Flujo de trabajo de la semana: Simplificar la gestión financiera de cara a la temporada de impuestos

Cuando la recopilación de datos es lenta, onerosa o propensa a errores, los datos se pierden y faltan piezas. Estas piezas perdidas pueden ser de todo tipo. Es fácil saltarse preguntas u olvidarlas, sobre todo porque cada pregunta puede y suele abrir la puerta a muchas más. Los formularios de admisión contienen muchos caminos posibles: cada fuente de ingresos, tipo de activo, deducción, etc., abre un flujo fiscal completamente nuevo que debe seguirse escrupulosamente para garantizar que la empresa de contabilidad pueda aprovechar sus conocimientos y habilidades de experto.

Estas piezas que faltan causan fricciones en la admisión cuando los contables van de un lado a otro, ya sea internamente o con el cliente, pero también pueden ser una fuente de dolor durante las revisiones anuales. Por ejemplo, obtener las declaraciones anuales de todos los clientes puede requerir una enorme cantidad de energía y generar una gran oportunidad de error. Los correos electrónicos de ida y vuelta provocan retrasos y, a menudo, el proceso se comprueba con hojas de cálculo que pueden transmitir fácilmente distintos errores que dan lugar a problemas cuando se carga la firma electrónica.

Automatización del flujo de trabajo suele ser el héroe olvidado de operaciones eficaces y estratégicas de gestión financiera y presupuestación. El software de flujo de trabajo permite reunir toda la información necesaria en un mismo lugar, lo que facilita la validación y verificación de que toda la información pertinente se ha recopilado y procesado con precisión. En lugar de esperar a que falte información y hacer un seguimiento, la automatización del flujo de trabajo garantiza que el cliente sepa exactamente lo que se le pide. Los campos obligatorios hacen que sea imposible saltarse un paso, y las condiciones de formulario integradas garantizan que cuando un dato desbloquea una muñeca Matryoshka de flujos fiscales adicionales, esos flujos adicionales se ponen en marcha, y la información adicional también se solicita según sea necesario. 

La automatización del flujo de trabajo no sólo se utiliza para la admisión, sino también para las revisiones anuales. En lugar de enviar correos electrónicos individuales a cada cliente, las plataformas de automatización de flujos de trabajo a menudo permiten y deberían permitir a los usuarios solicitar información de forma masiva. Por ejemplo, en lugar de enviar manualmente un correo electrónico a cada cliente para solicitarle la información necesaria para su declaración de la renta anual, imagínese la ejecución de un sencillo script que inicie cientos o miles de correos electrónicos de una sola vez. Cada correo electrónico podría proporcionar un formulario de autoservicio para la información del cliente y, con las mismas preguntas condicionales, garantizar que todo se solucione a la primera. Por último, el Proceso de firma electrónica pueden integrarse fácilmente en el marco más amplio del flujo de trabajo, de modo que en lugar de gestionar AdobeSign o DocuSign por separado para cada cliente, el flujo de trabajo puede enviar automáticamente los formularios correctos para su firma. 

Los impuestos son complicados, pero la automatización del flujo de trabajo simplifica los procesos de admisión y anuales para garantizar que los profesionales puedan dedicar menos tiempo a buscar la información adecuada y más a ofrecer asesoramiento experto y soluciones basadas en datos. 

No es necesario ser un profesional fiscal para que el flujo de trabajo le ayude con sus sistemas de gestión financiera y presupuestaria. Otros flujos de trabajo en la industria incluyen:

• Presentación de la declaración del IVA
• Flujo de trabajo de solicitud de gastos de capital
• Flujo de trabajo de la declaración de la renta de los empleados