J'ai récemment assisté à un webinaire sur l'automatisation des documents. L'automatisation des documents, en termes simples, consiste à transformer votre document en un processus opérationnel. processus d'entreprise ou une application de processus qui vous permet de créer un document plus rapidement, plus précisément et à moindre coût. La société qui a animé le webinaire est un excellent consultant en informatique pour les cabinets d'avocats et les services juridiques des entreprises. Le présentateur a qualifié l'automatisation des documents de "dernière frontière" pour la plupart des cabinets juridiques. Il a expliqué que lorsque de nombreux avocats démarrent un nouveau cabinet, ils mettent immédiatement en place une sorte de logiciel de gestion des pratiques et des documents. Une fois ce logiciel en place, ils commencent à pratiquer le droit et peuvent ignorer complètement les logiciels d'automatisation des documents. Ils le font parce qu'ils ne savent pas qu'il existe des logiciels d'automatisation des documents ou parce qu'ils ne sont pas conscients de leur extrême utilité. L'automatisation des documents est peut-être la dernière frontière, mais elle a aussi le potentiel d'être le logiciel le plus important de tout cabinet juridique ou de toute entreprise. HotDocs permet d'économiser du temps et de l'argent tout en réduisant les risques juridiques.
Gagner du temps
Le temps gagné grâce à HotDocs varie d'une entreprise à l'autre et même d'un document à l'autre. Un client m'a dit qu'il avait l'habitude de travailler 10 heures en une journée pour compléter un document. Il a ensuite utilisé HotDocs pour l'automatiser, et maintenant il ne lui faut plus qu'une heure pour terminer le document entier. Son ancien processus n'était pas vraiment un processus - il s'agissait d'une combinaison de fusion de courrier Word, de macros et d'un peu de VBA. Il saisissait les données pour créer le document, le relisait, recherchait et remplaçait les erreurs, puis le relisait à nouveau. Après avoir passé des heures à compléter le document, il pouvait encore y avoir des erreurs, et lorsqu'il était temps de mettre à jour son "processus", il devait embaucher un programmeur pour réécrire du VBA et mettre à jour ses macros. L'application de processus HotDocs, beaucoup plus efficace en termes de temps, implique de passer un entretien et de répondre à une série de questions. La plupart des données sont importées d'une base de données, puis le document est généré. Le document est ensuite généré. Il n'a plus besoin d'engager un développeur pour coder en VBA, et il ne fait même plus de relecture ! Malheureusement pour lui, il n'obtient pas d'augmentation pour avoir fait le travail plus rapidement. Mais il peut désormais se rendre au travail le matin, prendre une heure pour créer le document et se rendre à l'heure du départ.
Économiser de l'argent
Il peut être difficile de faire la différence entre gagner du temps et économiser de l'argent. Après tout, le temps, c'est de l'argent. Mais il existe d'innombrables exemples de la manière dont HotDocs vous fera économiser de l'argent. Une fois qu'un avocat a automatisé ses documents en utilisant HotDocs pour les transformer en applications de processus, l'assemblage peut être délégué aux assistants et aux parajuristes. Le cabinet d'un avocat indépendant a acheté HotDocs dans le but d'automatiser cette pratique. L'avocat a engagé un employé spécialisé pour travailler entièrement avec HotDocs. Aujourd'hui, l'avocat passe la majeure partie de son temps à pratiquer le droit, tandis que son employé génère document après document. L'avocat a pu augmenter le volume de son cabinet suffisamment pour compenser largement les dépenses salariales. Je suppose qu'au lieu d'"économiser" de l'argent, j'aurais pu appeler cette section "gagner" de l'argent.
Réduire l'exposition
L'exposition est une préoccupation particulière pour de nombreuses entreprises qui doivent se conformer à différentes politiques internes de l'entreprise ainsi qu'aux politiques externes de l'État et du gouvernement fédéral. J'ai une expérience personnelle avec une société Fortune 1000 qui a essayé de résoudre ce problème sans HotDocs en demandant au PDG de revoir chaque contrat d'un montant supérieur à 50 dollars. Le PDG était en mesure de rédiger chaque contrat exactement comme il l'entendait. Tous les contrats étaient identiques et il y avait peu de risques juridiques. Cependant, cette entreprise a rapidement perdu des sous-traitants de qualité, car le délai d'exécution d'un contrat et, plus important encore, le délai de paiement dépassaient largement les 120 jours. Cette histoire est plus que ridicule, mais elle est vraie à 100 %. HotDocs, en revanche, permet de contrôler et de verrouiller le texte du contrat et de codifier véritablement l'ensemble du processus sans prendre énormément de temps.
Prenons l'exemple d'une grande entreprise multinationale de construction qui produit des dizaines de milliers de contrats et de sous-contrats chaque année. En raison de la taille de l'entreprise et de la multiplicité de ses bureaux, elle éprouve des difficultés à codifier le processus d'exécution des contrats. Pour résoudre ce problème, elle peut créer une application de processus principale qui intègre tous les contrats potentiels et leurs variantes pour chaque pays, chaque État ou chaque bureau. Le commercial ou le chef de projet n'aurait qu'à se connecter à HotDocs en ligne et à lancer le processus d'entretien. L'entretien se présente sous la forme d'un simple arbre de décision dans lequel ils sélectionnent le pays, l'état, l'objet du contrat et son destinataire. En coulisses, l'application HotDocs inclura et exclura le contrat approprié et les clauses du contrat. La personne qui remplit ces données disposera alors d'un contrat parfaitement conforme à toutes les réglementations de l'entreprise et n'aura pas la possibilité de le modifier. Finis les contrats ad hoc qui exposent inutilement l'entreprise à des poursuites judiciaires. Fini l'examen fastidieux du contrat par les cadres supérieurs. Fini la microgestion.
Tout comme l'automatisation des documents est la dernière frontière des logiciels, HotDocs est le dernier mot en matière d'automatisation des documents.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
