Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo

COVID-19 Gestión del seguimiento

Automatizar los programas de vacunación y pruebas nunca ha sido tan fácil. Con nuestro nuevo flujo de trabajo automatizado para la gestión del seguimiento de COVID, podrá realizar un seguimiento del estado de sus empleados a través de sus sistemas de RRHH/nóminas, de modo que cada vez que un empleado actualice información o complete un procedimiento, el programa se actualice automáticamente.

Esto también facilita la elaboración de informes (además de reducir el trabajo) para el personal de recursos humanos. Puede recopilar documentación si es necesario y permite recibir comentarios tanto de los empresarios como de los empleados.

Desafío

Los responsables de RRHH necesitan una herramienta para capturar información sobre el estado de salud y el nivel de riesgo de COVID-19 de todos los empleados, incluido el seguimiento de la vacunación y las pruebas. Esto debería garantizar la facilidad de uso para el usuario final, al tiempo que se mantiene todo alineado internamente con las herramientas de elaboración de informes preconfiguradas.

En caso de que una empresa decida imponer la vacunación o fomentarla con un programa de pruebas recurrentes para quienes no se vacunen, la solución debe poder adaptarse a estos parámetros.

Solución:

• Un flujo de trabajo TAP automatizado, que incluye la especificación de las partes interesadas y las notificaciones, y que se ofrece como una plantilla prediseñada lista para usar nada más sacarla de la caja, que también es totalmente personalizable por el usuario.
• Registra los empleados que han sido vacunados contra COVID 19, qué vacuna, dosis 1, dosis 2, documentación justificativa. Puede adaptarse a las directrices obligatorias o voluntarias de la política de la empresa.
• La opción de pruebas permite programar recordatorios recurrentes para los empleados que requieren pruebas repetidas durante un ciclo designado.
• Reportable al equipo de RRHH y para clientes, conferencias y necesidades de viaje.
• Un empleado puede informar inmediatamente a Recursos Humanos si ha dado positivo en la prueba de COVID-19, ha estado en contacto con personas que han dado positivo o informa de otros factores de riesgo o repercusiones, como un viaje reciente a un lugar de alto riesgo, el cierre de la escuela de sus hijos u otros elementos.
• El flujo de trabajo puede proporcionar una transacción segura y confidencial entre RR.HH. y el empleado, o se pueden añadir directivos o partes interesadas a discreción de RR.HH.
• Las notificaciones automáticas pueden incitar a todos los participantes a actuar a tiempo. Con vías de escalado para plazos vencidos.
• Todos los participantes pueden consultar en tiempo real, desde el flujo de trabajo, qué países siguen afectados por el brote y ver las actualizaciones de los requisitos de viaje.
• Un formulario en línea con lógica de negocio incrustada hace preguntas al empleado como...
  •     ¿Se ha vacunado?
  •     ¿Cuándo, qué vacuna, 1ª o 2ª inyección?
  •    Hora de la última prueba, resultado de la prueba y otros datos:
    • Me relacioné con alguien que tenía el virus y estaré en autocuarentena durante 14 días.
    • Tengo un familiar que es de alto riesgo.
    • He viajado recientemente a un país o lugar de alto riesgo.
    • Han cerrado el colegio de mi hijo.
    • Otros
• Todas las preguntas tienen opciones para añadir comentarios.
• La personalización permite a RRHH añadir otras preguntas que considere oportunas.
• Una vez cumplimentado el formulario, puede enviarse automáticamente a las partes interesadas o a los gestores adecuados para su revisión.

Beneficios

• Sólida herramienta de gestión para el seguimiento de las vacunaciones/pruebas obligatorias/voluntarias que es fácil de digerir, personalizar y notificar.
• Informar y adaptarse a las necesidades de nuestros clientes, ya sea aplicando la política local o las normas de la empresa.
• Los impactos sobre las operaciones y el bienestar de los trabajadores pueden mitigarse y gestionarse.
• Procese más rápidamente los seguimientos y las solicitudes minimizando errores, retrasos y costes.
• Aumente la moral de los empleados gracias a un proceso más rápido y preciso.
• El seguimiento y los informes centralizados ofrecen a RRHH la posibilidad de supervisar sus flujos de trabajo en tiempo real, lo que garantiza que sepa en qué fase se encuentra todo.
• Archiva automáticamente los flujos de trabajo en la nube para un almacenamiento seguro y accesibilidad para auditoría.
• La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.

ROI

• Las repercusiones de COVID en las operaciones y la continuidad del servicio pueden gestionarse y mitigarse rápidamente.
• Los retrasos y las interrupciones se reducen al mínimo y se mantiene la productividad, gracias a una rápida adopción y accesibilidad.
• La obtención de mejores conocimientos e información permite desplegar los recursos con mayor precisión.