Tendances en matière de conformité des RH à surveiller en 2025
À l'approche de 2025, les professionnels des ressources humaines se préparent à une nouvelle année de défis en matière de conformité. Mais quelles seront les tendances en matière de conformité des RH en 2025 ?
En 2025, la conformité des RH sera directement sous les feux de la rampe avec l'arrivée d'un nouveau président et l'émergence de certaines des tendances les plus importantes de 2024. Les équipes RH devront rester agiles pour naviguer dans ces changements à venir tout en comblant les lacunes de leurs processus de conformité actuels.
La bonne nouvelle ? Ces changements offrent à votre organisation la possibilité d'évoluer avec les tendances et d'acquérir un avantage concurrentiel en matière de recrutement.
Pour vous aider à vous préparer, nous allons explorer les tendances en matière de conformité des RH à surveiller en 2025 et proposer des bonnes pratiques pour que votre organisation puisse rester en tête.
Qu'est-ce que la conformité des RH ?
La conformité des RH fait référence aux lois, réglementations et politiques régissant les pratiques d'emploi, la sécurité sur le lieu de travail, la rémunération, les avantages sociaux, etc. Les professionnels des RH sont chargés de veiller à ce que leur organisation respecte ces règles afin d'éviter les risques juridiques, les amendes et les atteintes à leur réputation. Travailler activement au maintien de la conformité contribue également à créer un environnement de travail équitable, sûr et favorable pour les employés.
Pour mieux comprendre la conformité des RH, consultez notre guide!
Quelles sont les tendances en matière de conformité des ressources humaines pour 2025 ?
Transparence des rémunérations
Le débat sur la transparence des rémunérations a pris de l'ampleur ces dernières années. Treize États ont déjà adopté des lois obligeant les employeurs à divulguer les fourchettes de rémunération dans les descriptions de poste et au cours du processus d'embauche, et en 2025, il faut s'attendre à ce que d'autres États, villes et comtés se joignent à ce mouvement.
Cette tendance reflète également une évolution vers des pratiques de recrutement plus transparentes, que les entreprises adoptent pour instaurer la confiance avec les candidats et les employés actuels. De nombreux jeunes candidats ont même déclaré qu'ils n'envisageraient pas de postuler à un emploi dont le salaire n'est pas indiqué !
Même si votre État n'a pas encore adopté de lois sur la transparence des rémunérations, il vaut la peine d'adopter ces pratiques pour rester compétitif et attirer la main-d'œuvre d'aujourd'hui.
Politiques en matière d'intelligence artificielle (IA)
L'IA est une autre tendance de 2024 qui se répercutera en 2025. Les équipes RH apprennent déjà à intégrer l'IA dans leurs solutions logicielles et leurs opérations quotidiennes afin de stimuler la productivité, tout en essayant de guider leurs organisations sur les bonnes façons d'utiliser cet outil en toute sécurité et en toute conformité.
Bien que nous sachions que le boom de l'IA ne ralentira pas de sitôt, il faut s'attendre à voir davantage de réglementations entourant l'IA, en particulier lorsqu'il s'agit de recrutement, car on s'interroge sur l'efficacité avec laquelle l'IA peut éviter la discrimination et maintenir l'équité en matière d'embauche.
Les professionnels des ressources humaines devraient envisager de mettre en œuvre leurs propres politiques en matière d'IA afin de fournir des lignes directrices pour la protection des données des candidats et des employés, ainsi que des exemples de cas d'utilisation appropriés pour assurer la conformité et se préparer à tout changement juridique futur.
Règles relatives aux heures supplémentaires
Les règles relatives aux heures supplémentaires seront un sujet en constante évolution pour les employeurs en 2025, mais malheureusement, il faudra peut-être attendre avant de connaître précisément les changements qui seront apportés.
Sous l'administration Biden, le ministère du travail (DOL) a relevé le seuil salarial à 58 656 dollars, ce qui aurait permis d'inclure environ 4 millions de travailleurs supplémentaires dans la couverture des heures supplémentaires. Cette règle devait entrer en vigueur le 1er janvier 2025.
Le 15 novembre, un juge fédéral du Texas a bloqué la règle, si bien que l'on peut à nouveau se demander ce qui va se passer et s'il y aura une augmentation. Si c'est comme lors du précédent mandat de Trump, où une situation similaire s'était produite avec une règle sur les heures supplémentaires datant de l'ère Obama, alors il y aura toujours une augmentation, mais beaucoup moins importante.
Entre-temps, certains États envisagent également de supprimer l'impôt sur le revenu des États sur les pourboires et les heures supplémentaires, et même M. Trump a appelé à supprimer l'impôt sur la rémunération des heures supplémentaires dans le cadre de son projet global de réforme fiscale.
Conformité I-9
La conformité I-9 est un domaine dans lequel les professionnels des ressources humaines doivent être proactifs s'ils ne prennent pas déjà les mesures appropriées pour maintenir et documenter la conformité, car nous savons qu'un nouveau mandat présidentiel va probablement bouleverser les choses.
Heureusement, nous pouvons nous pencher sur le précédent mandat présidentiel de Donald Trump pour nous éclairer sur ce que pourrait être la conformité I-9 en 2025 sous sa nouvelle administration. Ce faisant, nous constatons que le nombre d'audits I-9 réalisés au cours de sa dernière présidence a grimpé en flèche par rapport à d'autres présidents récents, en raison d'une plus grande application de la législation sur l'immigration et l'emploi.
