La gestion des communications clients (CCM) est un sujet brûlant d'actualité, compte tenu du besoin apparemment omniprésent des organisations de traiter par lots des informations personnalisées pour des individus ou des groupes spécifiques et de les diffuser sous plusieurs formats, allant des e-mails aux flux Twitter.
CCM et XML
Les systèmes CCM sont généralement basés sur un éditeur XML. L'idée est de partir d'un document (par exemple un fichier Word ou PDF) et d'y intégrer certaines fonctionnalités de base d'automatisation de documents, telles que des champs de fusion simples, voire une logique conditionnelle et/ou des valeurs calculées. Les variables du fichier XML automatisé sont ensuite mappées aux champs correspondants dans une base de données existante. L'exécution du fichier XML sur la base de données produit un résultat personnalisé, qui est ensuite transmis à travers différents types de filtres, chacun transformant le fichier XML en quelque chose de spécifique, tel qu'une publication Facebook ou LinkedIn.
Le CCM/Génération de documents : similitudes et différences
Le chevauchement entre la CCM et la technologie d'automatisation des documents est évident : il s'agit d'intégrer des règles métier dans un document afin de produire un résultat spécifique à un événement. Mais les systèmes CCM et les systèmes d'automatisation des documents présentent deux différences importantes :
- La fonctionnalité clé des CCM est la prise en charge de plusieurs formats de sortie, et non la puissance de l'automatisation des documents. Par conséquent, les CCM sont conçus pour des documents relativement simples, comportant seulement quelques valeurs fusionnées et une automatisation assez rudimentaire. En d'autres termes, il est peu probable qu'une grande entreprise, telle qu'une banque internationale, souhaite transformer un contrat de prêt sophistiqué en plusieurs formats de sortie. Les systèmes d'automatisation des documents, en revanche, sont spécialement conçus pour automatiser et générer des instruments juridiques ultra-sophistiqués et les exporter dans leur format natif (MS Word, WordPerfect ou PDF).
- Les CCM fonctionnent en important un document de traitement de texte directement dans un éditeur XML, où il subit ensuite les processus d'automatisation et de transformation de sortie. Étant donné que les éditeurs XML, de par leur nature même, ne sont pas capables de gérer toutes les caractéristiques de formatage complexes et particulières de Word et WordPerfect, bon nombre de ces caractéristiques sont perdues lors du processus d'importation. En revanche, les systèmes d'automatisation de documents de niveau entreprise, tels que HotDocs, leader du secteur, fonctionnent à l'intérieur du traitement de texte. En d'autres termes, tout ce qui peut être fait dans un traitement de texte peut être fait dans HotDocs.
Les CCM constituent une solution puissante aux problèmes complexes liés aux communications informatiques actuelles. Mais lorsqu'il s'agit d'automatisation documentaire complexe, ils ne sont généralement pas l'outil adapté à la tâche.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
