Examen de la BPM
Le BPM est une stratégie de gestion qui part du principe qu'une entreprise peut être considérée comme un ensemble de processus liés, chacun d'entre eux étant constitué d'une série d'étapes ou de stades, et qu'en gérant mieux chacun de ces processus, une entreprise peut devenir plus efficace et, par conséquent, plus rentable. Les suites BPM sont des solutions logicielles qui facilitent la modélisation de chaque processus au sein d'une entreprise sous la forme d'une application logicielle - communément appelée flux de travail - qui guide les utilisateurs à travers les étapes du processus. Au-delà de la modélisation des flux de travail, les suites BPM permettent à une entreprise de déployer, d'analyser et d'affiner ses flux de travail et, ce faisant, d'évoluer en permanence pour devenir une organisation toujours plus rentable.
Au cœur des suites BPM se trouve une plate-forme RAD (développement rapide d'applications) qui permet de modéliser chaque processus dans une logique d'arbre de décision, le transformant ainsi en un flux de travail automatisé. Lorsque les utilisateurs interagissent avec le flux de travail, en saisissant des données sous une forme ou une autre, ils sont dirigés vers l'une des branches de l'arbre de décision en vue d'une conclusion.
Le point de contact BPM/HotDocs
Dans les grandes entreprises de tous types, certains flux de travail impliquent la génération de documents transactionnels basés sur des ensembles de données uniques. Par exemple, dans une banque, un flux de travail peut être déclenché lorsqu'un client demande un prêt, l'étape finale du flux de travail étant l'exécution des documents de clôture. Toutes les grandes suites BPM peuvent facilement modéliser les aspects liés à l'acheminement des données de ce type de flux de travail, y compris les approbations intermédiaires, les vérifications de crédit externalisées, etc. Mais en fonction de la complexité de l'ensemble des documents et de la nécessité relative pour le système de générer des instruments prêts pour la transaction, aucune des suites BPM n'est capable d'assurer les étapes de collecte des données et de génération des documents du processus.
C'est le principal point de contact entre le BPM et les systèmes de génération de documents tels que HotDocs, qui est un ensemble de technologies de pointe permettant à une entreprise de transformer ses propres documents juridiques internes (traitement de texte/fichiers PDF) en applications de processus de génération de documents et de déployer ces applications de processus dans pratiquement n'importe quel environnement, y compris des déploiements contextuels dans le cadre de processus plus larges définis par le BPM.
La pile HotDocs
La pile HotDocs est un groupe de technologies logicielles intégrées qui, ensemble, permettent à une entreprise de prendre le contrôle de l'ensemble de son problème de génération de documents. La pile HotDocs comprend un noyau logique, un outil de développement, des plates-formes pour le déploiement dans n'importe quel environnement et une large gamme de technologies de couche utilisateur (applications web pour consommer les applications de processus HotDocs).
Logic Core
À la base de la pile HotDocs se trouve un noyau logique, soit plus d'un million de lignes de code qui permettent à HotDocs de gérer les complexités de modélisation de pratiquement n'importe quel document ou famille de documents. Le noyau logique de HotDocs est si robuste que de nombreuses organisations (par exemple, Thomson Reuters et RBS) l'utilisent à la place des moteurs de règles disponibles dans le commerce pour les logiques d'entreprise complexes et en chaîne.
Développeur HotDocs
HotDocs Developer est un environnement de modélisation des processus de génération de documents à la pointe de la technologie qui permet à un architecte d'intégrer une logique commerciale sophistiquée (depuis les expressions booléennes avancées contrôlant l'inclusion/exclusion de blocs linguistiques jusqu'aux calculs financiers ultra complexes) dans un document. De même, HotDocs Developer permet à un architecte de processus de concevoir des entretiens puissants (séquences de formulaires interactifs de collecte de données) qui recueillent toutes les informations nécessaires pour générer les documents. En combinaison, un document modélisé et l'entretien qui l'accompagne sont les éléments constitutifs d'une application de processus de génération de documents.
La clé de l'architecture de HotDocs Developer est sa capacité à fonctionner dans le cadre du traitement de texte (Word/WordPerfect), l'environnement natif de la plupart des documents d'une entreprise. Cette approche offre à HotDocs toutes les fonctionnalités du traitement de texte et permet aux entreprises, pour lesquelles la présentation des documents peut être essentielle, de générer des documents en utilisant les polices de caractères, la conception et les éléments de pagination de leur choix. (Comparez cette fonctionnalité avec les systèmes de modélisation de documents centrés sur XML qui ne sont capables de reproduire qu'une petite partie de la fonctionnalité de formatage/pagination d'un traitement de texte).
De même, HotDocs comprend un environnement de développement sophistiqué qui permet l'automatisation des formulaires graphiques (champs, cases à cocher, etc.) au format PDF. Étant donné que de nombreux ensembles de documents se composent à la fois de documents de traitement de texte et de formulaires graphiques, HotDocs permet de partager des composants entre un nombre quelconque de documents, ce qui signifie que tous les documents Word, les documents WordPerfect et les formulaires PDF d'un ensemble peuvent être générés à partir d'un seul fichier de réponse.