Étant donné que sa position sur l'immigration et l'application du droit du travail n'a pas beaucoup changé depuis lors, on peut s'attendre à une augmentation similaire des audits cette fois-ci.
Travail à distance
Le travail à distance n'est pas près de disparaître, pas plus que les défis de conformité qui y sont associés. En 2025, les employeurs devront de plus en plus gérer les exigences de conformité État par État pour les employés à distance. Il s'agira notamment de s'assurer que les retenues fiscales sont correctes, que les employés ont droit aux avantages sociaux et qu'ils respectent le droit du travail local.
En outre, les employeurs devront renforcer leurs processus d'intégration des employés à distance afin de maintenir la conformité en veillant à ce que les formulaires d'embauche soient remplis dans les délais, en procédant à des vérifications d'antécédents conformes et en dispensant des formations cohérentes d'un lieu à l'autre.
Il est essentiel de mettre en place ces meilleures pratiques dès maintenant pour rester organisé et éviter de laisser les risques passer entre les mailles du filet.
Réglementation en matière de vérification des antécédents
En 2025, la conformité des vérifications d'antécédents sera marquée par de nombreux mouvements. Une grande partie de la question se posera au niveau des États, avec des lois telles que "ban the box" qui continuent à prendre de l'ampleur.
Cependant, d'importants changements à l'échelle nationale se dessinent également, sous l'impulsion des avancées technologiques. L'IA et l'automatisation peuvent révolutionner la vérification des antécédents, en la transformant en une expérience plus rapide, plus précise et plus conviviale pour les candidats, en facilitant la lecture et l'analyse rapides des données, en réduisant les erreurs humaines et en permettant une plus grande transparence.
Le seul problème est que les réglementations entourant l'IA et sa capacité à aider à prendre des décisions d'embauche sont encore en cours d'élaboration, comme nous l'avons mentionné précédemment. La vérification des antécédents étant une étape très sensible du processus d'embauche, la sécurité et la protection des données des candidats susciteront probablement des inquiétudes.
Il y a aussi la question de l'éthique lorsqu'il s'agit de filtrer les médias sociaux et de savoir si les organisations l'incorporeront comme pratique standard ou choisiront d'éviter le risque de tomber sur des informations de classe protégée et de se retrouver dans des eaux boueuses. En fin de compte, ce sont les tribunaux qui décideront pour les entreprises, mais nous verrons si l'évolution des lois sur la protection de la vie privée finit par restreindre les capacités de filtrage des médias sociaux.
Meilleures pratiques pour assurer la conformité des ressources humaines
Compte tenu de tout ce qui se profile à l'horizon 2025, il est essentiel de mettre en place des processus capables de suivre le mouvement. Voici quelques bonnes pratiques pour aider votre organisation à rester conforme.
1. Rester informé des nouvelles exigences
Il est essentiel de se tenir au courant des dernières réglementations pour assurer la conformité des ressources humaines. Pour rester à l'affût des changements dans la législation et la réglementation du travail, abonnez-vous à des bulletins d'information sur la conformité, assistez à des webinaires et participez à des forums sur la conformité en matière de ressources humaines.
2. Élaborer des processus normalisés
Créez des flux de travail clairs et reproductibles pour les tâches de conformité telles que l'intégration, la vérification I-9 et la gestion des salaires. Les processus standardisés réduisent les erreurs, garantissent la cohérence et facilitent la conformité pour votre équipe.
3. Auditer vos processus actuels
Des audits réguliers peuvent mettre au jour des lacunes dans votre stratégie de conformité avant qu'elles n'entraînent des conséquences coûteuses. Passez régulièrement en revue vos politiques, procédures et documents afin d'identifier les risques potentiels et de prendre des mesures correctives.
4. Utiliser les technologies de mise en conformité des RH
La technologie de mise en conformité des RH permet de rationaliser les processus, d'automatiser les tâches et d'aider les équipes RH à rester au fait de l'évolution des réglementations. Des outils tels que le contrôle automatisé des antécédents, la gestion I-9 et les rapports de conformité sont conçus pour permettre une meilleure visibilité et une meilleure documentation de la conformité, ce qui rend l'ensemble du processus plus facile et plus efficace.
5. Documentez tout !
Ce n'est peut-être pas tout, mais il est absolument vital de documenter les mesures que vous prenez pour maintenir la conformité. En conservant des dossiers complets et exhaustifs, vous pouvez facilement prouver que vous avez respecté vos obligations en matière de conformité en cas d'audit.
En outre, le fait de documenter correctement la conformité, même lorsqu'il n'y a pas de menace d'audit, permet de garder les informations sensibles des employés organisées et en sécurité.
Comment Mitratech peut soutenir les tendances en matière de conformité des RH en 2025
La conformité ne doit pas être compliquée. La suite de solutions de Mitratech en matière de RH et de conformité permet d'assurer facilement la conformité tout en rationalisant vos processus d'embauche. Voici comment nous pouvons vous aider :
- Système ATS : Automatisez votre processus de recrutement grâce à un système de suivi des candidats robuste qui garantit la conformité avec les réglementations en matière de confidentialité et de suivi des données.
- Outils d'acquisition de talents : Accédez à un vivier de talents diversifiés et mettez en œuvre des pratiques d'embauche inclusives en toute confiance.
- Vérification des antécédents : Effectuer des vérifications d'antécédents rapides, fiables et conformes à la loi.
- Gestion I-9 : Garantissez la conformité avec la seule solution de conformité électronique I-9 de bout en bout avec un bilan parfait de plus de 20 ans sans aucune amende pour les clients.
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