Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo

Solicitudes de acceso a programas informáticos

Desafío

Diseñar un flujo de trabajo para gestionar las solicitudes de acceso a las plataformas de software o bases de datos de una organización.

Solución

• Los formularios de autoservicio en línea son personalizables en TAP para capturar toda la información necesaria.
• El flujo de trabajo puede adaptarse para alertar a las partes interesadas/administradores adecuados una vez que se ha presentado una solicitud de acceso.
• Las reglas y la lógica empresarial incrustada pueden integrarse en formularios/flujos de trabajo para filtrar previamente las solicitudes.
• Los recordatorios automatizados garantizan una rápida revisión administrativa de las solicitudes, en caso necesario.
• Se pueden enviar actualizaciones de estado a los solicitantes en varios pasos del proceso de revisión.
• El acceso móvil permite a los participantes en el flujo de trabajo acceder y actuar a distancia.
• Las aprobaciones pueden desencadenar notificaciones al solicitante y al usuario o usuarios, y activar otros flujos de trabajo, como la formación y la orientación.
• El panel de control centralizado proporciona visibilidad de todas las solicitudes de software de la organización, ya sean actuales o históricas.
• Todos los registros de flujos de trabajo, activos y documentación se almacenan de forma centralizada en un repositorio seguro en la nube para su posterior auditoría y análisis.

Beneficios

• La automatización de formularios y flujos de trabajo en un único sistema equivale a la coherencia de los procesos, lo que ahorra tiempo y costes.
• La personalización significa que todos los formularios y flujos de trabajo se adaptan a las necesidades de la empresa.
• El control centralizado permite supervisar la seguridad en tiempo real y controlar quién tiene acceso a las plataformas de la empresa.
• Se pueden realizar auditorías y análisis detallados de las solicitudes de software gracias al archivado automático de los registros y datos del flujo de trabajo.