Plateformes HotDocs
La pile HotDocs comprend des plates-formes pour le déploiement d'applications de processus de génération de documents HotDocs sur le poste de travail, en mode client/serveur (sur site) et dans le nuage. De nombreux développeurs tiers conçoivent leurs propres technologies sur la base de l'API de bureau HotDocs. HotDocs Server est un outil de génération de documents pour de nombreuses entreprises commerciales et agences gouvernementales parmi les plus importantes au monde, qui souhaitent héberger leur propre solution de génération de documents. HotDocs Cloud Services est une version multi-locataires de HotDocs Server, destinée aux entreprises qui souhaitent renoncer au coût initial et à la maintenance de HotDocs Server.
Technologies de la couche utilisateur HotDocs
HotDocs fournit plusieurs applications prêtes à l'emploi pour l'utilisation des applications de processus HotDocs. En ce qui concerne les applications de navigation, de nombreux clients de HotDocs modifient l'une des applications prêtes à l'emploi de HotDocs pour qu'elle s'intègre bien dans leurs propres flux de travail. D'autres clients choisissent de créer - ou ont créé - des intégrations personnalisées entre les HotDocs Cloud Services et leurs applications de flux de travail existantes.
Déploiement de HotDocs dans un flux de travail défini par BPM
Une fois qu'une entreprise a transformé ses documents en applications de processus de génération de documents, elle peut alors déployer ces applications dans le contexte de ses flux de travail définis par BPM. Par exemple, au début du processus de génération de prêts d'une banque, la première étape pourrait consister à envoyer par courrier électronique au client un lien, avec ses identifiants de connexion, vers un entretien HotDocs basé dans le nuage. Une fois que le client a soumis l'entretien complété, le flux de travail peut, en fonction des données fournies par l'utilisateur, acheminer l'entretien vers un service particulier pour qu'il y apporte des informations supplémentaires. Le flux de travail peut ensuite accéder à un système externe d'évaluation de la solvabilité et, en fonction de la note obtenue par le demandeur, transmettre l'entretien à un autre service pour approbation, et ainsi de suite. Enfin, la demande du client peut être approuvée, et des documents peuvent alors être générés, sur la base des données saisies dans l'entretien HotDocs à différentes étapes du flux de travail.
Une fois les modèles HotDocs développés, ils peuvent être déployés sur le bureau, dans un environnement client/serveur ou dans le nuage. En ce qui concerne l'intégration avec les flux de travail BPM, les scénarios les plus probables sont les intégrations client/serveur et dans le nuage. La plateforme de HotDocs Corporation pour les déploiements client/serveur est HotDocs Server. Les intégrations entre HotDocs Server et les flux de travail BPM peuvent être réalisées via l'API .NET de HotDocs Server, l'API COM, ou via des services web basés sur SOAP ou REST. La plateforme de HotDocs Corporation pour les déploiements dans le nuage est HotDocs Cloud Services, un service web basé sur Microsoft Azure qui peut être consommé par pratiquement n'importe quel flux de travail défini par BPM via les protocoles SOAP ou REST.
Les racines de HotDocs
Ce qui est aujourd'hui HotDocs Corporation est né d'un projet de recherche au milieu des années 1970 à la faculté de droit de l'université Brigham Young. Financé à l'époque par West Publishing, le projet a débuté sous la forme d'une base de code développée pour l'ordinateur central VAX fonctionnant avec le système d'exploitation VMS. À la fin des années 1980, le projet est devenu commercial avec la création de Capsoft Development, qui a acquis la licence de la technologie de BYU et a porté la base de code sous DOS. Quelques années plus tard, la technologie a été relancée sous le nom de HotDocs, une version basée sur Windows qui reprenait un grand nombre des fonctionnalités originales de l'ancienne version VAX.
Pionniers dans le domaine de l'automatisation des documents, les fondateurs de HotDocs Corporation ont inventé bon nombre des concepts fondamentaux qui permettent aujourd'hui à HotDocs d'automatiser pratiquement n'importe quel instrument juridique, quelle que soit sa complexité. C'est cette capacité - l'automatisation totale des documents et des ensembles de documents et la génération d'instruments prêts pour la transaction qui en résulte - qui a fait de HotDocs le leader incontesté de la génération de documents parmi les moyennes et grandes entreprises du monde entier, qui ont tendance à considérer la production de documents de haute qualité qu'elles obtiennent avec HotDocs comme étant la proposition de valeur clé de la technologie. Prenons l'exemple d'une banque mondiale dont les milliers d'agents de crédit génèrent des millions de contrats d'une valeur de plusieurs milliards de dollars. Si le gain de temps et d'argent sur la génération de documents est certainement appréciable, la diminution des risques juridiques par la réduction du nombre d'erreurs dans un contrat pourrait être beaucoup plus convaincante.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
