas más importantes.

Según Adobe Research 81% de oficinistas estadounidenses consideran que la tecnología actualizada es un factor clave para mantenerlos contentos en el trabajo. Si su empresa puede implantar herramientas que aumenten la eficiencia para que los empleados dediquen menos tiempo a los procesos y más al trabajo para el que fueron contratados, no solo aumentará la productividad y la rentabilidad, sino que también conseguirá que los empleados estén más contentos.

2 - Directrices de facturación no aplicadas y tarifas negociadas

¿Uno de los mayores delitos de facturación que cometen los abogados externos? Aumentar sus tarifas sin la aprobación de sus clientes. Dado que estos cargos pueden suponer un gasto excesivo, los abogados de plantilla dedican mucho tiempo a comparar las tarifas facturadas con las acordadas al inicio del encargo.

Cualquier solución de gestión de gastos que se precie debe ser capaz de cotejar de forma fiable y automática las facturas con las directrices específicas de la empresa y notificar a los abogados las discrepancias. De este modo, no se perderá nada de lo siguiente:

  • Importantes oportunidades de ahorro
  • Oportunidades de descuentos por volumen y acuerdos de honorarios alternativos a medida que aumenta el trabajo.
  • Errores de facturación
  • Partidas que incumplen las directrices de facturación

Y cualquier otro elemento importante que pueda ser tan fácil de pasar por alto cuando se utiliza un proceso de revisión manual.

Cumplir los objetivos empresariales con soluciones de gestión de gastos jurídicos

Dado que el departamento jurídico no debería vivir en un silo, la gestión del gasto jurídico no sólo es esencial para la salud de un departamento jurídico, sino también para la salud de toda una empresa. Si se utiliza correctamente, es una herramienta que puede situar al departamento jurídico en el centro de la innovación y la excelencia dentro de su organización e impulsar el valor estratégico para el resto de la empresa.

Al fin y al cabo, según SpendSource:

"Un plan de gestión de gastos exitoso alinea todos los objetivos de su empresa y le ayuda a tomar las decisiones adecuadas y establecer los proveedores correctos para alcanzar sus metas."

Brian McGovern respalda esta afirmación. Como firme defensor de anteponer los objetivos empresariales y los KPI, McGovern afirma:

"Aunque es muy importante establecer dónde quieres estar y por qué desde el punto de vista tecnológico, también es importante que introduzcas cambios en la parte de gestión del proceso. De ese modo, puedes establecer las normas de lo que estás haciendo y hacia dónde te estás moviendo como empresa..... Aunque, en última instancia, tu hoja de ruta tecnológica para las soluciones de gestión jurídica debe abordar las necesidades jurídicas apremiantes, también tiene que abordar las preocupaciones empresariales."

No hay casi nada que preocupe más a una empresa que la necesidad de controlar los gastos. Por lo tanto, con un control de gastos adecuado y una solución de gestión de gastos empresariales, el departamento jurídico puede iluminar el camino para el resto de la empresa.

¿Busca más información sobre la gestión de gastos? Consulte estos útiles recursos: