Vous avez donc décidé qu'il était temps de créer un service des ressources humaines. Par où commencer ?
Élaborez une stratégie. Définissez clairement les responsabilités du service RH dès le départ. Les ressources humaines peuvent être un outil puissant pour promouvoir la culture de votre entreprise, ce qui est inestimable pour une petite entreprise en pleine croissance ou une start-up. Réunissez tous vos principaux dirigeants afin d'élaborer un plan précisant les postes que vous souhaitez pourvoir au sein du service RH et les raisons qui motivent ces choix.
De quels postes ai-je besoin ?
Si vous souhaitez créer votre propre service RH, vous devez d'abord comprendre certains des rôles les plus courants. Connaître ces informations de base vous aidera à trouver les bonnes personnes à intégrer à votre équipe et à définir vos attentes quant aux services qu'elles fourniront à votre entreprise et à vos employés actuels.
Directeur des ressources humaines: C'est le chef de file, le capitaine du navire. Le directeur est le supérieur hiérarchique direct de tous les autres employés des ressources humaines. Il est chargé d'élaborer les fonctions stratégiques de l'entreprise en matière de ressources humaines et de communiquer ces plans à la direction. Il veille au respect des politiques et des réglementations gouvernementales en matière d'emploi. Si nécessaire, il coordonne également ses efforts avec les autres chefs de service afin de suivre de près toutes les questions liées au personnel.
Responsable des ressources humaines: ce poste relève directement du directeur et se concentre davantage sur l'aspect opérationnel des ressources humaines. Le responsable des ressources humaines a pour objectif principal de gérer le département RH et d'assurer son bon fonctionnement.
Coordonnateur du personnel: Le coordinateur du recrutement se concentre exclusivement sur l'aspect personnel des ressources humaines. Ses tâches habituelles couvrent le recrutement, la mise à jour des descriptions de poste et la planification des entretiens. Il se concentre également sur la fidélisation du personnel, en gérant les demandes de congés, en surveillant les heures supplémentaires et en aidant à la gestion des salaires.
Responsable du développement: Le responsable du développement est chargé de la formation. Il participe à la création de programmes de formation destinés aux nouveaux employés et aux employés actuels. Il évalue également la qualité des formations et les moyens de les améliorer.
Généraliste en ressources humaines: Dans un service des ressources humaines de grande taille, le généraliste occupe un poste de débutant. Cette personne s'occupe des tâches administratives, ce qui permet aux responsables ou au directeur de se consacrer à des questions plus complexes ou plus sensibles.
La première embauche
Maintenant que vous savez qui vous pourriez potentiellement recruter, quel est le poste le plus important à pourvoir en premier ? Idéalement, votre premier employé des ressources humaines devrait être quelqu'un qui peut rapidement assumer toutes les responsabilités du département. Cela signifie que vous souhaitez que le nouveau venu soit un directeur ou un responsable. Avec ce niveau d'expertise, votre département RH naissant disposera de solides bases dans le domaine et sera en mesure d'aider votre entreprise à suivre une trajectoire stable au fur et à mesure de sa croissance.
Lors des entretiens d'embauche, recherchez des personnes qui ont non seulement de l'expérience, mais aussi une philosophie qui correspond à votre entreprise. Quel type de culture d'entreprise encourageront-ils ? Comment interagiront-ils avec les autres responsables ou directeurs de votre équipe ? Quelle est leur attitude vis-à-vis du rôle des ressources humaines au sein d'une entreprise ? Assurez-vous que toutes ces réponses correspondent aux besoins de votre entreprise avant de faire une offre.
Veillez également à soutenir votre nouveau collaborateur une fois qu'il aura rejoint l'équipe. Donnez-lui des instructions claires, définissez vos attentes et répondez à ses questions. Cela facilitera la transition pendant que vous agrandissez l'équipe.
Hiérarchie d'un service RH
La structure de votre service RH peut souvent être résumée à l'aide d'un organigramme. Le directeur se trouve au sommet et supervise tout ce qui se passe au sein du service. Sous le directeur se trouvent les branches correspondant à chacun des principaux domaines couverts par le service des ressources humaines : recrutement, formation, rémunération, avantages sociaux, fidélisation et conformité. Selon la croissance de votre équipe, il se peut que vous ne disposiez pas d'une personne distincte pour gérer chacune de ces tâches. Cela ne pose pas de problème, tant que toutes les tâches requises sont accomplies.
