Une communication claire et efficace est essentielle pour un retour au bureau en toute sécurité
En avril 2020, les chiffres publiés par l'Office britannique des statistiques nationales ont montré que 49,2 % des adultes ayant un emploi travaillaient à domicile, en raison des mesures de distanciation sociale introduites en réponse à la pandémie de coronavirus.
Ces statistiques confirment ce que nous savons tous, à savoir que nous vivons une époque sans précédent et que nous avons dû nous adapter à de nouvelles méthodes de travail. Bien que je travaille principalement à domicile depuis quelques années, je trouve toujours étrange de ne pas être allée au bureau depuis plus de trois mois et que tous mes collègues soient également basés à domicile (même si j'ai apprécié de voir leur décoration intérieure lors d'appels à distance !)
Je sais, pour en avoir parlé avec certains membres de mon équipe, qu'il a été difficile de s'adapter au travail à domicile et de trouver le bon équilibre entre "vie professionnelle" et "vie privée". Certains ont certainement trouvé plus facile que d'autres de s'adapter au fait de se rendre à leur bureau à domicile plutôt qu'à leur lieu de travail habituel. Bien que nous nous soyons habitués à cette nouvelle façon de travailler, il est important que les organisations ne se reposent pas sur leurs lauriers.
Une communication continue est essentielle
Toutes les personnes à qui j'ai parlé ont en commun d'avoir trouvé que la communication continue était la clé pour rester informé et dans le coup en ce qui concerne les politiques de l'entreprise pendant que nous sommes en lockdown et au-delà. Certaines organisations ont eu du mal à s'assurer que leurs employés étaient au courant des politiques définissant quand il était acceptable de se rendre au bureau.
Peut-être avez-vous constaté que des employés se rendent au bureau à l'insu de l'entreprise et qu'une politique doit être élaborée et diffusée pour faire comprendre aux employés que cela ne devrait pas se produire ? Par ailleurs, s'il est réellement nécessaire de se rendre au bureau, qui approuve cette démarche et s'assure que l'employé dispose de l'accès approprié et suit les procédures adéquates ? Il est certainement utile de mettre en place un processus automatisé pour gérer ces demandes.
Les organisations révisent en permanence leur politique en matière de travail à domicile en fonction de l'évolution des critères de verrouillage, mais d'après les discussions que j'ai eues, il n' y a pas de course effrénée pour ramener les employés au bureau. Il est donc d'autant plus important d'assurer une communication continue et claire ! Tenez-vous vos employés au courant de vos dernières décisions ?
Je ne saurais trop insister sur l'importance pour les employés de savoir ce que pense l'entreprise et quels sont ses projets. Je sais que les mises à jour régulières que je reçois m'aident à me sentir informé et à savoir que l'entreprise pense à moi. Je sais que ces plans peuvent changer et qu'ils changeront, mais tant que le canal de communication reste ouvert, tout le monde aura l'impression de savoir ce qui se passe.
Que se passe-t-il lorsque nous retournons à l'intérieur ?
Parlons donc de ce jour où nous commencerons à nous aventurer au bureau. Vous pourriez envisager de mener une enquête auprès de vos employés pour savoir comment ils appréhendent leur retour et leur donner l'occasion de faire part de leurs éventuelles préoccupations concernant la COVID-19. Vous pourrez ainsi répondre à toutes les questions à l'avance et les réponses seront clairement communiquées à tout le monde. En fait, c'est un point sur lequel j'aimerais insister : l'ambiguïté n'est pas de mise. Vous devez vous assurer que tous vos employés reçoivent le même message, au même moment.
Les organisations vont devoir mettre en place des mesures de distanciation sociale, telles que des systèmes à sens unique et des distances appropriées entre les bureaux. Avant que vos employés ne reprennent le chemin du bureau, vous devez vous assurer que vos politiques de distanciation sociale sont clairement communiquées et qu'elles ont été lues et comprises par chaque employé.
Vous pouvez envisager une approche progressive ou échelonnée - une fois encore, cela doit être clair pour chaque employé afin qu'il sache quand il peut aller au bureau (et quand il ne le peut pas). Outre les mesures de distanciation sociale, vous devez réfléchir à l'équipement de protection individuelle (EPI) et à la manière dont les employés comprennent l'EPI qu'ils devront porter et utiliser.
Une communication claire et efficace donne à vos employés l'assurance qu'ils sont tenus au courant des derniers projets de l'organisation et qu'ils savent tout ce dont ils ont besoin pour travailler en ces temps exceptionnels. En outre, le fait de demander un retour d'information à vos employés leur donne le sentiment de faire partie du processus de prise de décision.
La mise en œuvre d'une technologie robuste de gestion des politiques permet aux organisations de communiquer facilement avec leurs employés, de manière cohérente, et de s'assurer qu'ils disposent des informations les plus récentes.
Parallèlement à la technologie de gestion des politiques, la mise en œuvre d'une solution simple mais très efficace d'automatisation du solution d'automatisation des flux de travail permet à une organisation de demander l'avis et le retour d'information de ses employés.
