Une banque internationale qui a adopté le BPM à grande échelle a déployé un système d'octroi de prêts reposant en grande partie sur HotDocs, la plateforme de processus de génération de documents la plus importante du secteur. L'ancien système manuel impliquait une méthode hors ligne pour obtenir l'approbation des prêts et un processus de va-et-vient entre les agents de crédit et le service de traitement de texte pour préparer les documents. Non seulement le processus était lent, mais il comportait également des risques - la possibilité qu'une erreur manuelle conduise à un désastre sous la forme d'un risque juridique.
Le nouveau flux de travail commence par l'importation d'informations de base sur le dossier à partir d'un CRM dans un entretien HotDocs. Les documents de prêt étant eux-mêmes complexes et comportant des milliers de variables discrètes, l'entretien est lui aussi extrêmement complexe, très interactif et conçu pour guider les chargés de clientèle à travers le processus très structuré de collecte d'un grand nombre de données spécifiques au prêt.
L'entretien HotDocs lui-même intègre des règles de gestion qui comparent des données discrètes entre elles et avec les règles de la banque. Par exemple, une petite exploitation laitière de 50 vaches cherchant à obtenir un prêt de 10 millions de dollars pourrait ne pas être conforme aux règles de la banque. Dans ce cas, le système signale les données en rouge. Il signale également les données limites en orange et les données cohérentes en vert.
Au total, la nouvelle méthode de collecte des données a permis aux chargés de clientèle d'économiser environ une journée, qu'ils consacraient auparavant à la rédaction d'un long document justifiant chaque élément de données discret. Le fichier de réponses codé par couleur permet aux responsables de l'approbation des prêts d'économiser une journée environ, car ils peuvent voir d'un coup d'œil où se situent les problèmes potentiels, étant donné que les données douteuses sont signalées en rouge ou en orange. Enfin, le système génère les documents presque instantanément - aussi vite que l'imprimante peut les produire - ce qui était une mauvaise nouvelle pour le pool de traitement de texte, car il était réaffecté à d'autres tâches. Rien que pour le traitement de texte, la banque économise environ 5 millions de dollars par an.
L'un des principaux avantages pour la banque est l'amélioration de la qualité des documents de prêt. Grâce à l'élimination des erreurs d'origine humaine, la banque est tout simplement moins exposée à des risques juridiques.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