Disposer d'un organigramme permet de structurer de manière formelle les relations hiérarchiques et de définir les responsabilités de chacun. responsabilités du service des ressources humaines au niveau individuel. C'est particulièrement important lorsque vous en êtes aux premières étapes de la création d'un service des ressources humaines. essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Collaboration entre équipes
Heureusement, si l'idée d'embaucher une personne pour remplir chacune de ces fonctions vous semble insurmontable, cela n'est probablement pas nécessaire. Votre entreprise est peut-être à un stade où il ne serait pas efficace de confier chaque aspect des ressources humaines à une personne différente. Cela signifie peut-être que vous n'avez qu'un ou deux employés RH qui se partagent les tâches. Ou, si vos employés possèdent les compétences requises, il est également possible de faire appel à d'autres services pour aider le service RH à assumer certaines de ses responsabilités. Voici quelques choix interdépartementaux que votre équipe peut faire pour aider les ressources humaines.
Marketing: Il est très utile de faire appel à l'équipe marketing pendant les phases de recrutement. Les professionnels du marketing savent comment faire passer le message à un large public et comment cibler un type de personne très spécifique. Quel que soit le type de poste à pourvoir, l'équipe marketing peut probablement aider votre équipe RH à atteindre ces candidats.
Opérations: Votre équipe opérationnelle connaît parfaitement les personnes et les processus qui font de votre entreprise une machine bien huilée. Elle est donc bien placée pour vous aider sur des sujets tels que la formation et la satisfaction des employés.
Comptabilité: Ce sont vos experts financiers. Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire en matière de paie, de budget ou d'autres questions financières, faites appel à l'équipe comptable.
Juridique: La plupart des services juridiques ne sont pas spécialisés dans les mêmes domaines que les professionnels des ressources humaines, mais ils peuvent vous conseiller sur des questions liées à la conformité ou aux litiges. Et si vous devez vraiment tirer le meilleur parti d'un petit nombre de personnes, il peut être judicieux de confier la supervision des questions juridiques à une personne particulièrement compétente.
Technologies de l'information: vos experts en informatique peuvent vous aider à mettre en œuvre des programmes destinés à rendre les tâches RH plus efficaces. Le fait d'avoir en interne une personne qui sait résoudre efficacement les problèmes signifie que l'équipe RH n'a pas besoin d'appeler le support technique, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Ce type de collaboration peut même être utile pour les entreprises qui disposent d'un service RH complet. Il permet de renforcer les liens entre les membres de l'équipe et aide les services à mieux comprendre ce qui se passe dans l'ensemble de votre organisation.
Mesurer le succès
Comme pour tout autre élément de votre entreprise, vous devrez régulièrement vérifier et évaluer les performances de votre service RH. Tenez compte de ces indicateurs clés de performance pour mesurer l'efficacité de votre service RH.
Finances: il existe plusieurs indicateurs clés de performance financiers à utiliser pour votre équipe RH. Quels sont les coûts liés à l'embauche d'un nouveau collaborateur? Quel est le salaire moyen dans votre entreprise ? Combien coûte le fonctionnement de votre service RH ?
Temps: Quelle est l'ancienneté moyenne de vos employés ? Combien d'heures travaillent-ils chaque jour et avec quelle efficacité ? Combien de jours de congés prennent-ils ? Combien d'heures de formation un nouvel employé reçoit-il ?
Satisfaction: ces indicateurs peuvent être un peu plus difficiles à suivre, mais ils sont tout aussi importants pour l'analyse de votre équipe des ressources humaines. Vos employés sont-ils satisfaits de leur travail ? Sont-ils satisfaits de leur salaire et de leurs avantages sociaux ? Se sentent-ils en confiance dans leurs fonctions ? Même si les relèvent de la direction, leur travail consiste à s'assurer que tous les membres de l'entreprise sont satisfaits de leur situation professionnelle. Envisagez de mettre en place un outil d'engagement des employés pour vous aider à mesurer leur satisfaction. Ce type de logiciel permet aux employés de remplir chaque semaine des questionnaires anonymes qui ne prennent que quelques minutes. L'anonymat aide les membres de l'équipe à s'exprimer librement et vous permet d'obtenir des commentaires exploitables en temps réel.
Une version de cet article a été publiée pour la première fois sur Search Party.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
