Lorsqu'un cabinet d'avocats décide qu'il est temps de remplacer ses systèmes de gestion des dossiers obsolètes ou d'en mettre un en place pour la première fois afin de garantir à l'ensemble de son équipe l'accès à toutes les informations relatives aux dossiers, quel que soit leur lieu de travail, les étapes suivantes consistent à définir les besoins de l'entreprise, puis à évaluer les fournisseurs.
Étape 1 – Déterminez les besoins de votre entreprise et évaluez les fournisseurs
Définition des besoins opérationnels en matière de gestion des dossiers juridiques
Chez CaseCloud, nous recommandons de maintenir des exigences élevées et axées sur les besoins de l'entreprise. Voici 10 questions à poser qui vous aideront à établir vos priorités :
- Vos professionnels ont-ils besoin d'accéder à des informations importantes sur les dossiers où et quand ils le souhaitent ?
- Quel doit être le niveau de disponibilité de la nouvelle plateforme ?
- Avez-vous besoin d'un espace de travail organisé en fonction des dossiers ?
- Souhaitez-vous une intégration avec la gestion du temps et la facturation ?
- Do you need document management features integrated into the case management platform?
- Quelles sont les réglementations, politiques, directives et recommandations en matière de sécurité auxquelles vous devez vous conformer dans le cadre de votre travail ?
- Quelles sont les questions relatives à la conformité en matière de gouvernance, à la réglementation des données géographiques/juridictionnelles et à la confidentialité dont vous devez tenir compte ?
- Souhaitez-vous que vos clients puissent accéder aux informations et collaborer sur le dossier à l'aide de votre plateforme de gestion des dossiers ?
- Comment allez-vous budgétiser les dépenses liées à une nouvelle plateforme de gestion des dossiers juridiques ?
- Souhaitez-vous intégrer d'autres logiciels afin d'augmenter votre productivité ?
Évaluation des prestataires de services de gestion des dossiers juridiques
Il existe aujourd'hui de nombreux fournisseurs de solutions de gestion des dossiers juridiques, chacun offrant des fonctionnalités différentes.
Une fois que vous avez sélectionné quelques fournisseurs, nous vous recommandons de vous concentrer sur les points clés suivants et de poser les mêmes questions à chaque fournisseur afin de mieux comprendre leurs fonctionnalités et leurs avantages.
- Matter-Centric Features and Functions. Does the case management system offer features that allow you to log calls, send emails, schedule a meeting, manage matter participants, stay on top of critical dates, oversee workflow, KPIs and performance?
- Portails centrés sur le client– Avez-vous besoin d'offrir des niveaux de service supérieurs, de nouvelles offres basées sur le Web et des niveaux d'efficacité plus élevés avec un accès pour les clients ou les parties prenantes à forte valeur ajoutée ?
- La solution permet-elle d'accéder à toutes les fonctionnalités depuis un téléphone, une tablette ou tout autre appareil connecté, quel que soit l'endroit où vous travaillez ?
- Pouvez-vous utiliser le système que vous évaluez pour collaborer avec vos clients et autres parties associées ?
- Gestion du temps et facturation.Pouvons-nous suivre le temps passé dans le contexte du flux de travail lié à chaque dossier ? Pouvons-nous obtenir une vue à 360 degrés des bénéfices et de la productivité du cabinet ?
- Gestion des documents.Peut-on associer des documents à des dossiers, des comptes, des contacts ou des fils de discussion ?
- La plateforme offre-t-elle une protection physique, une authentification des utilisateurs, un contrôle d'accès, une confidentialité et plus encore ?
- Conformité en matière de gouvernance,réglementations relatives aux données géographiques/juridictionnelles et confidentialité.L'infrastructure du fournisseur est-elle conforme aux lois et directives internationales en matière de confidentialité ?
- Comment le système de gestion des dossiers judiciaires à l'étude est-il tarifé ?
