Retención legal: Panorama general
Cuando su organización se entera de un litigio o investigación pendiente, tiene la obligación de preservar toda la información relevante - este proceso es lo que comúnmente se conoce como retención legal.
Una vez que una organización es informada de la inminencia de un litigio, la retención legal también exige que se detenga el tratamiento o la eliminación habituales de los datos pertinentes, garantizando que permanezcan almacenados. intacto y almacenado durante el tiempo necesario.
¿Qué es el proceso de retención legal?
El proceso comienza con un aviso de retención tan pronto como haya amenaza de litigio. Una vez recibida, las organizaciones están obligadas a preservar toda la información que sea útil para la proposición de prueba. La información en cuestión puede ir desde copias físicas de formularios y documentos hasta correos electrónicos, imágenes, mensajes instantáneos y vídeos almacenados digitalmente.
Por lo tanto, la gestión adecuada del proceso de retención legal es crucial, y el incumplimiento puede acarrear graves consecuencias jurídicas, financieras y de reputación. En el pasado, los equipos jurídicos recurrían a laboriosas hojas de cálculo para hacer un seguimiento del progreso. Pero con múltiples retenciones a la vez, que a menudo se prolongan durante años, las organizaciones se dan cuenta de que necesitan una solución de software de retenciones legales más sólida para garantizar un seguimiento automatizado y una gestión precisa de los registros.
Controlar los riesgos y costes del proceso
Las retenciones legales son una parte crucial de los procesos judiciales. ¿Pero los métodos manuales y tradicionales para hacerlo? Son difíciles, costosos y propensos a errores, lo que expone a su empresa a riesgos.
¿Cuál es la respuesta? Adoptar un sistema jurídico automatizado y fácil de usar Solución SaaS para controlar los costes, garantizar el cumplimiento y mitigar los riesgos de un proceso de retención legal.
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Dificultad para localizar datos vitales
Una solución SaaS facilita enormemente al departamento jurídico la identificación de la ubicación de todos los datos que pueda ser necesario recopilar.
Declaración inexacta e incompleta
Identifique, notifique e instruya automáticamente a los custodios adecuados de los datos necesarios, impulsando el cumplimiento 100% que necesita.
Una fuente de riesgo
Reduzca la exposición y los resultados negativos haciendo que los resultados de las retenciones se puedan notificar al instante, de modo que su proceso resista el escrutinio judicial.
Costes elevados e ineficacia
La digitalización y automatización del proceso puede reducir el tiempo que el personal dedica a una retención legal hasta en 75%.
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