Solicitud de viaje por motivos profesionales

Desafío

Cree un flujo de trabajo para toda la empresa que pueda desplegarse rápidamente para gestionar las solicitudes de viaje, especialmente durante periodos extraordinarios (como el brote de COVID-19). Debe garantizar la facilidad de uso para el usuario final y, al mismo tiempo, mantener todo alineado y auditado internamente.

Solución

  • Existe un flujo de trabajo automatizado que incluye la especificación de las partes interesadas y las notificaciones sin coste alguno a los clientes existentes.
  • El flujo de trabajo es una plantilla preconstruida, pero totalmente personalizable por el cliente o su proveedor de servicios.
  • El formulario de solicitud basado en TAP contiene lógica empresarial integrada, campos desplegables y otras funciones para capturar la siguiente información:
    • El objetivo principal de la reunión (incluido el nombre del cliente).
    • La fecha más reciente confirmada por el cliente, la oficina o el responsable de la empresa en la que se le necesita in situ.
    • Lugar de salida, destino(s), ruta de viaje y método. Ejemplo: Salida en tren desde la estación londinense de St. Pancras hasta la estación parisina de Gare du Nord.
    • Fechas del viaje.
    • Riesgos/impactos de no viajar, incluido el impacto negativo en las relaciones con los clientes/el sector, etc.
    • Opciones alternativas como teleconferencias, representación local o de socios.
  • Una vez enviadas, las solicitudes se remiten automáticamente a los responsables correspondientes para su revisión.
  • Las notificaciones de aprobación o denegación pueden generarse automáticamente y enviarse a solicitantes y gestores.

Beneficios

  • Las solicitudes se presentan y tramitan con mucha mayor rapidez y minimizando errores, retrasos y costes.
  • El seguimiento y los informes centralizados permiten a RRHH tener una visión general de todos los flujos de trabajo en tiempo real.
  • Los flujos de trabajo se archivan automáticamente en la nube para su almacenamiento seguro y accesibilidad para auditorías.

ROI

  • Las solicitudes se presentan y tramitan con mucha mayor rapidez y minimizando errores, retrasos y costes.
  • El seguimiento y los informes centralizados permiten a RRHH tener una visión general de todos los estados de las solicitudes en tiempo real.
  • La moral de los empleados se beneficia de un proceso de solicitud y respuesta más rápido y preciso.
  • Los flujos de trabajo se archivan automáticamente en la nube para su almacenamiento seguro y accesibilidad para auditorías.
  • La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.