- Disponibilité/récupérabilité.Quel niveau de disponibilité l'entreprise peut-elle attendre de l'application, et cette estimation de disponibilité inclut-elle les interruptions planifiées ?
- La plateforme s'intègre-t-elle aux applications de comptabilité, de gestion documentaire, de CRM, de gestion des contrats, de messagerie électronique, de téléphonie et autres applications importantes que votre entreprise utilise quotidiennement ?
- Basé sur le cloud.Le système est-il un logiciel en tant que service (SaaS), une plateforme en tant que service (PaaS) ou une infrastructure en tant que service (IaaS) ?
To help further your firm’s evaluation process and facilitate a confident decision, CaseCloud has developed a complete Buyer’s Guide for Legal Case Management, which is available to download for free.
Étape 2 – Définir un projet pilote et mettre en œuvre une solution
Lorsque les cabinets d'avocats ont décidé que le moment était venu de faire évoluer leur approche de gestion des dossiers et ont réduit le nombre de fournisseurs potentiels à deux ou trois parmi les plus qualifiés, beaucoup d'entre eux prennent le temps de mener un projet pilote. Un projet pilote permet à votre cabinet d'évaluer la qualité de votre collaboration avec le fournisseur et de déterminer si la plateforme sera en mesure de répondre aux besoins spécifiques de votre cabinet d'avocats.
Nous vous recommandons de suivre ces neuf étapes pour vous aider à définir le projet pilote de votre organisation :
- Formez une équipe qui peut consacrer du temps au projet pilote. Les projets pilotes ne se réalisent pas pendant le « temps libre ». Vous et le fournisseur devez tous deux allouer les ressources nécessaires pour mener à bien le projet pilote dans les délais impartis.
- Choisissez un domaine d'activité et déterminez les avantages commerciaux spécifiques que vous souhaitez obtenir. Déterminez les capacités spécifiques qui permettront d'obtenir ces avantages.
- Documenter les objectifs commerciaux, les capacités qui permettront d'atteindre ces objectifs et les critères de réussite pour prouver chaque objectif.
- Si le projet pilote est couronné de succès, obtenez l'adhésion de la direction pour les prochaines étapes, telles que les engagements financiers pour le déploiement dans le domaine d'activité ou au sein du cabinet. Si vous n'obtenez pas cette adhésion, pourquoi mener un projet pilote ?
- Prenez en compte l'ensemble du processus juridique. Par exemple, évaluez les demandes reçues et les types de dossiers associés à l'aide de données collectées, de documents associés et de workflows définis.
- Examinez trois rôles fonctionnels différents (personnages) et voyez comment ces utilisateurs sont aidés dans leurs tâches quotidiennes, leur flux de travail, leurs tableaux de bord, leurs rapports et leurs objectifs commerciaux.
- Évaluez comment la solution peut gérer au mieux un dossier tout au long d'un cycle de vie adapté à votre cabinet.
- Recherchez une capacité globale à configurer et à s'adapter à vos flux de travail uniques, ainsi que la flexibilité nécessaire pour ajouter des intégrations et des fonctionnalités supplémentaires à partir de l'écosystème d'applications.
- Avoid spending too much time in low level details as you can lose sight of the business problem that is being solved, which is the primary justification for implementing automated matter management.
Les projets pilotes aident les entreprises à gérer et à minimiser les risques, à identifier les obstacles et à résoudre les problèmes avant d'investir beaucoup de temps et d'argent dans une mise en œuvre. Une fois que votre équipe sera satisfaite du projet pilote, vous vous sentirez en confiance pour mettre en œuvre la solution dans l'ensemble de l'entreprise.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur advologix.com. Le 20 novembre 2024, Mitratech a fait l'acquisition d'Advologix, un fournisseur de premier plan dans le domaine de la gestion des dossiers juridiques. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter notre nouvelle offre de produits, CaseCloud, et les dernières solutions de Mitratech pour la gestion des opérations juridiques.
