Cómo la automatización del flujo de trabajo aceleró los procesos de Family Building Society, Parte 3

Taller de dos días

¿La siguiente etapa? Un taller de dos días celebrado in situ en la Sociedad. El primer día se dedicó identificar los elementos iniciales que deben crearse antes de que un usuario pueda empezar a trabajar en cualquier funcionalidad de automatización. Esto incluía la creación de objetos básicos, como particiones, que uno necesitaría para automatizar un proceso.

Después de esta parte del taller, empezaron buceo más profundo en el proceso real de amortización de hipotecas. Los participantes en el taller, con la orientación de Mitratech, partieron de una lista de comprobación paso a paso.

"Empezamos creando un formulario electrónico en la automatización del flujo de trabajo de Datastore con todos los campos necesarios para la lista de comprobación", dijo Ben MotteramDirector de Servicios al Cliente de Mitratech. "El equipo de Mitratech creó sólo unos pocos campos del formulario para mostrarles cómo se hacía". A continuación, el equipo de Family Building Society empezó a crear el formulario. Era una forma de formar al equipo al tiempo que se creaban los flujos de trabajo reales que emplearían.

¿Los resultados?

El equipo de Family Building Society fue seleccionado estratégicamente para representar una gama de competencias y experiencia. Dan CondonDirector de Transformación Empresarial de Family Building Society, dijo que "elegimos a una mezcla tan amplia de personas para ver qué tipo de conocimientos de programación podrían necesitarse para esto".

Lo que encontraron les sorprendió. "Todo el mundo se familiarizó con la automatización del flujo de trabajo de DataStore en uno o dos días. Es muy intuitivo y no requiere formación", afirma.

Al final del taller de dos días, Family Building Society había creado una integración en su sistema bancario, un sencillo formulario en línea que puedan desarrollar como consideren oportuno, y una base proceso integral a través de los cuales podía fluir el formulario. En esencia, ahora disponían de los elementos básicos para crear sus propios flujos de trabajo.

En estos momentos, la Sociedad bien abajo en el camino de crear y perfeccionar un flujo de trabajo capaz de acortar el proceso de devolución al cliente de una cifra de amortización hipotecaria en más de 95%: de dos a tres días a sólo dos horasEn otras palabras.

"Estas cifras son tan grandes que pueden resultar difíciles de creer", dijo Dan Condon. "Pero estoy convencido de que, con la ayuda de Mitratech, ese objetivo es alcanzable".

Más que un único proceso

Para Family Building Society, nunca se trató de crear un único flujo de trabajo para sustituir un único proceso. En su lugar, se trataba de primer paso para transformar su forma de hacer negocios en general. "Queríamos elegir un único proceso, realizar una prueba piloto y utilizar los resultados para demostrar que era posible", explica Dan Condon. Ese es un objetivo clave para automatizar este primer proceso; una vez hecho, el siguiente, y el siguiente después de ese, sería aún más fácil.

Ben Motteram dice que "con la finalización de ese primer proceso, tendrán colas de trabajo genéricas y notificaciones genéricas que podrán reutilizar, así como una biblioteca de objetos".

El primer paso hacia un futuro sin papeles (pero centrado en las personas)

¿Automatizar el proceso de amortización de hipotecas? Eso es sólo el primera fase de un plan a más largo plazo que ha planeado la Family Building Society. "Vamos a automatizar el proceso de solicitud de préstamos y a prescindir por completo del papel", explica Dan Condon. Ahora mismo, el proceso de solicitud de un préstamo puede llegar a tener más de 100 páginas. "Introducir todo ese papel y esa información en DataStore es un trabajo ingente, pero las ventajas son enormes", afirma.

En última instancia, sin embargo, Family Building Society pretende transformar por completo el back office, Automatizar tantas tareas como sea posible. El potencial para reducir los acuerdos de nivel de servicio y cambiar por completo su forma de hacer negocios es enorme, lo que les permitirá estar en igualdad de condiciones con los grandes bancos.

Pero una cosa es la automatización no ¿Sobre qué? Reducir el número de empleados o ETC. "Tenemos que hacer más con el mismo número de personas, y los flujos de trabajo sin papel nos permiten hacer precisamente eso", subraya Dan Condon. "Para nosotros, automatización significa menos tiempo en la parte administrativa y más tiempo en el toque humano, el elemento por el que somos conocidos".

Para leer la primera parte de esta serie, mira aquí. Para la Parte 2, vaya a aquí.