Amélioration des flux de travail documentaires pour les contrats grâce à l'automatisation documentaire

Les flux de travail documentaires sont souvent conçus et créés pour acheminer, approuver et gérer les contrats au sein des entreprises commerciales. Cependant, un tel flux de travail peut ne pas être en mesure de générer les contrats et les documents de clôture collatéraux, un processus qui, dans de nombreux cas, est complexe et difficile, mais qui rendrait le flux de travail beaucoup plus efficace. En réalité, si la plupart des suites BPM disposent de fonctionnalités de base pour concevoir des formulaires de collecte d'informations (et peut-être d'une capacité limitée à générer des documents à partir des informations collectées), pratiquement aucune d'entre elles n'est capable de gérer les types d'automatisation et d'assemblage de documents assemblage qui se posent dans le cas de contrats sophistiqués.

HotDocs améliore considérablement les flux de travail documentaires en permettant l'acheminement et l'approbation d'ensembles de données (un enregistrement de base de données comprenant un ensemble d'éléments de données connexes) avant l'assemblage des documents. Dans certains cas d'utilisation, lorsqu'un événement commercial déclenche un flux de travail documentaire, un ensemble de données partiel existe déjà, peut-être dans un CRM. Cependant, pour générer un contrat sophistiqué et des documents collatéraux, il peut être nécessaire de collecter beaucoup plus de données. Dans ce scénario, le flux de travail pourrait obtenir les données utiles du CRM, puis préremplir un questionnaire HotDocs avec l'ensemble de données partiel. Le questionnaire HotDocs pourrait ensuite être acheminé à toute personne devant fournir les données supplémentaires requises, y compris des tiers, par exemple un emprunteur, un garant, etc.

Une fois l'entretien HotDocs terminé, celui-ci peut être transmis, avant l'assemblage des documents, à différentes parties pour examen et approbation. Une telle approche n'élimine pas la nécessité de transmettre et d'approuver les documents proprement dits, mais elle améliore la qualité des documents. En outre, une grande partie des données supplémentaires recueillies lors de l'entretien HotDocs peut être utilisée pour profiler les documents résultants directement dans un système de gestion de documents (DMS) ou un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM). De même, les données recueillies par HotDocs pourraient être utilisées par un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

HotDocs comprend à la fois une plateforme client/serveur pour les entreprises qui souhaitent l'héberger elles-mêmes et une plateforme cloud qui permet à pratiquement tous les flux de travail d'utiliser HotDocs comme un service web, une approche qui réduit considérablement les dépenses initiales. HotDocs Developer, le pilier de la pile technologique HotDocs pour la transformation de fichiers de traitement de texte et de formulaires PDF en modèles automatisés, est un système de bureau qui fonctionne de manière transparente dans MS Word ou WordPerfect.