Depuis son apparition au début du siècle, la technologie BPM (Business Process Management) s'est largement répandue et est devenue un élément clé de l'infrastructure informatique des grandes entreprises. Le BPM traditionnel traite spécifiquement des processus prévisibles et structurés, dont les étapes sont bien définies et mènent à des conclusions compréhensibles. Le DPM (Document Process Modeling) est un sous-ensemble de la gestion des processus métier qui traite spécifiquement de l'automatisation des processus de génération de documents.
Prenons, par exemple, un workflow de création de contrat, qui pourrait être déclenché à partir d'un CRM. Un ensemble de données stocké dans le CRM pourrait être transféré vers le workflow afin de générer un contrat, accompagné des documents connexes, puis acheminé vers différents collaborateurs pour approbation, modification ou rejet. Cependant, en fonction de la complexité de la documentation, la plupart des suites BPM ne disposent tout simplement pas de l'automatisation sophistiquée nécessaire pour générer les documents dans le cadre d'un processus métier plus large. C'est là que le DPM entre en jeu.
La modélisation des processus documentaires à l'échelle de l'entreprise adopte une approche axée sur les documents, ce qui signifie que les règles métier sont codées dans le texte du ou des documents, en tenant compte de toutes les permutations pertinentes. Des variables simples sont insérées avec des attributs de formatage spécifiques à chaque point. Des variables calculées sont également créées et insérées aux points de fusion nécessaires. Des blocs de texte facultatifs sont définis à l'aide d'une logique conditionnelle, etc. Ensuite, une séquence de formulaires interactifs (un entretien) est créée afin de recueillir toutes les informations variables nécessaires à la génération du ou des documents.
Une fois le processus de génération de documents entièrement modélisé, il peut être exécuté de manière indépendante en tant que workflow de génération de documents, ou être intégré en tant que composant dans un workflow plus large. Pour voir un processus de document s'exécuter dans un workflow plus large, consultez Outils décisionnels interactifs de Thomson Reuters sur Checkpoint. Basé sur HotDocs, le leader du secteur DPM, le produit TR récemment lancé aide les avocats fiscalistes et les comptables à naviguer dans les lois et réglementations complexes afin de formuler des avis juridiquement valables pour leurs clients. Le système basé sur HotDocs génère ensuite les documents nécessaires, tels que les avis officiels et la correspondance.
Dans le flux de travail de création de contrats mentionné ci-dessus, l'ensemble de données CRM pourrait être directement transféré dans l'entretien du processus documentaire et apparaîtrait dans le contexte de l'entretien sous forme de « questions répondues ». L'entretien présenterait toutes les autres questions nécessaires pour compléter l'ensemble de documents.
Les systèmes DPM de niveau entreprise sont conçus pour gérer tout ensemble de documents, quelle que soit leur taille ou leur complexité. Ces systèmes doivent disposer de plateformes pour un déploiement sur site et dans le cloud, ainsi que d'API hautement évoluées permettant leur intégration dans n'importe quel processus automatisé. En outre, un système DPM doit fonctionner aussi bien dans des environnements ad hoc que dans des environnements de processus non structurés, tels que ceux fournis par les systèmes de gestion de cas adaptatifs hautement sophistiqués actuels.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
