La visibilité et le contrôle au sein d'un service de conformité sont les deux faces d'une même pièce. L'une ne va pas sans l'autre et les deux sont essentielles au bon fonctionnement du service. Voyons pourquoi la visibilité et le contrôle sont essentiels dans toutes les fonctions de conformité.
Au cours d'une période sans précédent comme celle de l'épidémie de COVID-19, la visibilité et le contrôle deviennent encore plus importants, car il y a tant d'endroits où le respect des règles peut être mis en péril.
Pour faciliter la compréhension, examinons cette question sous l'angle des politiques et des procédures, mais la même perspective peut s'appliquer à d'autres domaines.
Pourquoi la visibilité et le contrôle sont-ils importants ?
La visibilité et le contrôle des politiques sont des éléments essentiels au maintien d'une bonne pratique de conformité au sein d'une organisation, quel que soit le département ou la fonction. Tout d'abord, les politiques ne doivent être visibles qu'en cas de besoin. Par exemple, il peut être nécessaire d'empêcher un employé de consulter une politique particulière parce qu'elle est réservée au département de la trésorerie. Il peut y avoir des politiques confidentielles liées à la négociation qui ne doivent pas être lues par des employés extérieurs au département.
Deuxièmement, et surtout, la version correcte de la politique doit être visible par l'employé ou la partie prenante concernée. Il est inutile qu'un employé soit en mesure de lire et d'adhérer à une politique obsolète. Le reporting joue également un rôle essentiel à cet égard en garantissant que les employés ont lu et pris connaissance des politiques correspondant à leur rôle, conformément aux orientations de l'entreprise.
Nous voyons donc que la visibilité et le contrôle sont étroitement liés pour s'assurer que les bons employés lisent et respectent les bonnes politiques au bon moment.
Quelques exemples pratiques
Voici quelques exemples simples de la manière dont la visibilité et le contrôle, lorsqu'ils sont appliqués à une politique particulière, peuvent être utiles.
Prenons par exemple la "politique anti-corruption " typique - chaque organisation en a une forme ou une autre. Les employés sont embauchés et employés de bonne foi et, dans des circonstances normales, un employé n'accepterait jamais un pot-de-vin. Mais comment est-il censé faire la différence entre un cadeau acceptable, qui peut offenser le donateur s'il ne le reçoit pas, et un cadeau qui peut être considéré comme un pot-de-vin ? Une visibilité et un contrôle corrects de la "politique anti-corruption" peuvent aider l'organisation à déterminer si l'employé est au courant des dernières orientations de l'entreprise en termes de ce qui est acceptable ou non.
Ou encore la "politique de dénonciation" que presque toutes les entreprises appliquent sous une forme ou une autre. Nous nous trouvons ici à l'autre extrémité du spectre. Pouvons-nous affirmer avec certitude qu'un employé d'une organisation prendra des mesures et deviendra un "dénonciateur" si nécessaire ? Dans ce cas, nous voulons qu'un employé agisse d'une certaine manière. Si l'employé n'a pas la certitude que les mesures à prendre sont claires et qu'il est protégé contre toute répercussion, l'objectif de la politique n'est pas atteint.
Que se passe-t-il si la visibilité ou le contrôle échouent ?
Les exemples illustrés ci-dessus sont basés sur deux politiques aléatoires que j'ai tirées de nos propres politiques d'entreprise. Mais nous pouvons facilement élargir notre champ d'action et examiner des exemples de la vie réelle. Le scandale des émissions de Volkswagen, qui a fait couler beaucoup d'encre , aurait probablement pu être évité s'il y avait eu une visibilité et des contrôles en place en ce qui concerne une politique de dénonciation appropriée.
Il est fort probable qu'un ingénieur du département des essais aurait pu faire remonter l'affaire jusqu'au sommet de la hiérarchie s'il avait eu connaissance de la politique de dénonciation. Cela a conduit à se demander où se trouvaient les "dénonciateurs" dans l'entreprise à ce moment-là. Je pense qu'il est plus pertinent de se demander si la visibilité et le contrôle étaient suffisants pour instaurer une véritable culture de la dénonciation au sein de l'organisation au moment de l'incident.
Quel est le meilleur moyen de se prémunir contre les échecs ?
La technologie peut certainement faciliter la protection contre l'absence de visibilité et de contrôles dans chaque département. Elle peut faciliter l'administration et l'établissement de rapports et contribuer à la mise en place de contrôles plus stricts. En dehors de la technologie, les chefs de service devraient être habilités et responsabilisés pour veiller à ce que leurs équipes respectent les bonnes politiques et procédures à tout moment.
La tâche ne s'arrête pas là et chaque employé doit également comprendre son rôle et ses responsabilités dans le respect et le maintien des procédures pertinentes à tout moment. Cela n'est possible que lorsque la formation est adéquate et que les employés ont accès aux informations pertinentes du bout des doigts. S'ils doivent à chaque fois s'adresser à une personne, ils risquent de se sentir mal à l'aise et de préférer suivre des procédures imaginaires plutôt que des protocoles définis.
Réflexions finales
Les organisations et les employés veulent faire ce qu'il faut. Mais souvent, le problème ne vient pas des personnes, mais de la manière dont l'information est organisée et diffusée en cascade. Qu'on le veuille ou non, la visibilité et le contrôle sont des éléments essentiels de cette structure. Une méthode bien pensée pour assurer la visibilité et en même temps contrôler l'information est donc la clé du succès. Cela aidera grandement une organisation à respecter ses exigences en matière de réglementation et de conformité, ce qui libérera des ressources pour que l'entreprise puisse se concentrer sur son cœur de métier et y exceller.
