Pour les cabinets d'avocats, un plan de continuité des activités (PCA) efficace ne se limite pas à la sauvegarde des données. Il s'agit de mettre en œuvre des processus à l'échelle de l'entreprise, conçus pour préparerl'ensemble devotre personnel à faire face à tout type de catastrophe. Il s'agit d'éviter les responsabilités qui pourraient découler d'un PCA obsolète ou incomplet. Mais surtout, un PCA efficace permet à votre cabinet de respecter ses obligations légales et éthiques envers vos employés et vos clients en continuant à fonctionner efficacement, même en cas de perturbation.
C'est pourquoi la planification de la continuité des activités estune responsabilité essentielle à l'échelle de l'entreprise. Elle implique l'élaboration de stratégies visant à garantir la restauration des processus opérationnels critiques, ainsi que la reprise des systèmes d'information critiques indispensables à ces fonctions en cas de perturbation des services ou des opérations affectant l'ensemble de votre entreprise. Le PCA définit la manière dont les processus, les services, les systèmes d'information et les unités opérationnelles critiques fonctionneront de concert dans le cadre d'une réponse coordonnée à toute perturbation.
Les plans de continuité des activités les plus efficaces adoptent une approche « diviser pour mieux régner ». Les employés de votre entreprise doivent être informés que la responsabilité de maintenir l'activité pendant une perturbation ne repose pas uniquement sur les épaules du service informatique. La direction doit également renforcer l'idée que la continuité des activités est uneresponsabilité organisationnelle et que, puisque tout le monde est touché par une perturbation,tout le mondedoit contribuer au redressement de votre entreprise. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en place unprocessus de planificationétroitementunifié impliquant les plans et les rôles de chaque unité opérationnelle dans la reprise des processus essentiels.
Les objectifs de la planification de la continuité des activités
Souvent, l'opinion publique est beaucoup moins indulgente que les tribunaux fédéraux et civils, et un verdict défavorable peut causer un préjudice irréparable à la réputation de votre cabinet.Bien que la planification de la continuité des activitéssoit essentielle pour toutes les entreprises en cas de perturbation, elle vise à atteindre les objectifs suivants pour les cabinets d'avocats.
- Continuer à représenter les clients avec compétence et diligence et répondre à leurs besoins immédiats.
- Pour éviter de manquer des échéances critiques.
- Pour protéger la confidentialité et les communications des clients.
- Soutenir l'entreprise malgré la baisse des revenus.
- Pour garantir des pratiques commerciales éthiques.
Malheureusement, les perturbations peuvent prendre différentes formes. Une tornade ou un ouragan peut interrompre vos communications vocales et vos échanges de données, et la restauration d'une infrastructure endommagée peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, aux fournisseurs de services terrestres et sans fil. Les épidémies telles que celles d'Ebola, de grippe et de SRAS affectent non seulement la disponibilité de votre personnel, mais aussi vos clients, qui auront besoin de votre assurance que votre entreprise continue de fonctionner même dans ces conditions de perturbation susceptibles de semer la panique. Ensuite, il y a bien sûr les crises résultant de perturbations d'origine humaine, telles que les actes de terrorisme, les cyberattaques, les défaillances technologiques, les erreurs humaines et bien d'autres encore.
L'importance de l'analyse d'impact
Une étape essentielle dans tout plan de continuité des activités estl'analyse d'impact sur les activités(BIA), un processus qui permet de distinguer les fonctions critiques des fonctions non critiques.
Une fonction critique est une fonction dont les implications pour les parties prenantes ou l'étendue des dommages causés au cabinet d'avocats sont considérées comme inacceptables ou désastreuses. De plus, toute fonction imposée ou requise par la loi est automatiquement considérée comme critique.Ces fonctions doivent être identifiées dans une analyse d'impact sur les activités (AIA).
En outre, l'analyse d'impact permet d'identifier les exigences de reprise de chaque fonction critique. Celles-ci comprennent le délai dans lequel l'opération critique est rétablie après une catastrophe, ainsi que les exigences commerciales et techniques essentielles à la reprise de chaque processus vital.
Éléments essentiels d'un plan de continuité des activités
Les cabinets d'avocats varient en taille et en spécialisation, ce qui laisse une certaine flexibilité dans les éléments qui composent le PCA d'un cabinet. Cependant, tous les plans doivent aborder les points suivants :
- Sauvegarde et récupération des données (copies papier et électroniques) :cela comprend une identification claire de l'emplacement où sont conservés les livres et registres principaux, ainsi que les fichiers de sauvegarde (copies papier et électroniques). Les cabinets d'avocats doivent également être prêts à fournir une description détaillée du processus de sauvegarde et de récupération des données en cas de perturbation majeure de leurs activités.
- Identification de tous les systèmes critiques :ce qui est considéré comme un système critique varie selon les cabinets d'avocats. Parmi les exemples, on peut citer l'accès aux dossiers des clients, la protection de la confidentialité des clients et le cryptage.
- Délai de reprise :les cabinets d'avocatsdoivent disposer d'un PCA conçu pour réduire au minimum les délais de reprise des activités critiques et non critiques.
- Communications alternatives entre les clients et l'entreprise, et entre l'entreprise et ses employés :elles englobent les dispositions à prendre pour garantir une connexion ininterrompue entre toutes les personnes concernées.
- Autre lieu de travail des employés : encas de perturbations, il convient de désigner d'autres sites pour les employés (y compris le personnel clé) afin de permettre la reprise des activités commerciales.
- Impact critique sur les partenaires commerciaux, les cabinets d'avocats et les contreparties :cela couvre l'effet qu'une perturbation importante des activités peut avoir sur les relations d'un cabinet d'avocats avec d'autres cabinets, contreparties et autres parties prenantes, et la manière dont il traitera ces impacts.
- Rapports réglementaires :cela devrait préciser la capacité d'un cabinet d'avocats à garantir le respect des exigences en matière de rapports réglementaires en cas de perturbation des activités.
- Gestion des incidents :un plan doit être mis en place pour se préparer, se protéger et réagir à tout incident. Preparisest une plateforme cloud tout-en-un pour la gestion des incidents, les notifications d'urgence et la planification de la continuité des activités.
Comment Preparis peut vous aider
Comme indiqué précédemment, la clé d'un PCA réussi réside dans la participation de l'ensemble de l'entreprise. Mais qui a le temps ? Qui est prêt à prendre les choses en main ? Et comment cette personne peut-elle faire face à la résistance qui viendra à la fois des cadres supérieurs et des autres employés ?
Et même si votre cabinet d'avocats dispose déjà d'un PCA, s'agit-il d'une solution tout-en-un qui inclut la messagerie d'urgence, un logiciel de gestion des incidents et la récupération des données et des biens matériels ?
Preparis fournit la seule solution intégrée de continuité des activités et de reprise après sinistre qui aide les entreprises à planifier, former, tester, alerter et récupérer, le tout en un seul produit.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
