Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo

Admisión de nuevas empresas

Cuando Justin Hectus, CIO y CISO de Keesal, Young & Logan, se propuso organizar el proceso de admisión de nuevos trabajos del bufete como un centro que extrajera datos de otros sistemas internos, eligió TAP como herramienta de automatización del flujo de trabajo jurídico.

Descubrió que TAP funcionaba perfectamente como parte de una arquitectura en la que múltiples silos de datos están conectados, incluyendo eDiscovery, gestión de conflictos de intereses, firma electrónica, CRM, presupuestos y precios, contabilidad y facturación, docketing y otros.

Desafío

Automatice el proceso de admisión de nuevas empresas para bufetes de abogados y departamentos de operaciones jurídicas.

Solución

• Mediante un portal en línea de autoservicio y formularios normalizados, los usuarios pueden ser guiados a través de la puesta en marcha del proceso de admisión con un mínimo de errores o retrasos.
• Los documentos de admisión pueden diseñarse a medida o utilizar las plantillas preformateadas de TAP.
• Un completo repositorio de plantillas almacena plantillas para hacer frente a cualquier contingencia.
• Los formularios, notificaciones y otros documentos o alertas relacionados con la admisión se envían al personal interno adecuado.
• Los flujos de trabajo pueden integrarse con múltiples sistemas y bases de datos externos, como los de presupuestación, contabilidad y facturación, gestión de conflictos de intereses, expedientes y otros.
• Los requisitos de autoridad de firma se integran en el flujo de trabajo y pueden aprovechar herramientas seguras de firma electrónica.
• El control del estado en tiempo real permite supervisar el proceso.
• Se pueden enviar notificaciones y alertas a las partes interesadas en puntos previamente designados a lo largo del proceso de admisión.

Beneficios

• El proceso de admisión de nuevas empresas puede ser mucho más rápido y eficaz, por lo que los servicios facturables pueden iniciarse antes.
• Los formularios de admisión normalizados están disponibles en cualquier momento y lugar, sin necesidad de una costosa creación interna o revisión por parte del personal jurídico, lo que reduce los costes.
• Se realizan copias de seguridad automáticas de los flujos de trabajo en un archivo seguro en la nube, al que se puede acceder fácilmente con fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento.
• La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.