Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo

Reembolso de regalos e invitaciones

Desafío

Flujo de trabajo para tramitar las solicitudes de reembolso de regalos y gastos de representación (por ejemplo, llevar a un cliente a cenar).

Solución

• Con TAP, los formularios de solicitud de reembolso pueden diseñarse para satisfacer cualquier requisito de la empresa y ponerse en línea para que los usuarios puedan acceder a ellos.
• Los formularios solicitan a los usuarios información completa sobre los gastos y permiten adjuntar/cargar recibos, etc.
• Una vez enviado el formulario, el flujo de trabajo puede diseñarse para dirigir las solicitudes a los responsables adecuados, como los supervisores del solicitante y el departamento financiero.
• Las notificaciones y recordatorios automatizados hacen avanzar el proceso al incitar a todos los participantes a actuar a tiempo.
• Los empleados pueden recibir notificaciones automáticas cuando su solicitud ha sido aprobada o, Dios no lo quiera, retenida o denegada.
• El panel de control centralizado permite supervisar todos los flujos de trabajo de reembolso.

Beneficios

• La automatización de un proceso mundano elimina el trabajo pesado al tiempo que acelera el proceso.
• Los costes se reducen gracias a la eficacia automatizada y a la eliminación del papeleo del proceso.
• Los errores se eliminan mediante la normalización del flujo de trabajo y de los formularios de encuesta.
• La moral de los empleados mejora gracias a unos procesos ágiles y sin quebraderos de cabeza.
• Genera registros de auditoría de flujo de trabajo seguros con fines de transparencia, gobernanza y cumplimiento.